Використання шаблонів для забезпечення спільного макета та форматування

Microsoft Word - відмінний інструмент для роботи над документами в команді. Існує багато функцій, які підтримують легку співпрацю, включаючи шаблони, відстеження змін та перегляду, коментарі, обмеження та захист документів, а також порівняння та об'єднання документів.

1. Використання шаблонів для забезпечення спільного макета та форматування
2. Відстеження змін, внесених до документа
3. Використання коментарів для вказівки змін у документі
4. Обмеження та захист документів і шаблонів
5. Версії, порівняння та об'єднання документів

Інструменти співпраці Word дозволяють вам досягти того, що навіть 20 років тому потрібно було все надрукувати, передавши його рецензентам або рецензентам, де вони потім все помітили б чорнилом, а потім повернули б вам . Потім ви зробите ваші зміни, роздрукуйте його знову, і вручите його ще на один раунд відгуків. Це і витрачає багато часу і марнотратно.

Проте за допомогою Word ви можете просто зробити коментарі та виправлення до документа, легко відстежуючи кожну зміну, щоб кожен, хто співпрацює, міг побачити, куди він рухається і як він формується. Немає необхідності роздруковувати або видавати його. Ви можете просто зберегти свою роботу в спільній папці або електронною поштою, що заощадить вам багато часу!

Метою цієї серії є ознайомлення та ознайомлення з функціями співпраці в Microsoft Word 2013, хоча багато з того, що ми обговорюємо, повинні бути доступні і в попередніх версіях. Це стане в нагоді, якщо ви просто студент коледжу роздаєте свій документ комусь іншому, щоб вичитати, або редагуєте велику публікацію, яка буде проходити через кілька змін і рецензентів.

Шаблони та документи

Під час співпраці в налаштуванні команди обов'язково потрібно використовувати послідовне форматування. Ви можете легко виконати це за допомогою шаблонів.

Наприклад, ви можете визначити всі стилі та форматування в шаблоні, прикріпити шаблон до документа і поширити шаблон на всіх, хто працює над документом. Шаблон, по суті, є довідником Word про те, як повинен відображатися ваш документ і робоче середовище.

Кожен документ у Word базується на шаблоні. Під час створення нового документа в Word шаблон автоматично прикріплюється, навіть коли ви створюєте новий "Пустий документ".

Новий документ на основі шаблону містить усі необхідні стилі та форматування. Він може навіть включати стандартний, типовий текст, стилі, заголовки, колонтитули, спеціальні панелі інструментів і будь-яку іншу загальну інформацію, необхідну для подібних документів на основі шаблону. Можна також додати шаблон до існуючого документа, якщо ви створили шаблон після початку роботи над документом.

ПРИМІТКА. При прикріпленні шаблону до існуючого документа інформація про налаштування сторінки, наприклад орієнтація сторінки та поля, не застосовується до документа. Це пояснюється тим, що інформація про налаштування сторінки відрізняється для кожного розділу вашого документа, якщо розділити документ на розділи. Word не знає, який розділ застосовувати інформацію про налаштування сторінки.

З цієї причини ми рекомендуємо заздалегідь планувати роботу над документом у налаштуваннях спільної роботи та створювати шаблон для документа, який можна застосувати до нового документа перед початком роботи над ним.

Звичайний шаблон та спеціальні особисті шаблони

Word встановлюється за допомогою звичайного шаблону, а на Office.com доступні інші шаблони. Ви також можете створити стільки власних індивідуальних шаблонів, скільки хочете. Якщо ви не вибираєте вбудований або спеціальний шаблон, Word автоматично призначає шаблон "normal.dotm" вашому документу.

Для файлів шаблонів DOTX і DOTM використовуються два розширення. DOTX використовується для шаблонів, які не використовують макроси, а DOTM використовується для шаблонів.

Шаблон "Звичайний" розташований в папці "C: User AppData Roaming Microsoft", а також шаблони, які можна завантажити з Office.com. Для отримання додаткової інформації зверніться до нашого посібника з підручників з підручників підручників How-To.

ПРИМІТКА. Протягом цієї серії ви можете здивуватися, чому зображення показують вкладки у Word у верхньому та нижньому регістрі (або у назві), а не всі великі літери, як це можливо на вашому комп'ютері. Існує хитрість, щоб змінити великі літери на вкладках, які ми пояснюємо в нашій статті..

Змініть розташування особистих шаблонів

Спеціальні особисті шаблони зберігаються в іншому місці, ніж шаблон Normal і шаблони, завантажені з Office.com. За промовчанням Word зберігає персональні шаблони в «C: Користувачах».

Однак це місце може бути змінено. Для цього натисніть вкладку "Файл".

Натисніть "Опції" у списку елементів з лівого боку екрана "Інформація".

У діалоговому вікні «Параметри слова» натисніть «Додатково» у списку елементів ліворуч.

У розділі "Загальні" натисніть "Розташування файлів".

У діалоговому вікні "Розташування файлів" виберіть "Шаблони користувачів" у списку типів файлів і розташувань і натисніть "Змінити".

У діалоговому вікні "Змінити розташування" перейдіть до папки, в якій ви хочете зберегти ваші особисті шаблони, виберіть її та натисніть "OK".

Новий шлях відображається у діалоговому вікні «Розташування файлів». Натисніть "OK".

Натисніть "OK", щоб закрити діалогове вікно "Параметри слова".

Також потрібно вказати місце розташування особистого шаблону за замовчуванням, тому під час створення нового документа ви матимете доступ до ваших особистих шаблонів на екрані «Новий». Для цього перейдіть на вкладку "Файл" і виберіть "Параметри". На цей раз у діалоговому вікні "Параметри" натисніть "Зберегти" у списку ліворуч.

У розділі "Зберегти документи" введіть той самий шлях, який ви вказали раніше в діалоговому вікні "Розташування файлів" у вікні редагування "Особисте місце розташування шаблонів" і натисніть "OK".