Створення листів форм у Word
Іноді ви можете створити лист, який ви надсилатимете багатьом різним людям, але бажаєте, щоб окремі його частини були індивідуальні для кожного адресата: частини, такі як привітання, ім'я, адреса тощо. мовою, це означає, що ви повинні створити форму лист, який дійсно легко зробити.
Перш ніж почати роботу з листами форм, ви повинні переконатися, що у вас вже встановлена база даних з усіма полями, які ви хотіли б включити. База даних може бути такою ж простою, як електронна таблиця Excel з колонками для імені, прізвища, адреси тощо.
Word може імпортувати дані з Excel, Access і текстових документів. Якщо у вас ще немає налаштування бази даних, ви завжди можете створити його у Word, який я покажу вам, як це зробити.
Створити листи з форм у Word
Для початку створіть документ, який має стандартний текст у ньому, наприклад, наведений нижче приклад Різдво:
Зверніть увагу на те, що він не має жодного привітання, адреси та ін. Перше, що потрібно зробити, це натиснути кнопку Виберіть Одержувачі на Розсилки вкладка:
Тут ви можете додати людей, які будуть отримувати лист або імпортувати список з файлу бази даних.
Ви можете натиснути кнопку Введіть новий список якщо ви хочете створити список всередині самого Word. Щоб імпортувати, натисніть Використовуйте існуючий список. У цьому прикладі ми просто напишемо список.
Примітка. Коли ви переходите до збереження списку одержувачів, Word запитає вас про місце на жорсткому диску, щоб зберегти файл даних, який буде створено..
Як тільки ви збережете список одержувачів, ви помітите, що багато значків, що знаходяться на Розсилки стрічку можна натискати зараз.
Щоб почати додавання полів до листа-форми, клацніть місце в документі, щоб вказати, де ви хочете розмістити поле, а потім натисніть кнопку Блок адреси.
Це викличе Вставити блок адреси діалог.
Натисніть в порядку щоб перейти до формату за умовчанням, і ви повинні отримати те, що виглядає так:
Далі додайте Enter після Блок адреси щоб перемістити текст у рядку, натисніть кнопку Лінія привітання значок:
Це викличе Вставте рядок привітання діалог.
Знову перейдемо до формату за замовчуванням і просто натисніть кнопку в порядку кнопки.
Далі виділіть, де написано, клацніть правою кнопкою миші, виберіть Параграф а потім встановіть прапорець біля Не додайте пробіл між абзацами того ж стилю.
Це призведе до того, що адресний блок вішається правильно, замість того, щоб мати порожній рядок між кожною його частиною.
Потім натисніть кнопку Попередній перегляд результатів , розташовану на вкладці Mailings у стрічці.
Замість індикатора поля блоку адрес ви повинні побачити фактичний вміст, зазначений у документі Word.
Після завершення перегляду натисніть кнопку Попередній перегляд результатів , щоб вимкнути попередній перегляд. Далі, щоб дізнатися, як додати інші поля, клацніть мишею в документі, щоб зробити поточну позицію, а потім натисніть кнопку Вставити поле злиття значок.
Ви повинні отримати щось на зразок цього:
Виберіть Країна або регіон, потім натисніть кнопку Вставити кнопки.
Спробуйте натиснути кнопку Попередній перегляд результатів ще раз, щоб побачити, як він виглядає. Ось мій приклад нижче:
Тепер, коли форма листа налаштована правильно, ви можете робити більш просунуті речі, як створення правил. Правила дозволять вам відображати певний текст для певних одержувачів і приховувати їх для інших. Для початку натисніть Правила кнопки.
Ви побачите спадне меню з кількома параметрами, як "Запитати", "Заливка" тощо.
Для нашого прикладу давайте виберемо Якщо… Тоді… Ще, що приведе нас до такого діалогу:
Змінити Назва поля: до Країна або країна, і тип США в Порівняйте з: поля. Далі додайте текст до полів, де написано Вставте цей текст і В іншому випадку вставте цей текст.
У цьому прикладі, якщо одержувач живе в США, вони отримають текст щасливого Різдва вставлені в їхню літеру, а всі інші отримають повідомлення Поздоровлення.
Ось як він буде виглядати після натискання кнопки в порядку а потім кнопку Попередній перегляд результатів кнопки.
Далі зверніть увагу на Попередній перегляд результатів розділ:
Тут ви можете натиснути кнопки зі стрілками (коли Попередній перегляд результатів увімкнено) ліворуч і праворуч від номера, щоб прокрутити всі листи, які будуть розіслані. Таким чином, ви можете переконатися, що всі ваші листи будуть виглядати безпосередньо перед друком або надсиланням електронної пошти.
Примітка: Вибір меню відповідності полів у розділі Правила призначений для зіставлення імен полів у базі даних з іменами заголовків у списку одержувачів.
Крім того, щоб полегшити перегляд, де ви вставили поля в документ, використовуйте Виділіть Об'єднати поля кнопки.
Це перемикач, який можна увімкнути та вимкнути на свій розсуд. Нарешті, коли ви задоволені вашим листом, натисніть кнопку Завершити та об'єднати значок:
Ви повинні отримати це випадаюче меню з трьома варіантами.
Виберіть Редагувати окремі документи щоб Word об'єднав всі ваші листи разом у один великий документ, який можна переглядати перед друком або надсиланням електронною поштою.
Як ви можете бачити, створення форм листів з Word більше не є тією справою, якою він колись був, і ви можете створювати і надсилати документи швидко і легко. Якщо у Вас виникли питання, не соромтеся коментувати. Насолоджуйтесь!
