Як створити заповнювані форми в Word

Чи знаєте ви, що ви можете створювати форми в Word, які люди можуть заповнити? Коли ви дізнаєтесь про заповнювані форми, це майже завжди стосується документів Adobe та PDF, оскільки це найпопулярніший формат.

Однак, Word також є досить потужним інструментом, і ви можете використовувати його для швидкого створення форм, які можна надрукувати або надіслати електронною поштою, і т.д. Якщо вам потрібно створити опитування, яке буде висловлено багатьом людям, і ви хочете отримати всі відповіді з’явилися автоматично, можливо, краще використовувати Документи Google для створення опитування.

У цій статті я покажу вам, як створити форму з текстовими полями, прапорцями, вибором дати та списком. Ви також можете зробити ваші форми набагато краще виглядають, якщо ви використовуєте таблиці, щоб організувати все.

Увімкнути вкладку "Розробник"

За промовчанням не можна створювати форми в Word, якщо ви не ввімкнете Розробник на стрічці. Оскільки вона не використовується багатьма людьми, корпорація Майкрософт вимкнула її за замовчуванням. Щоб увімкнути вкладку, натисніть Файл і потім Опції.

З лівого боку натисніть Налаштувати стрічку а потім перевірте Розробник у правому списку.

Натисніть OK і натисніть на вкладку в стрічці. Розділ, який нас найбільше цікавить, це Керування.

Створення форми в Word

У розділі "Керування" є вісім різних елементів керування, які можна додати до документа Word: Rich Text, Plain-Text, Picture, Gallery Block, Checkbox, Combo Box, випадаючий список і вибір дати.

Щоб вставити елемент керування, просто натисніть його, і він з'явиться там, де розташований ваш курсор. У наведеному нижче прикладі я створив таблицю і додав дві звичайні текстові поля для імені та прізвища.

За замовчуванням кожен елемент керування має власний текст наповнювача. Для керування звичайним текстом це Натисніть або торкніться тут, щоб ввести текст. Ви можете редагувати цей текст для будь-якого керування, натиснувши кнопку Режим проектування праворуч від піктограм керування.

Ліворуч і праворуч від будь-яких елементів керування, доданих у документ, з’являються блакитні заповнювачі. Виділіть текст і змініть його на що завгодно. Натисніть на Режим проектування знову, щоб вийти з режиму.

Далі натисніть на новий доданий елемент керування, щоб він був виділений, а потім натисніть Властивості, що знаходиться безпосередньо під кнопкою Режим дизайну. Кожен елемент керування матиме стандартний набір опцій з призначеними для користувача параметрами в нижній частині, залежно від типу керування.

Тут ви можете дати контролі назву, змінити колір, сформулювати текст і вказати, чи можна відредагувати або видалити керування. У самому низу знаходяться параметри керування, які для випадку керування звичайним текстом - це, чи хочете ви дозволити кілька рядків чи ні. Ця остання опція корисна, якщо вам потрібен хтось для вводу абзацу тексту.

Отже, в чому полягає різниця між керуванням у простому тексті та керуванням багатофункціональним текстом? Ну, не багато. У керуванні розширеним текстом можна змінювати параметри шрифту / кольору для кожного слова окремо, тоді як у форматі звичайного тексту буде застосовано форматування до всього тексту. Можна подумати, що керування звичайним текстом не дозволить змінити шрифт або зміни кольору, але це робить.

Далі, я пішов вперед і додав список випадаючого списку до моєї форми. Ви побачите, що це говорить Виберіть елемент і це все. Щоб додати елементи до списку, потрібно натиснути кнопку Властивості.

Натисніть кнопку Додати а потім введіть назву для вибору. За замовчуванням Відображуване ім’я і Значення буде однаковою, але ви можете змінити її, якщо хочете. Там дійсно немає причин, щоб змінити значення, якщо ви пишете макроси Word і звернутися до елементів управління в коді.

Після того як ви додали всі свої варіанти, натисніть кнопку ОК, і тепер ви зможете вибрати параметри з розкривного списку.

Єдина відмінність між елементами управління, що випадають, і елементом управління зі списком полягає в тому, що останній дозволяє користувачеві вводити власне значення, якщо бажає. У випадаючому списку потрібно вибрати один з варіантів у списку. У списку ви можете вибрати зі списку або ввести власне значення.

Контроль вибору дати працює так само, як і будь-який вибір дати, який ви, ймовірно, використовували на сайтах бронювання авіаліній, і т.д. Коли ви натискаєте на нього, з'являється календар, і ви можете просто натиснути дату, щоб вибрати його.

Якщо ви натиснете на Властивості Ви побачите, що для керування вибором дат є кілька варіантів.

Можна вибрати інший формат для відображення дати та вибрати інший тип календаря. Керування зображенням - це ще один зручний варіант, який дозволить користувачам легко вставляти зображення.

Коли користувач натискає на зображення, з'явиться діалогове вікно, у якому вони зможуть вибрати зображення з свого комп'ютера, з пошуку зображень Bing або з OneDrive. Вони також мають опції для Facebook і Flickr.

Тепер додамо декілька прапорців до нашого документа. Зауважте, що коли ви додаєте прапорець і намагаєтеся ввести текст у нього, він повідомить вам, що вибір заблоковано. Я вважаю, що це за проектом. Потрібно натиснути поруч із прапорцем, а потім ввести текст.

Нарешті, ви можете вставити елемент керування будівельним блоком, який дозволяє вибирати вміст із Quick Parts та AutoText. Якщо ви не знаєте, про що я говорю, перевірте мій пост про те, як використовувати автотекст та швидкі частини у Word. У моєму прикладі я додав деякі лапки до власного автотексту, а потім прив'язав елемент керування до нього за допомогою діалогового вікна властивостей.

Після того, як всі елементи керування у вашому документі потрібні, може бути гарною ідеєю захистити документ, щоб користувач міг заповнювати лише поля форми і все. Для цього натисніть Обмежити редагування на Розробник на вкладці.

На панелі, яка відображається праворуч, натисніть спадне меню Обмеження на редагування і вибрати Заповнення форм. Не забудьте перевірити Дозволити лише цей тип редагування в документі коробка.

Натисніть Так, Почати вводити захист а потім введіть пароль, якщо хочете. Тепер можна редагувати лише поля форми, а все інше заблоковано / захищено. Користувач може легко використовувати клавішу TAB для переміщення між різними полями форми.

В цілому, Word не є найбільшим інструментом для формування форм, але це пристойно і, ймовірно, більш ніж достатньо для більшості людей. Якщо у Вас виникли питання, не соромтеся коментувати. Насолоджуйтесь!