Економте час за допомогою спеціальних папок пошуку в Microsoft Outlook
Пошук в Outlook досить простий, але чому турбувати ті ж самі пошуки знову і знову, якщо ви виконуєте їх регулярно? Спеціальні папки пошуку дозволяють зберегти ці користувацькі пошукові запити, щоб ви могли повернутися до них лише одним кліком або двома.
І хоча спокусливо просто думати про папки користувацького пошуку, як збережений пошук, вони насправді прохолодніші. Оскільки вони автоматично оновлюються, вони фактично працюють як віртуальні папки, подібні до функції "Мітки" в Gmail, за винятком більш потужних. Потрібна папка, в якій відображаються лише непрочитані повідомлення від певної особи і мають одне або кілька вкладень? Без проблем.
Давайте подивимося, як їх налаштувати.
Створіть попередньо задану папку пошуку в Outlook
У Outlook вже є певні попередньо визначені папки пошуку. Ви не можете додатково налаштовувати будь-який з них, але варто поглянути на перший випадок, якщо вони задовольняють ваші потреби.
Для початку ви знайдете папки пошуку в нижній частині списку папок у файлі даних Outlook на лівій стороні вікна. Кожен файл даних має власну папку пошуку, тому, якщо ви використовуєте Outlook для перевірки кількох облікових записів, можна налаштувати різні папки пошуку для кожного з них..
Ви не зможете навіть вибрати папку "Папки пошуку", поки ви не створите свою першу папку пошуку. Щоб створити папку пошуку, перейдіть на вкладку "Папка" на стрічці, після чого натисніть кнопку "Нова папка пошуку".
Відкриється вікно Новий папку пошуку. Ви побачите купу попередньо визначених папок пошуку, організованих за категоріями, такими як читання пошти, пошти від людей і списків, а також організація пошти. Більшість папок досить зрозумілі, тому ми не будемо їх детально розкривати - ви можете просто переглядати їх.
Тут створюється нова папка пошуку, яка показує непрочитану пошту. Це дуже зручна папка для пошуку, оскільки вона показує всю вашу непрочитану пошту, незалежно від папки, в якій вона зберігається. Просто натисніть папку пошуку, яку ви хочете створити, а потім натисніть кнопку "OK".
Досить просто, чи не так? Тепер давайте подивимося на створення власних спеціальних папок пошуку, які є набагато більш потужними.
Створіть спеціальну папку пошуку в Outlook
Спеціальні папки пошуку дозволяють додаткові критерії, за якими попередньо визначені папки пошуку не включають - ви можете досить багато шукати по будь-якому полі, яке містить повідомлення Outlook. Що ще важливіше, можна створити спеціальну папку пошуку, яка використовує кілька критеріїв для вибору повідомлень. Наприклад, ви могли б мати тільки одне повідомлення від певних людей і які мають конкретні слова в рядку теми.
Щоб створити папку пошуку, перейдіть на вкладку "Папка" на стрічці, після чого натисніть кнопку "Нова папка пошуку".
У вікні "Нова папка пошуку" прокрутіть вниз до нижньої частини списку, виберіть параметр "Створити спеціальну папку пошуку", а потім натисніть кнопку "Вибрати", яка з'явиться.
У вікні папки спеціального пошуку введіть назву папки.
Далі ви встановите критерії пошуку, тому натисніть кнопку "Критерії".
Вікно критеріїв пошуку папок дозволяє вам реально налаштувати свій пошук, і ви можете вибрати якомога більше доступних критеріїв.
Вкладка «Повідомлення» містить основні критерії, за допомогою яких можна шукати певні слова в темі або тілі повідомлення, відправниках і одержувачах. Ви також можете обмежити пошук повідомленнями, де ви є єдиною особою на лінії "До" або на рядку "До" або "Копія" з іншими користувачами.
І навіть можна вказати часовий діапазон для повідомлень на основі того, коли вони були отримані, надіслані, змінені тощо. Наприклад, ви можете показувати лише повідомлення, отримані за останні сім днів.
На вкладці "Додаткові варіанти" надано ще більше критеріїв для звуження пошуку. Ви можете здійснювати пошук за повідомленнями в певних категоріях, ті, які є непрочитаними або мають вкладення, за важливістю повідомлення, ті, що позначені чи ні, і навіть за фактичним розміром повідомлення. Цей останній може бути корисним для пошуку та видалення великих вкладень, між іншим.
Вкладка «Додатково» дозволяє додавати критерії на основі всіх полів, які об'єкт Outlook може зберігати. Є навантажень з них, так що ми не будемо охоплювати їх тут. Але якщо вам потрібно шукати щось, що ви не знайшли на інших вкладках, ймовірно, ви знайдете його, натиснувши кнопку "Поле" і переглядаючи меню.
Коли ви закінчите налаштування всіх бажаних критеріїв на цих трьох вкладках, натисніть кнопку "OK", щоб повернутися до вікна папки користувацького пошуку. Є ще одна річ, яку ви можете налаштувати тут, перш ніж закінчите.
За замовчуванням створений користувальницький пошук витягуватиметься з усіх папок у файлі даних Outlook. Якщо ви бажаєте обмежити це лише певними папками, натисніть кнопку "Огляд".
У вікні Вибір папок виберіть папки, які потрібно включити до пошуку, і натисніть кнопку "OK".
А потім знову в головному вікні Customize, перейдіть і натисніть кнопку "OK" знову.
Outlook створює спеціальну папку пошуку та додає її до перегляду папок.
Після того, як ви отримаєте можливість використовувати його, функція спеціальної папки пошуку досить потужна. Нижче наведено лише кілька прикладів, за допомогою яких можна використовувати папки пошуку для:
- Повідомлення до та від вашого начальника
- Повідомлення з невирішеними прапорами наступних категорій (наприклад, можна шукати лише невирішені елементи в особистій категорії)
- Повідомлення з високим значенням
- Повідомлення до та з клієнта (Ви можете навіть використовувати їхній повний домен у вікні пошуку та вибрати пошук у всіх полях)
- Повідомлення з вкладеннями, розмір яких перевищує певний розмір (ідеально підходить для видалення великих вкладень і зменшення розміру файлу даних)
І це просто подряпини поверхні. Отже, які папки пошуку ви створюєте? Дайте нам знати в коментарях!
