Як сортувати значення в Microsoft Excel

У Excel є "Сортувати від А до Я" і "Сортувати Z до А" функції, які дозволяють сортувати значення в алфавітному або числовому вигляді, і "Користувальницький сортування" функція, яка дозволяє сортувати за допомогою декількох критеріїв. Ось як їх використовувати.

Давайте подивимося на приклад

У цьому прикладі ми вибрали дев'ять хімічних елементів з періодичної таблиці, і сортуємо дані на основі вмісту комірки, використовуючи функцію "Сортувати від А до Z" і функцію "Спеціальний сортування"..

Випадаюче меню "Сортувати і фільтрувати" розташоване в правій частині вкладки "Домашня сторінка".

У спадному списку є декілька функцій, але ми зосереджуємося на перших трьох.

Ось наші приклади даних, взяті з періодичної таблиці. Кожен «Елемент» має унікальну для нього інформацію, таку як «Символ» і «Атомний номер». Але кожен елемент також належить до інших категорій, таких як «Фаза в STP» (тобто, чи є вона твердою, рідини, або газу в приміщенні при стандартній температурі і тиску) і його "Елементної категорії" на періодичній таблиці.

Давайте розпочнемо просто і сортуємо дані за стовпцем «Атомний номер». Почніть з вибору стовпця (ви можете включити рядок заголовка, якщо у вас є дані).

Тепер перейдіть до випадаючого меню "Сортувати і фільтрувати" і виберіть перший або другий варіант. У цьому прикладі ми будемо сортувати від найнижчого до найвищого числового значення, використовуючи функцію “Сортувати від А до Z”.

Якщо з'являться інші стовпці даних, які Excel вважає, що ви бажаєте включити до свого роду, з'явиться поле "Сортування попередження". Давайте розглянемо результати опції "Продовжити поточний вибір". Натисніть цю опцію і натисніть кнопку "Сортувати".

Ви можете бачити, що стовпець «Атомний номер» був відсортований від найнижчого до найвищого, але відповідна інформація в інших стовпцях не змінилася. Це може бути проблематично, якщо ви хочете відсортувати всі стовпці. Тому, перш ніж перейти далі, подивіться на деякі з рядків, щоб побачити, чи вони мають сенс. У цьому випадку очевидно, що інші стовпці не були відсортовані, оскільки воднем, елементом з найнижчим «Атомним номером», є «Атомний номер».

Тепер давайте спробуємо інший варіант, щоб побачити, як він працює. Виберіть параметр "Розгорнути вибір" і натисніть кнопку "Сортувати".

Ви можете бачити, що дані в стовпці «Атомний номер» були відсортовані, і дані в інших рядках слідували за ним. (Ви також можете просто виділити всі дані, а в Excel не буде показано вікно «Попередження сортування».)

Тепер подивимося, як ми можемо використовувати функцію "Custom Sort" для сортування даних за декількома різними стовпцями одночасно.

Виділіть всі дані, включіть рядок заголовка, якщо ваші дані мають один.

Тепер перейдіть до випадаючого меню "Sort & Filter" і виберіть команду "Custom Sort".

Відкриється вікно Сортування.

Спочатку ми сортуємо наші дані за допомогою стовпця "Фаза в STP", щоб усі гази з'явилися вище в списку, ніж тверді речовини. Виберіть стовпець "Фаза на STP".

Тепер натисніть кнопку "Додати рівень".

З'являється новий рівень. Зверніть увагу, що рівень говорить: "Тоді." Це означає, що це буде другий стовпець, який використовується для сортування даних. Ми виберемо категорію «Елемент» як другий рівень так, щоб гази сортувалися за категоріями, а благородні гази з'являлися вище у списку, ніж реактивні гази. Виберіть стовпець "Категорія елемента".

Зверніть увагу, що є й інші варіанти. Давайте подивимося на випадаючі опції «Сортувати». Існує безліч варіантів, але ми будемо використовувати опцію "Cell Values".

Додайте ще один рівень, знову натиснувши кнопку "Додати рівень".

Виберіть стовпець "Елемент". Це означає, що значення "Елемент" в кожній "Елементній категорії" будуть сортовані в алфавітному порядку, так що благородний газ Аргон вийде перед іншим благородним газом, Неон.

Давайте розглянемо спадне меню "Замовлення". Є кілька варіантів, але для цього прикладу ми виберемо порядок сортування за замовчуванням "від А до Я".

Ви можете додати стільки рівнів, скільки буде вписано в поле «Сортувати». Після завершення натисніть кнопку "OK".

Дані успішно відсортовані. Порядок сортування спочатку був “Phase at STP”, потім “Element Category”, а потім “Element”. Ви можете бачити, що стовпець “Phase at STP” сортується в алфавітному порядку і в кожному “Phase at STP” типу, Значення "Категорія елемента" сортуються в алфавітному порядку. І нарешті, значення «Елемент» сортуються в алфавітному порядку в межах кожного типу «Елементної категорії».

Примітка. Під час підготовки до сортування даних обов'язково виберіть усі потрібні стовпці. Excel не попередить вас, що ви можете переглядати стовпці, коли ви використовуєте функцію "Спеціальний сортування".