Спільне використання ноутбуків у Microsoft OneNote 2016

Microsoft OneNote 2016 - це відмінний безкоштовний інструмент для записів, не тільки для вас самих, а й для співпраці над нотами та проектами з іншими, наприклад, колегами або членами сім'ї. Ми покажемо вам кілька різних способів обміну ноутбуками OneNote.

Щоб поділитися своїми нотатками та ноутбуками в OneNote 2016 з іншими, переконайтеся, що ваш ноутбук синхронізований з обліковим записом OneDrive в Інтернеті, щоб інші мали доступ до нього. Це дозволить синхронізувати його з Інтернетом, але не зробити його доступним для інших. Щоб зробити це, потрібно вручну поділитися нею з іншими, щоб вони могли переглядати його та, якщо хочете, редагувати.

Щоб отримати доступ до різних інструментів для обміну нотатками та ноутбуками в OneNote 2016, перейдіть на вкладку "Файл".

На екрані за лаштунками натисніть "Share" у списку елементів ліворуч.

Як розділити ноутбук з кимось через електронну пошту

Можна запрошувати користувачів переглядати або редагувати ваш ноутбук, надсилаючи їм електронний лист, використовуючи опцію "Надати доступ людям" на екрані "Блокнот". Тільки користувачі, яких ви спеціально запросили, матимуть доступ до вашого ноутбука. За умовчанням використовується параметр "Надати доступ людям", тому він автоматично вибирається на екрані "Ноутбук".

Введіть ім'я або адресу електронної пошти в поле "Введіть імена або адреси електронної пошти". Якщо ви введете ім'я, яке міститься у вашій адресній книзі Outlook, вам буде запропоновано вказати контакти, які збігаються з іменем або адресою електронної пошти, яку ви почали вводити, щоб ви могли легко вибрати потрібну особу. Ви також можете натиснути кнопку "Пошук в адресному списку для контактів" праворуч від поля "Імена типів або адреси електронної пошти". Щоб поділитися своїм ноутбуком з кількома користувачами, поставте крапку з комою між кожною адресою електронної пошти.

Коли ви спільно використовуєте ноутбук з іншими, ви можете дозволити їм переглядати ноутбук або дозволяти їм також редагувати блокнот. Щоб вказати, чи можна редагувати блокнот, виберіть "Змінити" або "Можна переглянути" зі спадного списку праворуч від поля "Імена типів" або "Адреси електронної пошти"..

Якщо ви хочете додати повідомлення для одержувачів електронної пошти, введіть примітку в поле під адресою електронної пошти.

Натисніть "Share", щоб надіслати посилання людям, яким ви вибрали спільний доступ до ноутбука.

Особа, з якою ви спільно використовували ноутбук, додається до списку "Спільний доступ" у нижній частині екрана.

Якщо ви вирішили скасувати доступ для користувачів, з якими ви поділили блокнот, клацніть правою кнопкою миші на людині зі списку "Спільний доступ" і виберіть "Видалити користувача" у контекстному меню. У цьому меню також можна змінити дозвіл для цієї особи.

Користувачі, яким ви надсилали запрошення, отримають електронний лист із кнопкою "Переглянути в OneDrive".

Якщо натиснути кнопку "Переглянути в OneDrive" у повідомленні електронної пошти, ноутбук відкриється в OneNote Online, де вони можуть переглядати та редагувати, залежно від дозволу, встановленого для них.

Якщо ви дозволяєте користувачам, яким ви поділяєте свій ноутбук, редагувати його, у програмі OneNote Online доступна кнопка "Редагувати в браузері".

Як спільно використовувати ноутбук за допомогою посилання

Спільне використання ноутбука OneNote за допомогою посилання подібне до обміну інформацією з користувачами через електронну пошту. Основна відмінність полягає в тому, що коли ви поділяєте ноутбук з людьми по електронній пошті, а потім вирішуєте, що ви хочете скасувати доступ до ноутбука, потрібно видалити кожного користувача окремо, як обговорюється в попередньому розділі. Але спільне використання ноутбука за допомогою посилання дозволяє скасувати доступ кожному, кому ви поділилися, одним клацанням миші.

Щоб отримати посилання "Спільний доступ", відкрийте екран "Блокнот спільного доступу", як описано на початку статті. Натисніть "Отримати посилання на спільний доступ" у розділі "Надати доступ".

Щоб отримати посилання "Спільне використання", яке дозволить користувачам переглядати ноутбук, але не редагувати його, натисніть "Створити посилання" праворуч від посилання "Переглянути посилання".

Посилання відображається у вікні під посиланням Переглянути. Виберіть текст посилання та натисніть Ctrl + C на клавіатурі, щоб скопіювати його.

Ви можете надіслати посилання електронною поштою користувачам, з якими ви хочете поділитися. Ви також можете поділитися посиланням з іншими користувачами за допомогою соціальних медіа, програмного забезпечення для обміну миттєвими повідомленнями, програмного забезпечення для співпраці, розміщення посилання на веб-сайті або будь-яких інших методів, які працюють для вас.

Коли вони натискають посилання в повідомленні електронної пошти, ноутбук відкривається в OneNote Online, як і коли ми використовували опцію "Надати доступ людям" у попередньому розділі. Зверніть увагу, що оскільки ми використовували ноутбук із посиланням на перегляд, кнопка редагування в браузері відсутня, і ноутбук не можна редагувати.

Якщо ви хочете співпрацювати з ноутбуком з кимось і дозволити їм вносити зміни в блокнот, натисніть кнопку "Створити посилання" праворуч від "Змінити посилання".

Подібно до Посилання для перегляду, ви отримаєте посилання, яке можна скопіювати та надіслати комусь.

Щоб скасувати доступ до ноутбука, просто натисніть кнопку "Вимкнути посилання" поруч із типом посилання, яке потрібно зупинити. Кожен, хто має це посилання, не зможе отримати доступ до ноутбука.

Як розділити ноутбук у форматі PDF

В обох вищезазначених випадках користувачі, яким ви поділяєте ноутбук, отримують доступ до всього ноутбука. Можливо, ви хочете поділитися лише певним розділом або лише деякими примітками в блокноті. Ви можете створити PDF-файл, що містить нотатки, розділи або весь блокнот, і відправити цей файл будь-кому, з ким ви хочете поділитися. Натисніть посилання, щоб отримати інструкції щодо експорту нотатки до формату PDF.

Як розділити блокнот із зустріччю

Вам більше не потрібно самостійно робити нотатки на зустрічах. Можна спільно використовувати блокнот OneNote з іншими учасниками зборів, а також робити записи. Таким чином, ви можете бути впевнені, що не пропустите важливого пункту дії або ключового рішення, прийнятого під час зустрічі.

Якщо ви відвідуєте онлайн-зустріч у Skype або Lync, яку було заплановано за допомогою Outlook, ви можете поділитися ноутбуком з іншими учасниками зборів, використовуючи опцію "Надати доступ до зустрічі" на екрані "Ноутбук для спільного доступу". Після натискання кнопки "Надати доступ до зустрічі" і вибору зустрічі, яку ви відвідуєте, посилання на ноутбук надсилається всім учасникам зустрічі. Вони можуть отримати доступ до ноутбука, і кожен може додати до ноутбука одночасно.

Можна також скористатися одним із методів, описаних у попередніх розділах, для спільного використання ноутбука OneNote з іншими учасниками зустрічі.

Як перемістити спільний ноутбук

Якщо ви поділилися з ноутбуком, а тепер потрібно перемістити ноутбук в інше місце, ви можете перемістити ноутбук, але це не так просто, як просто вибрати нове місце. Потрібно повідомити всіх, кому ви поділилися, і виконувати цей процес, щоб перенести ноутбук на нове місце.

OneNote - відмінна програма для збору інформації, мозкового штурму, обміну нотатками з друзями або колегами, а також для доступу до записів і документів практично на будь-якому пристрої. Якщо ви використовуєте Evernote і хочете перейти на OneNote через більш обмежений вільний план або більш дорогі платні плани, Microsoft тепер надає безкоштовний інструмент для легкого переходу з Evernote на OneNote.