Як зменшити розмір документів Microsoft Office, які містять зображення

Навіть у ці часи швидкого підключення до Інтернету, величезних жорстких дисків і навантажень вільного сховища даних, розмір файлу іноді має значення. Можливо, у вас є обмеження на розмір файлів, які можна надсилати або отримувати електронною поштою. Незалежно від причини, якщо у вас є документи Office, які містять зображення, ви зможете значно зменшити розмір цих файлів.

Офіс вже працює за лаштунками, щоб допомогти зберегти невеликі розміри файлів. Новий тип файлу DOCX по суті виступає як файл ZIP, стискаючи вміст файлу. Зображення та текст, які з'являються більше одного разу в документі, зберігаються лише один раз у фактичному файлі. Отже, принаймні у більш пізніх версіях програм Office ви виявите, що великі розміри файлів зазвичай є результатом наявності у ваших документах безлічі різних зображень.

Доброю новиною є те, що програми Office також пропонують деякі зручні інструменти для перевірки цих розмірів зображення. У цій статті ми використовуємо Office 2016 (більш конкретно, Word 2016) як приклад. Але ви знайдете ті самі інструменти, які ми обговорюємо в інших програмах Office, наприклад, Excel і PowerPoint, а також у попередніх версіях Office, які повертаються, принаймні, до Office 2010.

Стисніть зображення в офісному документі

Перший крок, який потрібно зробити, щоб зменшити розмір файлу документа з зображеннями, це стиснення цих зображень. Кожне додаток Office пропонує зручний інструмент для цього. Ми використовуємо Word тут (і це те, що ми будемо посилатися на наступні кроки), але ви знайдете функції в одному місці в інших програмах Office.

У своєму документі натисніть будь-яке зображення, щоб вибрати його. Натисніть меню Формат, яке з'явиться на панелі інструментів Office, коли ви вибираєте зображення.

У меню Формат натисніть кнопку Стиснути зображення.

У вікні стиснення зображень натисніть кнопку "Застосувати лише до цього зображення", якщо потрібно стиснути лише вибране зображення. Якщо цей параметр не позначено, ваші дії будуть застосовані до всіх зображень у документі. Виберіть "Видалити обрізані області зображень", якщо у вашому документі є обрізані зображення, і ви хочете видалити області, які ви обрізали. Зауважте, що якщо ви виберете цей параметр, ви не зможете скасувати обрізання пізніше, якщо не вставте оригінальне зображення. Ви також можете вибрати роздільну здатність для стиснення зображень. Виберіть найнижчу роздільну здатність, яка відповідає вашим потребам. Після завершення натисніть кнопку "ОК".

Залежно від кількості зображень у документі, Word може зайняти кілька секунд, щоб стиснути їх. Після завершення збережіть документ і перевірте новий розмір файлу. Якщо ви не впевнені, що хочете дотримуватися змін, ви завжди можете зберегти документ як новий файл, а потім порівняти розміри файлів з оригінальною версією.

Видалення інформації про редагування з зображень

Офісні програми пропонують всілякі вбудовані інструменти для редагування зображень. Коли ви їх використовуєте, Word зберігає оригінальне зображення та відстежує внесені зміни, щоб їх можна було скасувати або повернути до оригінального зображення. . Якщо ви задоволені тим, як ви відформатували зображення, все, що збережено, лише збільшує розмір файлу. Якщо стиснення зображень у вашому документі не призвело до достатнього зменшення розміру файлу, Word також може видалити збережену інформацію про форматування. Знову ж таки, ви можете зберегти документ як новий файл перед початком роботи, щоб у разі потреби повернути оригінал.

Відкривши документ, натисніть меню Файл.

У меню Файл виберіть пункт Параметри.

У вікні "Параметри слова", з вибору зліва, натисніть кнопку Додатково.

У вікні Додаткові параметри слова прокрутіть вниз до розділу «Розмір і якість зображення» праворуч. Виберіть параметр "Відкинути дані редагування", щоб під час збереження файлу програма Word відкинула інформацію про форматування. Інші параметри цього розділу дозволяють захистити документ від стиснення зображень і вибрати роздільну здатність за замовчуванням для стиснення зображень (хоча при стисненні завжди можна вибрати нову роздільну здатність).

Після цього збережіть файл (або збережіть його як новий файл), а потім перевірте новий розмір файлу. Це, швидше за все, пішло вдало.

У нашому прикладі ми взяли файл Word ("Файл 1.docx" на наступному зображенні), який містить близько 20 хороших зображень і важив майже 48 МБ. Багато хто з цих зображень були обрізані, деякі з них були змінені, а деякі були змінені іншими способами. Після стиснення зображень і видалення збереженої інформації про форматування, новий файл ("Файл 2 (стиснутий) .docx" на наступному зображенні зараз становить трохи менше 35 Мб, що приблизно становить 27% зменшення розміру файлу. А щоб проілюструвати вбудований у стиснення DOCX формат, ми також скопіювали цей файл. Як ви можете бачити, різниця в розмірах між стиснутими та розпакованими файлами незначна.

І це все! Зображення великі, і вони можуть швидко збільшити розмір документів Office. Але за допомогою вбудованих інструментів стиснення в програмах Office та видалення старих відомостей про редагування можна значно зменшити розмір документів Office, які містять зображення, без особливих зусиль.