Як зменшити розмір документа Microsoft Word
Документи Word можуть отримувати величезні, надзвичайно довгі, складні документи з набором вбудованих зображень, шрифтів та інших об'єктів. Але здається, що документи можуть виходити з-під контролю, мабуть, взагалі немає причин. Якщо ви маєте справу з величезним документом, ось деякі речі, які можна спробувати зменшити розмір файлу.
Якщо у вас є документ Word, який є занадто великим, перше, що ви спробуєте - це стиснення зображень у ньому. Частково це пов'язано з тим, що сайти, такі як How-To Geek, написали комплексні статті, які пояснюють, як це зробити, а частково тому, що, здається, зображення завжди збільшують розмір документа Word поза межами розуму. Ви повинні продовжувати виконувати поради, які ми написали в цій статті, тому що якщо у вас є зображення, вони допоможуть вам.
Але якщо у вас немає зображень, або ви дотримувалися цих порад і потрібно зменшити розмір файлу більше, ми маємо вас охоплені. Ми маємо багато порад, щоб поділитися ними, тому ми розбили їх на речі, які, безумовно, допоможуть зменшити розмір документа Word, речей, які можуть допомогти, і деяких загальних рекомендацій, з якими ви не повинні турбуватися.
Давайте розпочнемо.
Поради, які безумовно допоможуть зменшити розмір документа
Не кожен знайдений вами відгук буде корисним для вас. Іноді це відбувається тому, що вони не застосовуються до вашої ситуації (якщо у вас немає зображень, то поради щодо стиснення зображень не будуть корисними), але іноді ці поради просто неправильні. Ми перевірили всі поради в цьому розділі, тому ми знаємо, що вони працюють.
Перетворення документа в формат DOCX
Microsoft випустила формат DOCX у Office 2007, тому, якщо ви все ще використовуєте формат .doc, прийшов час конвертувати. Новий тип файлу .docx по суті виступає як ZIP-файл, стискаючи вміст документа, тому перетворення файлу .doc у формат .docx зробить ваш документ меншим. (Це також стосується інших форматів Office, таких як Excel (.xls для .xslx), PowerPoint (.ppt до .pptx) і Visio (.vsd для .vsdx).)
Щоб конвертувати ваш .doc файл, відкрийте його у Word та клацніть Файл> Інформація> Конвертувати.
Натисніть кнопку "OK" у вікні, що з'явиться, натисніть кнопку "Зберегти", а Word перетворить документ у формат .docx. Word виконує цю конверсію, створюючи нову версію документа в новому форматі, тому стару версію .doc все одно буде доступною.
Ми перевірили це з прикладом 20-сторінкового .doc файлу, який містив шість зображень, різні таблиці та позначки форматування. Оригінальний файл .doc був 6,001 Кб, але перероблений файл .docx важив лише 721 Кб. Це 12% від початкового розміру. Ніщо інше, що ми пропонуємо нижче, не допоможе зменшити розмір файлу, тому якщо у вас є файли .doc, які можна конвертувати в .docx, ваша робота може бути виконана.
Вставте свої зображення замість копіювання та вставки
Коли ви копіюєте та вставляєте зображення у ваш документ, Word робить певні припущення про те, як з ним мати справу. Одним з таких припущень є те, що ви хочете, щоб вставлене зображення було форматом BMP, який є великим типом файлів, або іноді PNG, який все ще є досить великим. Простим варіантом є вставлення зображення в програму редагування, збереження його як меншого формату, наприклад JPG, а потім за допомогою "Вставити> Зображення" вставити зображення у документ..
Вставлення маленького скріншота нижче безпосередньо в інакше порожній документ Word зробило розмір цього документа з 22 Кб до 548 Кб.
Вставляючи цей скріншот у Paint, зберігаючи його як JPG, а потім вставляючи цей JPG у порожній документ, документ перейшов до 331 Кб. Це на 40% менше. Навіть краще, використання формату GIF призвело до того, що документ був на 60% меншим. Масштабується, це різниця між документом 10 МБ і 4 МБ документом.
Звичайно, ви не завжди можете піти з цим. Іноді вам знадобиться краща якість зображення, яку можуть запропонувати формати, такі як BMP і PNG. Але якщо це невеликий образ, або вам не потрібна супервисока якість, можна скористатися легшим ваговим форматом і вставити зображення.
Поки ви зберігаєте свій образ, виконайте редагування
Під час редагування зображення в Word вона зберігає всі редагування зображень як частину документа. Засіб, якщо ви обрізаєте зображення у вашому документі, Word все ще зберігає повне вихідне зображення. Змініть зображення на чорно-біле, а Word все ще зберігає оригінальне повнокольорове зображення.
Це збільшує розмір вашого документа без необхідності, тому, коли ви внесли зміни до своїх зображень, і ви впевнені, що не потрібно повертати ці зображення, можна скасувати дані про редагування..
Але краще, ніж видалити непотрібні дані з вашого документа, не маючи таких непотрібних даних у вашому документі. Будь-які редагування, які можна зробити, навіть прості, наприклад, обрізання або додавання стрілки, найкраще виконувати в редакторі зображень, перш ніж вставити зображення в документ.
Стисніть всі ваші зображення в одному ході
Так, ми сказали на початку, що ця стаття йшла інший способи зменшення розміру файлу, але більшість статей на цю тему розповідають, як стискати зображення за один раз (включаючи нашу статтю), а тут, у How-To Geek, ми всі шукаємо кращі шляхи для виконання дій.
Натисніть Файл> Зберегти як> Додаткові параметри. (Можливо, у вас є "Зберегти копію", а не "Зберегти як", якщо у вас є OneDrive з увімкненою функцією автозбереження.)
Відкриється діалогове вікно «Зберегти як», де ви отримаєте доступ до деяких додаткових параметрів. Натисніть Інструменти> Стиснути зображення.
Відкриється панель "Стиснення зображень", де ви можете визначити, яке стиснення потрібно застосувати до всіх зображень одночасно.
Опція "Застосувати тільки до цього зображення" неактивна, оскільки це все або нічого - всі зображення матимуть ці параметри, коли ви зберігаєте документ, або жоден з них не буде. Так що якщо ви хочете вибрати різні варіанти для різних зображень, це не буде працювати для вас. Але якщо ви прагнете стиснути всі ваші зображення за один раз, це можливість використовувати.
Виберіть свій вибір, натисніть кнопку "OK", а потім збережіть нову версію документа зі стисненими зображеннями.
Зупиніть вбудовування шрифтів у документі
Якщо ви не використовуєте незвичайний шрифт з галактики далеко, далеко, то майже впевнено, що будь-хто, з ким ви поділитеся своїм документом, зможуть прочитати її, використовуючи копію Word (або вільну альтернативу, як Libre Office). Так чому ж ви хочете витрачати місце у вашому файлі, вбудовуючи шрифти? Зупиніть це, перейшовши в меню Файл> Параметри> Зберегти і вимкнувши опцію "Вставити шрифти у файлі".
Ви можете подумати, що це не матиме великого значення, але ви помилитеся. Якщо увімкнено шрифт, а параметр "Не вбудовувати загальні системні шрифти" вимкнено, різниця у розмірі файлу становить майже 2 Мб. Навіть якщо увімкнено "Не вбудовувати загальні системні шрифти" (це означає, що шрифти, такі як Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman тощо, не включені), файл все ще майже на 1,3 Мб.
Так що, припиніть вбудовування шрифтів у документ.
Зупиніть вбудовування інших файлів, якщо можете
Нещодавно ми показали вам, як вставити або зв'язати таблицю Excel у документі Word (і ви можете зробити це з іншими файлами, наприклад, презентаціями PowerPoint або діаграмами Visio). Якщо ви можете посилатися на таблицю, а не вбудовувати її, ви заощадите більшу частину розміру файлу Excel. Ви не збережете все це, оскільки пов'язана електронна таблиця все одно додасть певний розмір, але ваш документ буде значно меншим за посиланням, ніж повне вбудовування. Звичайно, існують і недоліки, пов'язані з підключенням, а також переваги, тому обов'язково прочитайте цю статтю, щоб зрозуміти їх, перш ніж це зробити.
Зупинити збереження мініатюри для документа
У той самий час Word дозволяє зберігати ескіз документа, щоб Windows міг показати вам попередній перегляд у Провіднику файлів. У ці дні, File Explorer може зробити це самостійно і не потребує допомоги з Word, але опція все ще є у вашому документі. У нашому тестовому документі 721KB, цей параметр збільшено до 3247 Кб. Це в 4,5 рази більше розміру оригінального файлу - нічого. Це налаштування можна знайти у меню Файл> Інформація> Властивості> Додаткові властивості.
Відключіть прапорець "Зберегти ескізи для всіх документів Word" і натисніть "OK".
Назва цього параметра трохи вводить в оману, тому що його вимкнення тут впливає лише на документ, який ви відкрили, навіть якщо на ньому йдеться: "усі документи Word". Якщо цей параметр увімкнено за умовчанням, коли ви створюєте документ, то ви Вам доведеться вимкнути його у шаблоні Normal.dotx, і Microsoft надала чудові інструкції для цього, якщо ви не впевнені, як.
Ви також можете вимкнути це налаштування в діалоговому вікні "Зберегти як", де його називають трохи більш правильним "Зберегти мініатюру".
Видалення особистої та прихованої інформації з вашого документа
Не тільки додавання особистої інформації до розміру вашого документа, але й потенційно надає вашим читачам інформацію, яку ви не хочете мати. Також може бути відформатована як прихована інформація, і якщо вам не потрібний цей прихований текст у документі, чому б не позбутися його?
Видаліть цю непотрібну інформацію зі свого документа за допомогою пункту меню Файл> Інформація> Перевірити наявність проблем, а потім натисніть кнопку "Перевірити документ".
Переконайтеся, що "Властивості документа та особиста інформація" увімкнено, а потім натисніть "Перевірити". Коли інспектор закінчить роботу, натисніть "Видалити всі" у розділі "Властивості документа та особиста інформація"..
Ця дія зменшила розмір нашого тестового файлу на 7 КБ, тому це не дуже велика кількість. Тим не менш, це хороша практика, щоб видалити особисту інформацію з ваших файлів, тому ви, ймовірно, повинні зробити це в будь-якому випадку. Попереджайте, що ви не зможете відновити ці дані після її видалення, тому переконайтеся, що ви з радістю відстежуєте його, перш ніж видалити їх. Ви можете зробити те ж саме для параметрів "Невидимий вміст" і "Прихований текст", але це лише зменшить ваш файл, якщо у вас є прихований вміст.
Вимкнути автоматичне відновлення (якщо ви наважились)
Одна з чудових функцій Word - одна з чудових можливостей кожного Office-додатка - AutoRecover. Ця функція робить регулярні резервні копії файлу під час роботи, тому, якщо Word аварійно завершується або комп'ютер несподівано перезавантажується (наприклад, коли Windows оновлює систему протягом ночі), вам буде запропоновано автоматично відновлені версії відкритих документів при наступному запуску Слово. Звичайно, всі ці версії доповнюють розмір вашого файлу, тому, якщо ви вимкнете функцію автоматичного відновлення, ваш файл буде меншим.
Перейдіть до меню Файл> Параметри> Зберегти та вимкніть "Зберегти інформацію з автоматичного відновлення кожну опцію [х хвилин]".
Це не призведе до негайної різниці, але воно призведе до того, що нові версії AutoRecover будуть додані до файлу під час роботи над ним.
Тільки попередити, що ви більше не будете мати версій AutoRecover, тому, якщо Word аварійно завершиться або закриється несподівано, ви втратите всі ваші роботи після останнього збереження.
Скопіюйте все в новий документ
Коли ви працюєте над документом, Word зберігає різні речі у фоновому режимі, щоб допомогти вам. Ми показали, як вимкнути їх там, де це можливо, і як видалити дані, які збирає Word, але, ймовірно, все-таки у вашому документі вам не знадобляться. Якщо ви підпадаєте під цей тип документу, ви можете створити новий документ, а потім скопіювати все на нього.
Почніть з створення нового порожнього документа. Виберіть увесь вміст поточного документа, натиснувши Ctrl + A. У новому документі натисніть Ctrl + V, щоб вставити все. Це копіює весь текст, розділи, форматування, параметри макета сторінки, нумерацію сторінок - все, що потрібно.
У новому документі не буде жодного з попередніх збережених фонових даних, інформації про автоматичне відновлення або попередніх версій, і це має зменшити розмір файлу.
Майте на увазі, що це буде копіювати будь-які дані редагування у ваших зображеннях, тому ви можете видалити його з оригінального документа, перш ніж копіювати все на новий документ. Якщо ви цього не зробите, це не велика справа. Ви все ще можете видалити його з нового документа.
Ми не можемо сказати, скільки це заощадить, тому що це може бути щось від кількох кілобайт до великої кількості мегабайт, але це завжди варто зробити, якщо ви хочете, щоб з вашого документа було максимально зменшено кількість жиру..
Як бонус, ми також бачили цю копію / вставку в новий трюк документа вирішення дивних помилок у документах Word, які було важко відстежити інакше.
Поради, які Може Допоможіть зменшити розмір документа
Деякі поради допомагають, але ми не могли отримати позитивний результат. Ми не скажемо, що вони не допоможуть зменшити розмір файлу, але, схоже, вам знадобиться певний набір обставин, щоб отримати користь від них. Ми настійно рекомендуємо спочатку ознайомитися з підказками з попереднього розділу, а потім дати їм відповідь, якщо потрібно.
Вимкніть збереження тла
Чим складніше документ, і чим довше його було збережено, тим довше його можна зберегти, натиснувши кнопку "Зберегти". Щоб допомогти обійти це, Word має налаштування у меню Файл> Параметри> Додатково з назвою "Дозволити збереження фону".
Цей параметр увімкнено за промовчанням і зберігає документ у фоновому режимі під час роботи над ним. Ідея полягає в тому, що після натискання кнопки "Зберегти" буде менше змін для збереження, і це дозволить заощадити набагато швидше. Це значною мірою є поверненням до тих часів, коли Word зайняв пропорційно більшу кількість системних ресурсів, і на сучасних системах це, ймовірно, не потрібно, особливо якщо ви не редагуєте дуже довгі або складні документи.
Журі не впевнене в тому, чи має це значення для розміру файлу. Якщо залишити документ відкритим за допомогою цього параметра, це не вплине на розмір нашого тестового документа (тоді як увімкнено функцію AutoRecover зробив збільшити розмір файлу). Внесення змін протягом 30 хвилин також не призвело до значного зміни розміру документа, незалежно від того, чи було увімкнено або вимкнуто «Дозволити збереження фону». Та й вимкнення змінило швидкість збереження документа.
Коротше кажучи, ця справа залежить від вас. Якщо вимкнення не зменшить розмір файлу, залиште його увімкненим, тому що все, що Word робить для автоматичного збереження документів, є гарною справою.
Перетворення в RTF і потім перетворення назад в DOCX
RTF означає Rich Text Format, і це відкритий стандарт для документів, який надає трохи більше форматування, ніж звичайний текст, але не всі дзвінки та свистки DOCX. Ідея конвертації DOCX в RTF полягає в тому, що вона видаляє всі додаткові формати та приховані дані, тому, коли ви зберігаєте свій RTF як файл DOCX, розмір файлу буде меншим.
Перетворення нашого тестового документа на 20 сторінок, 721 КБ в RTF перетворило розмір файлу на 19,5 Мб (тому не використовуйте RTF, якщо ви хочете мати невеликий файл). Перетворення його на DOCX призвело до створення файлу розміром 714 КБ. Це 7 Кб заощадження менше 1%, і тому, що RTF не вдалося впоратися з деякими простими форматуваннями таблиць, які ми використовували, нам довелося переформатувати…..
Це не здається, що він буде мати багато переваг для вашого документа, особливо коли сучасний DOCX має так багато можливостей форматування, що RTF не може обробити.
Перетворення в HTML і потім перетворення назад в DOCX
Це те ж саме, що і конвертація в RTF, за винятком того, що HTML - це веб-формат. Наш тест на перетворення показав майже ідентичні результати з використанням RTF.
Ми спробували це на нашому 721 КБ DOCX файлі, і він перетворив його на 383 Кб файлу HTML. Перетворення його на DOCX призвело до створення 714 КБ файлів. Це економія на 1%, але це не завадило форматуванню, особливо заголовкам, і це треба було б переробити.
Розпакуйте документ і стисніть його
Документ DOCX є стислим файлом, подібно до архіву, який ви робите з 7-Xip або WinRar. Це означає, що ви можете відкрити його за допомогою одного з цих інструментів і побачити весь вміст. Одним з підказок, який можна побачити, є вилучення всіх файлів з вашого DOCX, додавання їх до стисненого архіву, а потім перейменування цього архіву на розширення DOCX. Привіт, у вас є документ Word, який був стиснутий! Теоретично це звучить правдоподібно, але використовуючи як 7-Zip, так і WinRar і різні формати архіву, ми виявили, що кожен раз, коли ми намагалися відкрити файл .docx, який ми створили, Word повідомив нам, що файл пошкоджений.
Там може бути якісь переваги в цій ідеї - наш 721 КБ файл в кінцевому підсумку склав всього 72 Кб, але ми б не рекомендували його, якщо ви не хочете витрачати багато часу, граючи з ним, щоб спробувати змусити його працювати. Крім того, збереження може бути лише тому, що процес стиснення видалив / стиснув щось, що заважає відкриттю документа, але ми не можемо бути впевненими.
Загальноприйняті поради, які, ймовірно, не зроблять ніякої різниці
Є кілька пропозицій, що плавають по всьому Інтернету звуку розумний, але не матиме великого ефекту. Це не означає, що ви не повинні спробувати їх, просто не варто очікувати значного впливу на розмір вашого документа.
Видалити попередні версії документа
Word зберігає попередні версії вашого документа під час роботи над ним. Це функція автоматичного збереження. Деякі користувачі пропонують видалити їх, натиснувши "Файл"> "Інформація"> "Керувати документом" та видалити старі версії..
Однак немає сенсу робити це, оскільки ці старі версії зберігаються у файловій системі Windows, а не у вашому документі Word. Видалення їх не зменшить розмір документа. Якщо ви хочете видалити з документа будь-яку інформацію про попередню версію, скопіюйте вміст у новий документ або скористайтеся пунктом меню Файл> Зберегти як, щоб зберегти його в новому документі..
Вставити лише текст, а не форматування
Якщо потрібно скопіювати та вставити з одного документа в поточний документ, можна скористатися різними параметрами вставки.
Параметр за замовчуванням, який використовується, якщо натиснути кнопку "Вставити" (або натиснути клавішу Ctrl + V) - "Зберегти джерело форматування". Це копіює нестандартні шрифти і форматування, такі як напівжирний, курсив і так далі. Але якщо ви клацнете на опції "Зберегти лише текст", це означає, що теорія зменшує розмір файлу, видаляючи форматування..
Ми спробували це з 20-сторінковим документом, який має різне форматування, застосований до тексту на кожній сторінці, а середня різниця розмірів була лише 2 Кб на сторінку. Це може бути значним, якщо у вас є 250-сторінковий документ, де він складе близько 0,5 Мб, але чи дійсно ви маєте документ на 250 сторінок Word без форматування? Напевно, ні, тому що це було б в основному нечитабельно, тому ви втратите свої заощадження, коли ви додасте форматування назад.
Будь-які переваги цього методу, ймовірно, пов'язані з наведеними вище словами - скопіюйте та вставте весь документ у новий документ, щоб видалити попередні версії, зміни старого редагування тощо..
Змініть розмір сторінки
Word надає вам можливість змінити розмір сторінки, перейшовши в Layout> Size і змінивши розмір за замовчуванням "Letter". Є підказки, що говорять про те, що ви обираєте менший, але схожий розмір, як "A4", інші читачі не помітять, і ви отримуєте невеликий розмір.
Ми спробували це з 20-сторінковим документом, використовуючи розмір "Letter", який був 721 Кб. Ми змінили розмір на «А4», «А5» (що вдвічі менше «А4»), а «В5», і наш документ залишався постійним 721 Кб кожного разу. Іншими словами, він взагалі не вплинув на розмір файлу.
Зупинити вбудовування мовних даних
У програмі "Файл"> "Параметри"> "Додатково" - "Вставити лінгвістичні дані". На перший погляд, це звучить розумні, не зайві лінгвістичні дані збільшують розмір документа?
Коротше кажучи, відповідь ні, якщо ви використовуєте сучасний .docx файл. Word обробляє мовні дані за лаштунками, і це не займе будь-яку кімнату в документі.
Якщо вимкнути цю опцію, можна зробити невелику відмінність від старих .doc-файлів, але навіть тоді, коли ви використовуєте інструмент рукописного вводу, а у Word є деяка "корекція розпізнавання рукописного вводу". В іншому випадку це не має ніякого значення.
Це наш досить повний перелік способів вирізати файли Word до розміру, але ми завжди шукаємо нові методи, щоб спробувати (або розвінчати). Пожежіть у коментарях, якщо ви знаєте техніку, яку ми пропустили, і ми перевіримо це!
