Як ніколи ще не надіслати факс документа

Факс-машини як і раніше перевозиться в офісах по всьому світу. Урядові установи, адвокати, лікарі та інші повільно розвиваючі організації часто вимагають факсів - у кращому випадку це необхідне зло.

Факс часто вважається більш безпечним, ніж електронна пошта, хоча насправді це не так. Факс-апарати обмінюються даними через телефонні лінії без будь-якого шифрування, а факсимільні апарати часто зберігаються в зайнятих місцях, де документи можуть легко захопити будь-хто.

Альтернативи факсу

Є багато альтернатив для факсу. Якщо ви не обмежені законами або тому, що особа з іншого кінця вимагає використання факсу, спробуйте одну з цих альтернатив:

• Документи електронної пошти: Так, скромна електронна пошта може замінити багато факсів. Можливо, ви все одно надсилаєте факс документу, набраного з комп'ютера, так навіщо забирати факс? Прикріпіть файл до електронної пошти або просто включіть важливий текст до самого листа.
• Сканування та електронна пошта: Якщо у вас є факсимільний апарат, який також працює як сканер, його можна використовувати для сканування паперових документів у ваш комп'ютер у вигляді файлів PDF. Приєднайте ці файли PDF до електронного листа, щоб надіслати їх. Можна навіть спробувати скористатися телефоном для сканування документа - це не найкраща якість, але ми бачили деякі досить якісні факси.
• Завантажити документи: Деякі організації можуть дозволити вам завантажувати ці скановані файли документів в Інтернеті, а не просто надсилати їх електронною поштою.
• Скористайтеся службою Snail Mail: Почесна пошта є більш повільною альтернативою факсу, що гірше в багатьох відношеннях, але це не завжди погано. Якщо у вас немає факсимільного апарату, і документ не є терміновим, можна, як правило, надіслати документ більшості організацій, а не надсилати його факсом. Звичайно, ви повинні мати справу з поштовою системою, але принаймні вам не доведеться нічого факсувати.

Підпишіть документи без їх друку

Можливо, вам доведеться підписувати документи і відправляти їх комусь, і після того, як вони будуть роздруковані, може виникнути спокуса надіслати їх факсом. Зрештою, альтернативою може бути друк документа, його підписання, сканування його на комп'ютер і надсилання електронною поштою. Замість того, щоб витрачати час на це, ви можете використовувати програмне забезпечення для застосування реального підпису до документа на вашому комп'ютері. Просто зробіть один раз свій підпис і він буде збережений як зображення, яке можна застосувати до документів. Ви можете легко підписувати майбутні документи без їх друку.

Якщо у вас є планшет зі стилусом, ви навіть можете використовувати перо, щоб підписати документ безпосередньо на екрані.

Надіслати факс документа в Інтернеті

Онлайн факсимільні послуги дозволяють Вам факсувати документ без необхідності використання факсимільного апарата або навіть телефонної лінії. Ви використовуєте веб-інтерфейс, щоб завантажити документ і ввести номер телефону одержувача. Сама послуга займається всіма речами останньої милі, відправляючи факсом ваш документ на віддалену факсимільну машину через власні телефонні лінії.

Якщо вам потрібно лише надсилати факси рідко, ці послуги дозволять вам надіслати кілька сторінок, не витрачаючи ні цента. Якщо вам доводиться частіше надсилати факсимільні документи, можливо, вам доведеться щось заплатити - але вам доведеться платити за факсимільний апарат і телефонну лінію.

Ці послуги технічно пов'язані з надсиланням факсів, але принаймні вони не користуються незграбним старим факсом і не вимагають, щоб у вас був стаціонарний телефон.

Отримати факс онлайн

Отримання факсу може бути головним болем, якщо у вас є домашній офіс. Ваш факсимільний апарат повинен бути увімкнений і слухати для факсів весь час. Для отримання факсів потрібна виділена лінія, щоб не пропустити жодного факсу, коли ви телефонуєте. Можна спробувати попросити людей надіслати факсом документ у певний час, коли ви впевнені, що ваш стаціонарний телефон не пов'язаний.

Замість того, щоб мати справу з усією цією нісенітницею, попросіть людей сканувати та надсилати вам документи. Ви також можете використовувати інші інструменти, якщо ви не хочете покладатися на електронну пошту - наприклад, ви можете використовувати JotForm разом з Dropbox для створення веб-сторінки, де люди можуть завантажувати PDF-файли, і вони з'являться в папці вашого Dropbox.

Можна також спробувати скористатися послугою, яка надає вам спеціальний номер факсу, і дозволяє отримувати факси. Це, як правило, коштує грошей - врешті-решт, факсимільна служба повинна платити за виділений номер стаціонарного телефону і контролювати його за вас. eFax пропонує 10 безкоштовних вхідних сторінок на місяць, хоча вони не дають вам жодних вільних вихідних сторінок. HelloFax дозволяє відправляти п'ять вільних сторінок, але це все. Кожна безкоштовна послуга онлайн факсів має вилову, як це - безкоштовна пропозиція існує, щоб залучити вас, в той час як ви повинні платити за найбільш важливі функції. Надсилання факсів передбачає взаємодію з факсом і номерами стаціонарних телефонів, і це не є безкоштовним. Він також часто використовується для комерційних цілей, і підприємства готові витрачати гроші на подібні речі.

Останній курорт: Використовуйте фактичний факс без володіння одним

Якщо ви не хочете мати справу з онлайн-послугами або поштою, і ви абсолютно не маєте іншого вибору, окрім як надсилати випадковий документ як факс, все одно існує альтернатива купівлі власного факсимільного апарату і використання стаціонарного телефону. Можливо, ви можете відвідати місцевий магазин, який пропонує копіювання, і вони дозволять вам заплатити кілька центів для надсилання факсу. Це не ідеально, якщо ви часто відправляєте факси, але якщо вам потрібно щось надіслати факсом раз на рік, це може бути нормальний варіант.

Звичайно, це все ще передбачає використання факсимільного апарата. Деякі організації просто вимагають факсів, і, можливо, вам не сподобається завантажувати надзвичайно чутливі документи на веб-факс. Ви не можете багато чого зробити, якщо вам доведеться мати справу з організацією, яка вимагає факсів.

Надсилання факсів все ще буде з нами ще деякий час, хоча б через правила, які заохочують медичні та юридичні організації продовжувати використовувати стару систему факсів замість сучасних альтернатив.

Зображення: Abhisek Sarda на Flickr, казки блукаючого youkai на Flickr, AuthenticEccentric на Flickr