Керування автоархівом у Outlook 2010

Якщо ви хочете, щоб Outlook 2010 був чистим і працював швидше, один із способів - налаштувати функцію автоархівування. Сьогодні ми покажемо, як налаштувати та керувати функцією в Outlook 2010.

Використання функції автоархівації дозволяє керувати простором у вашій поштовій скриньці або на сервері електронної пошти, переміщуючи старі елементи в інше місце на жорсткому диску.

Увімкнути та налаштувати автоматичний архів

У програмі Outlook 2010 автоматичний архів не ввімкнено за умовчанням. Щоб увімкнути його, клацніть на вкладці Файл, щоб отримати доступ до Backstage View, після чого натисніть Параметри.

Відкриється вікно Параметри Outlook, після чого натисніть кнопку Додатково, а потім кнопку Параметри автоархівації.

Відкриється вікно автоархівації, і ви помітите, що все є сірим кольором. Установіть прапорець біля Запускати автоархіву кожен…

Примітка. Якщо вибрати опцію Постійне видалення старих елементів, повідомлення не будуть архівуватися.

Тепер ви можете вибрати параметри для керування функцією автоархівування. Виберіть, як часто потрібно, щоб він запускався, підкажіть перед запуском функції, куди переміщати елементи та інші дії, які потрібно виконати під час процесу. Після того, як ви зробили свій вибір, натисніть кнопку ОК.

Вручну налаштувати окремі папки

Щоб отримати більший контроль над архівами окремих папок, клацніть правою кнопкою миші на папці та натисніть Властивості.

Клацніть на вкладці Автоархівація та виберіть параметри, які потрібно змінити для цієї папки. Наприклад, ви не захочете архівувати певну папку або переміщувати архівовані дані до певної папки.

Якщо потрібно вручну архівувати та створювати резервні копії, натисніть вкладку Файл, Інструменти очищення, а потім - Архів.

Натисніть перемикач поруч Архів цієї папки та всіх підпапок. Виберіть папку, яку потрібно архівувати. У цьому прикладі ми хочемо архівувати цю папку у своєму власному місці.

Файли .pst зберігаються у вашій папці документів і, якщо вам потрібно отримати доступ до них пізніше, можна.

Після налаштування AutoArchive можна знайти елементи архівованих файлів. У області навігації розгорніть папку "Архіви" у списку. Потім ви можете переглядати та отримувати доступ до своїх повідомлень.

Ви також можете отримати доступ до них, натиснувши вкладку Файл Відкрити, а потім Відкрити файл даних Outlook.

Потім ви можете перейти до архівованого файлу, який ви хочете відкрити.

Архівування старих повідомлень електронної пошти - це хороший спосіб допомогти зберегти хорошу чисту поштову скриньку, допомогти прискорити роботу Outlook і заощадити місце на сервері електронної пошти. Інша приємна річ - ви можете налаштувати архіви електронної пошти та певні папки для задоволення ваших потреб електронної пошти.