Як керувати вкладеннями в Outlook 2013

Настає час, пошук роботи або обмін фотографіями зі старшими членами сім'ї, де вам може знадобитися відправити матеріал по-старому - як вкладення електронної пошти. Якщо ви працюєте електронною поштою, це може бути частиною вашого репертуару електронної пошти.

Річ про вкладення, є своєрідний неписаний код, що стосується їх надсилання. Наприклад, якщо ви можете надіслати величезний файл електронною поштою (це залежить від того, наскільки це дозволить служба чи постачальник послуг Інтернету), це не обов'язково ефективно. Аналогічно, відправка декількох файлів зазвичай краще виконується у файлі контейнера.

Звичайно, залежно від типу файлу, він може або не може прийти до пункту призначення. Файли, такі як ті, що закінчуються на .EXE, .BAT та інші типи виконуваних файлів, часто (зазвичай) блокуються або видаляються через їхню асоціацію зі шкідливими програмами. Якщо ви хочете надіслати файл, подібний до цього, вам, ймовірно, потрібно буде вкласти його в архів .ZIP.

Складання електронної пошти та керування контактами в Outlook є досить простим, і, додаючи та обробляючи вкладення, тепер вони повинні бути другою природою, тому багато користувачів можуть не розуміти, що вони можуть робити це краще.

Додавання вкладення

Щоб додати вкладення, можна перетягнути файл або файли до порожнього повідомлення електронної пошти, і він буде вставлений як вкладення. Або натисніть кнопку "Прикріпити файл" на стрічці в розділі "Включити".

Потрібно буде перейти до місця розташування файлу, який ви хочете прикріпити, а потім вибрати файл або файли, які потрібно включити до повідомлення, після чого натисніть "Вставити". Або ж клацніть маленькою стрілкою і виберіть "Вставити як Текст »і додаток буде вставлено вбудовано, що означає, що він з'явиться у вашому повідомленні, а не як окремий файл.

Після підключення ви зможете побачити його в прикріпленому полі під рядком "Тема".

Нарешті, скажімо, у вас є прикріплене додаток, і ви розумієте, що це неправильний. Немає проблем, ви можете просто вибрати вкладення натисніть кнопку "Видалити" на клавіатурі, або ви можете клацнути правою кнопкою миші і вибрати "Видалити".

Файли не єдине, що можна додати до повідомлення, хоча ви також можете додавати елементи та підписи.

Прикріплення інших матеріалів

Елементи можуть включати візитні картки (файли .VCF, обговорювалися раніше), календарі та елементи Outlook, які можуть бути нотатками, завданнями, контактами та іншими матеріалами, які ви відкриваєте в Outlook.

Календарі є ще однією річчю, яку ви, можливо, захочете поділити час від часу, і якщо ви натиснете кнопку "Прикріпити елемент", ви побачите, що це легко зробити. Спільний доступ до вашого календаря не означає, що ви повинні ділитися кожним елементом кожного дня. Можна просто поділитися декількома днями або тижнями, наприклад, для подорожі до компанії або для сімейного відпочинку.

Спільний доступ до календаря дасть вам можливість вибрати фактичний календар, діапазон дат, деталі та інші додаткові параметри.

Після натискання кнопки "ОК" ви побачите, що календар буде додано до повідомлення електронної пошти, щоб його можна було відкрити і переглянути, але він також буде вставлений у фактичне повідомлення, щоб одержувачі могли зручно переглядати його.

Елементи Outlook є в основному все, що можна створити в Outlook, які потім можуть бути прикріплені та відправлені іншим користувачам Outlook. На наступному знімку вікна ви бачите, як це працює. Ви вибираєте джерело, а потім вибираєте елемент або елементи (ви можете вибрати більше одного), які ви хочете прикріпити.

Зауважте, ви можете вирішити, чи бажаєте ви, щоб елемент надходив як фактичне фізичне вкладення або вбудований як текст. Це те ж саме, що ми обговорювали раніше, де можна "Вставити як текст", і він з'явиться як частина фізичного повідомлення.

Візитні картки можуть бути або не бути однією з тих речей, які ви використовуєте або потребуєте, але це дійсно зручний спосіб обміну своїми безпосередніми деталями в простому, зручному пакеті. Якщо ви хочете поділитися своєю (або чужою) візитною карткою, просто виберіть її з меню "Вкласти елемент", і відображатимуться контакти

Виберіть картку або картки, які потрібно прикріпити, і натисніть кнопку "ОК", і картки відображатимуться у вигляді тексту, а також буде додано як файл .VCF, що означає, що їх можна імпортувати в будь-яку адресну книгу, яка підтримує такі файли..

Спільний доступ до контактів як візитних карток - це швидкий та зручний спосіб надати комусь іншу інформацію про контактну інформацію або імпортувати контактну інформацію від когось іншого, не вводячи її в адресну книгу вручну.

Обробка вкладень

Звичайно, з електронною поштою, завжди є можливість отримати, а також дати. Отже, що робити, коли повідомлення з вкладеннями надходить у папку "Вхідні"? Зазвичай це досить просто, наприклад, на наступному зображенні. Ви бачите, що наше тестове повідомлення надійшло з зображенням.

Якщо ми просто натискаємо на вкладення, ви побачите, що параметри з'являються в Інструментах додатків до виклику стрічки. Тут ви можете вжити відповідних заходів. Зауважте також, що якщо ви отримуєте декілька файлів, ви можете зберегти всі ваші вкладення одночасно, і якщо ви не впевнені, чи варто взагалі відкрити вкладення, ви можете видалити їх, хоча, можливо, краще видалити повідомлення. у вас є сумніви.

Ви також можете клацнути правою кнопкою миші на будь-якому вкладенні в повідомленні, а також скористатися спадним меню, яке виникає, щоб виконати ті ж дії, що й на стрічці.

При обробці насадок, застережень достатньо. Додатки можуть бути небезпечними, оскільки кожен, хто використовував електронну пошту за останні двадцять років, може засвідчити. У нижньому рядку не відкривайте нічого, що не від кого ви не знаєте або довіряєте, і завжди використовуйте сканер вірусів / шкідливих програм на вашому комп’ютері.

Обробка декількох файлів або великих файлів як вкладення

Ми трохи поговорили про те, як працювати з одним або декількома вкладеннями, але що, якщо ви хочете прикріпити десятки або навіть сотні файлів? Або, якщо ви хочете додати великий файл?

Надсилання великих вкладень - це свого роду нехороше, особливо якщо хтось отримує багато електронної пошти в процесі. Проблема з надсиланням великих файлів по електронній пошті - не стільки, чи поштовий сервер дозволить вкладення над певним розміром. Здебільшого, ви, ймовірно, не надішлете файл набагато більшим, ніж мегабайт або два, або принаймні ви не повинні.

Тим не менш, там будуть ті часи, де вам потрібно надіслати те, що трохи громіздке. Якщо ви користуєтеся послугою веб-пошти, наприклад Yahoo, Gmail або Microsoft, то вони матимуть обмеження розміру (25Mb, 25Mb, 20Mb, відповідно), так само, як ваш провайдер, наприклад, Comcast, Time Warner, AT&T і т.д. також (як правило, близько 10 Мб).

У більшості випадків, коли файли надмірно великі або численні, ми переходимо до використання хмарного сервісу, який є численним і пропонують достатньо вільного місця для відправки переважної більшості файлів. Найчастіше, просто завантажуючи файли на хмарний диск, а потім обмінюючись ним, це швидше і надійніше, ніж електронна пошта. У нас є зручний спосіб, який пояснює, як саме надсилати великі файли через електронну пошту, якщо ви хочете дізнатися більше.

Що стосується відправки декількох файлів, ви не повинні мати проблем, якщо це кілька, але як тільки ви почнете прикріплювати десятки фотографій або документів, все може бути трохи незручно. Знову ж таки, подумайте про використання хмарних сервісів. Незважаючи на це, ми пропонуємо вам, звичайно, поштовхнути кілька файлів, перш ніж відправляти їх. Windows має вбудовану підтримку файлів zip, тому вам не потрібно турбуватися про те, що ваш одержувач не зможе його відкрити.

Будь ласка, ознайомтеся з цією статтею, в якій пояснюється все, що потрібно знати про стислі файли.

Це здається гарним місцем для завершення нашого обговорення вкладень. Вони не є складною темою, але, незалежно від того, чи використовуєте ви Outlook або Gmail, або будь-яку іншу електронну пошту, для надсилання файлів може знадобитися кілька додаткових кроків, окрім простого їх додавання..

Наразі ми розглянули найважливіші частини повноважень електронної пошти Outlook - контакти, адресації, складання - все це досить прості речі. Тепер з додатками, у вас є досить добре округлене знання про прості речі.

Тепер настав час активізувати нашу гру. Коли ви використовуєте Outlook і накопичуєте електронну пошту, вам потрібно навчитися керувати нею за допомогою таких інструментів, як Quick Steps і правила, про які ми поговоримо в майбутній функції. Тим часом, як і завжди, ми рекомендуємо вам надати свій відгук на нашому дискусійному форумі.