Як електронною поштою ваш професор і отримати швидку відповідь
Фото uniinnsbruck
Професори - це найзавантаженіші люди. Вони повинні читати лекції, проводити робочі години, працювати з аспірантами та колегами, відвідувати конференції та інші публічні заходи, а також проводити, публікувати та представляти дослідження. Але навіть якщо їх не вистачає на час, існують способи спілкування з ними електронною поштою та отримання своєчасних відповідей, щоб ви могли продовжувати працювати з меншою кількістю невдач.
Покладіть обличчя на ім'я
Це ідеально, щоб особисто зустрітися з професором, перш ніж відправити цю першу електронну пошту. Представляйте себе протягом першого тижня школи. Нехай ваш професор знає про ваші інтереси, ваші питання або щось інше, що є унікальним для вас. Показуючи, що ви достатньо піклуєтеся, щоб більше пізнати їх особисто, заохочуєте їх своєчасно реагувати на ваші запити. Чим краще враження ви залишите, тим краще вони запам'ятають вас.
Коли прийде час відправити перший лист з питаннями про завдання, ваш професор зможе поставити ваше обличчя на ваше ім'я. Це допомагає їм розміщувати електронну пошту в контексті. Якщо вони вже успішно спілкувалися з вами в минулому, вони будуть більш охоче спілкуватися знову, не вагаючись. І, можливо, вони вже вірять, що ти серйозний студент.
Використовуйте детальний рядок теми
Лінія теми - це все, що стосується отримання своєчасного відповіді на електронну пошту. Перш за все, коли люди отримують електронну пошту від відправників, яких вони не знають, вони звертаються до рядка теми. Виходячи з окремої тематичної тематики, вони можуть видаляти пошту, яка виглядає як спам або просто не важлива для них.
Тепер професори зобов'язані відповідати на електронну пошту студента для адміністративних питань і питань, пов'язаних з класом. Але тема теми все ще важлива для швидкого проходження до вашого професора. Створіть сюжетну лінію так, щоб, побачивши її, ваш професор відкрив і прочитав її негайно - замість подачі його для подальшого читання. (Наступна мета полягає у створенні електронної пошти таким чином, що відразу після прочитання ваш професор негайно реагує, але ми перейдемо до цього в наступному розділі.)
Тому перед відправкою електронної пошти зменшіть її до певної мети. Вкажіть цю мету безпосередньо, як ви можете в рядку теми.
Замість того, щоб використовувати "Я хотів би зареєструватися у вашому класі", вкажіть конкретно ім'я класу і як вони можуть допомогти вам зареєструватися:
Чим більш конкретні ви можете бути, тим легше ви зробите це для свого професора. Дуже специфічний заголовок дозволяє їм дізнатися, що очікується від них.
Будьте ввічливими і формальними
Після того, як ви використали хорошу тему, вам потрібно переконатися, що ваше відкриття не заважає вашому професору читати повне повідомлення. Ви не хочете сказати “Гей”, а потім продовжуйте своє повідомлення. Це створює непрофесійний тон, який може стати бар'єром для ефективного спілкування. Ви хочете помилитися на стороні ввічливості.
Напишіть своє повідомлення так само ввічливо і шанобливо, як ви можете, навіть якщо це означає, що ви маєте можливість додати певну неточність. Наприклад, припустимо, що ви приймаєте літній клас коледжу, щоб виконувати загальні вимоги. Ваш інструктор не є технічно професором, але тільки почав викладати неповний робочий день у цьому році.
Ви як і раніше хочете звернутися до них як до «професора», тому що це формально, ввічливо, і це показує, що ви прагнете встановити гарне спілкування. Виправляйте на стороні ввічливості, поки ви не будете виправлені - коли ваш інструктор наполягає на тому, щоб ви посилалися на них як на "містера Боб »або« Джої ».
Ось кілька інших способів зберегти своє повідомлення ввічливим:
- Завжди підписуйте своїм ім'ям - бажано першим і останнім, якщо в класі багато студентів.
- Закрийте реченням або фразою, яка демонструє вашу вдячність за їхнє читання вашого повідомлення. Це може бути пропозиція перед підписанням вашого імені, наприклад: "Я ціную, що ви заглядали в цього професора Джона". Або це може бути просто "Спасибі", а потім ваше ім'я.
- Залишайтеся на тему; перехід на дотичні означає, що ви насправді не поважаєте свій час, оскільки вони, ймовірно, мають сотні інших листів, щоб дістатися.
- Не думайте, що вони будуть робити все, що ви просите. Є деякі речі, які професори повинні робити для студентів, наприклад, надавати вам дозвіл на вступ у курс, якщо ви задовольняєте передумови. Але навіть незважаючи на це, не думайте, що вони будуть робити все, що ви просите. Ви не хочете показувати неповагу або давати їм підстави переглядати, як і якщо вони хочуть допомогти вам. Тому запитайте ввічливо, вказавши якомога менше припущень.
Використовуйте власні імена та ярлики
Як вже було зазначено, використовуйте відповідні етикетки у межах конкретної тематичної лінії та послабтесь до свого професора ввічливо. Переконайтеся, що є правильні етикетки, цифри, дати та час. Якщо ви не зрозуміли про час зустрічі або випадково посилаєтеся на неправильний тест, ваш професор повинен буде витрачати додатковий час на повторну перевірку та, можливо, надіслати електронну пошту знову для ясності. Це призводить до швидкого реагування на розмову, яка охоплює декілька електронних листів.
Дотримуйтеся точки
Коли ви йдете по дотичній по електронній пошті або розголошуєте більше (особистої) інформації, ніж це необхідно для виконання завдання, це в кінцевому підсумку витрачає дорогоцінний час читання вашого професора, а також ваш час. Дотримуватися точки є одним з декількох способів скоротити час, витрачений на відправлення електронної пошти, і зменшити необхідність писати додаткові повідомлення для роз'яснення.
Викреслюйте непотрібні слова і фрази, наприклад: «Мені було цікаво, чи», або «Ви думаєте, що можливо…» Замість цього просто задайте питання. Це може бути залякування, щоб бути таким відвертим з вашим професором, але з практикою це не буде так довго. Тому що ви дізнаєтеся, щоб отримати точку на професійному рівні, і що будує довіру.
Нижче наведено приклад повідомлення, яке читається довше і більше відволікає у довшій формі:
Як ви бачите, ущільнена форма більш ефективно передає повідомлення:
Тримайте його коротким
Тримаючи його короткий, схожий на перебування на точці. В ідеалі, ви не хочете більше трьох-чотирьох речень у абзаці. І ви не хочете заносити одне повідомлення з занадто великою кількістю абзаців. Якщо ви не обмінюєтеся відгуками або особистою історією, яка допоможе вашому професору дізнатися вас і краще зрозуміти, як вони можуть допомогти вам.
Зробити прямий запит
Навіть якщо у вас є чудова тематична лінія, вам все одно потрібно простежити в самому повідомленні. Ви робите це, надсилаючи запит безпосередньо. Це може бути зрозумілішим, якщо ви запитуєте запит як запитання. Або якщо ви використовуєте відкривачка "Будь ласка ... [запит тут]." Майте на увазі, що якщо ви електронною поштою ваш професор просто щоб отримати їх думку на тему, це все ще запит, тому що ви просите, що вони знайшли час, щоб поділитися що вони знають.
Зробіть свій запит настільки ясним, що у вашого професора не буде питань щодо того, що ви просите. Якщо ви можете виконати цей важливий крок, ви можете допомогти своєму професору вжити заходів відразу після прочитання вашої електронної пошти. І не тільки ви отримаєте швидку відповідь від них, але ви також зможете потрапити до цього класу, який чекає, набагато раніше.
Слідувати
Навіть якщо ви успішно застосуєте наведені вище принципи в електронній пошті вашого професора, і ви не отримаєте своєчасного відповіді, це може бути, що ваш професор ще не отримав вашу електронну пошту або в даний час недоступний на деякий час. Не турбуйтеся про причини, просто ввімкніть, якщо ви не почули від них протягом двох днів. У різних кампусах існують різні політики або культури (навіть якщо вони не написані) для того, що вважається своєчасним відповіддю, тому вона може змінюватися залежно від установи чи контексту.
Застосуйте наведені вище зразкові принципи для подальшої електронної пошти. Якщо з якихось причин ви все ще не проходите, інша електронна адреса може бути доречною ще через три-чотири дні (знову ж таки, залежно від ситуації). Або може бути час поговорити з вашим професором особисто. Якщо це так, переконайтеся, що ви дізналися від них, як найкраще спілкуватися по електронній пошті.
Ефективне спілкування з вашим професором у міру необхідності значно покращує ваші шанси на успіх у певному класі. Зберігайте своє спілкування своєчасно, гладко і продуктивно, щоб ви могли залишатися зосередженими на своїй роботі.
