Співпраця з документами в реальному часі в Office 2016

Microsoft Office 2016 покращила свої можливості співпраці, тому багато авторів можуть працювати над документом в режимі реального часу. Можна надати спільний доступ до документа в OneDrive і переглянути, хто працює над ним, і навіть отримати посилання для надсилання інших для легкого доступу до документа.

У цій статті ми використаємо Word, щоб проілюструвати, як співпрацювати над документами; однак ця функція співпраці в реальному часі також доступна в Excel і PowerPoint.

Для початку відкрийте документ, яким потрібно надати спільний доступ, і натисніть кнопку "Share" на панелі стрічки у верхньому правому куті вікна Word.

ПРИМІТКА. Перш ніж налаштувати документ для спільного використання, потрібно переконатися, що у вашому обліковому записі OneDrive є спільна папка. Або ви можете використовувати папку "Загальнодоступні", яка існує у вашому обліковому записі за замовчуванням.

Відобразиться панель “Share”. Щоб зберегти документ у папці, яку ви використовуєте в обліковому записі OneDrive, натисніть "Зберегти в хмарі".

На екрані «Зберегти як», виберіть спільне місце, до якого потрібно зберегти документ, або натисніть кнопку «Огляд», щоб вибрати місце в обліковому записі OneDrive, який не міститься у списку останніх..

Якщо потрібно, перейдіть до спільної папки в діалоговому вікні «Зберегти як». Якщо ви бажаєте змінити ім'я файлу, введіть нове ім'я у вікні редагування "Ім'я файлу". Натисніть "Зберегти".

Ви повертаєтеся до документа, а панель "Обмін" підключається і дозволяє запрошувати користувачів переглядати або редагувати файл або просто переглядати його. Щоб запросити когось співпрацювати над документом, введіть адресу електронної пошти цього користувача в поле "Запросити людей". Виберіть, чи можна "Редагувати" або "Можна переглядати" з розкривного списку. Якщо потрібно надіслати спеціальне повідомлення, введіть його в поле "Включити повідомлення". Щоб надати спільний доступ до документа, натисніть "Надіслати".

Користувача додано до списку людей, з якими ви поділилися документом.

Ви також можете вказувати, чи потрібно автоматично змінювати обмін змінами "Завжди" або "Ніколи" або запитувати ("Запитати мене") кожного разу, коли зміна здійснюється, вибравши опцію зі спадного списку "Автоматично змінити спільний доступ"..

Користувач, з яким ви надавали спільний доступ до документа, отримує електронний лист, подібний до наведеного нижче зображення. Вони натискають кнопку "Переглянути в OneDrive", щоб отримати доступ до документа.

ПРИМІТКА. Ви можете легко отримати посилання на спільний документ, щоб ви могли надіслати його електронною поштою користувачам, натиснувши посилання "Отримати посилання для спільного доступу" в нижній частині панелі "Спільний доступ"..

Дві кнопки відображаються на панелі "Share". Якщо потрібно надіслати посилання, яке дозволяє користувачеві переглядати та редагувати документ, натисніть кнопку "Створити посилання для редагування". Щоб надіслати посилання, яке дозволяє користувачеві переглядати документ і не редагувати його, натисніть кнопку "Створити посилання лише для перегляду".

В полі "Редагувати посилання" відображається URL-адреса для доступу до документа з відповідними правами. Натисніть кнопку "Копіювати" праворуч від поля, щоб скопіювати URL-адресу, наприклад, щоб поділитися посиланням в електронній пошті.

Натискання посилання, яке користувач отримує по електронній пошті, відкриває документ у онлайн-версії відповідного додатка Office 2016.

Коли користувач починає редагувати документ, з'являється спливаюче вікно, яке повідомляє, що "Гість редагує цей документ".

Зміни, зроблені іншою особою, відображаються як виділений текст у вашому екземплярі документа.

Якщо ви дозволили користувачу редагувати документ, а потім передумали, можна легко змінити дозволи для цього користувача. Клацніть правою кнопкою миші на імені користувача у списку та виберіть "Змінити дозвіл на: Можна переглядати". Ви також можете перейти в іншу сторону, надавши користувачеві дозвіл на редагування документа, лише якщо дозволити їм переглянути його.

Якщо ви закінчили спільний доступ до документа з користувачем, ви можете припинити дозволяти користувачеві переглядати або редагувати документ. Клацніть правою кнопкою миші на імені користувача у списку та виберіть у контекстному меню пункт «Видалити користувача».

Щоб закрити панель "Спільний доступ", натисніть кнопку "X" у верхньому правому куті області.

Незалежно від того, чи працюєте ви над великим або малим проектом, ця нова функція співпраці в Office 2016 із редагуванням у режимі реального часу та інтеграцією в хмару з OneDrive є потужною.