Як додати дату закінчення дії електронної пошти в Outlook (і для чого вони призначені)
Outlook дозволяє додавати дату закінчення на електронний лист, який ви надсилаєте або отримуєте. Після закінчення терміну дії повідомлення електронної пошти відображатиметься з різним форматуванням, а вбудовані інструменти Outlook можна використовувати для автоматичного керування електронною поштою, що закінчився,.
Терміни дії застосовуються лише до електронних листів, а не до подій або завдань календаря, оскільки ці елементи мають власні дати, які ви можете використовувати для керування ними
Як встановити дату закінчення терміну дії на електронну пошту
Щоб додати дату закінчення терміну дії на електронний лист, який ви надсилаєте, потрібно відкрити вікно Властивості для електронної пошти. Відкрийте повідомлення електронної пошти та натисніть кнопку Повідомлення> Теги.
Відкриється вікно Властивості для електронної пошти, доступ до якого можна отримати, натиснувши Опції> Додаткові параметри, або Файл> Властивості. Увімкніть прапорець "Expires after", а потім виберіть дату та час.
Натисніть Закрити, щоб повернутися до електронної пошти. Не буде видимих ознак того, що дата закінчення терміну дії додана, і ви можете надіслати електронний лист як звичайно.
Щоб додати дату закінчення терміну дії до електронного листа, який ви отримали, відкрийте його та натисніть Повідомлення> Теги (або Файл> Властивості).
Відкриється вікно Властивості для електронної пошти. Можливості для отриманого листа не так багато, як для повідомлення, яке ви надсилаєте, але ви все ще можете встановити дату та час закінчення.
Що робить термін дії?
Таким чином, ви додали дату закінчення терміну дії електронної пошти. Це здорово і все, але в чому користь?
Дати закінчення терміну дії Outlook використовуються різними способами, щоб допомогти вам зосередитися на важливому. Електронні листи, термін дії яких закінчився, зазвичай не настільки важливі, як електронні листи, які не минули, тому Outlook автоматично відтворює електронні листи, термін дії яких закінчився, інакше.
Якщо ви переглянули налаштування умовного форматування в Outlook, ви, можливо, помітили правило форматування "Прострочені елементи".
Це правило форматує будь-яку електронну пошту, що пройшла термін її дії, сірим шрифтом, а текст - пройденим.
Це дає змогу дізнатися, що термін дії електронної пошти закінчився, щоб спочатку можна було зосередитися на більш важливих листах. Якщо ви надіслали електронну пошту з датою закінчення терміну дії, це форматування буде застосовано і в Outlook, а в інших, наприклад, Thunderbird або веб-додатки, такі як Gmail або Yahoo! Mail, буде ігнорувати дату і нічого не робити з нею.
Можна також додати стовпець до папки, що показує дату закінчення дії будь-якої електронної пошти. Клацніть правою кнопкою миші заголовок стовпця в теці, до якої ви хочете додати стовпець, а потім натисніть "Вибір поля".
Виберіть "Поля дати часу" у спадному меню, а потім виберіть опцію "Expires".
Перетягніть елемент "Expires" у папку, щоб додати його до стовпців.
Коли ви відкриваєте електронний лист, термін дії якого закінчився, програма Outlook сповіщає вас про повідомлення в заголовку.
Ви все ще можете відповісти на повідомлення електронної пошти, термін дії яких закінчився, або переслати його, але якщо ви спробуєте переслати його, Outlook спочатку покаже вам попередження.
Натисніть "Так", щоб надіслати повідомлення, або "Ні", щоб скасувати.
Використання дати закінчення для керування електронною поштою
Деякі з вбудованих інструментів Outlook також використовують терміни дії. Якщо ви налаштували функцію автоматичного архівування в Outlook, ви могли помітити опцію "Видалити елементи з терміном дії (лише папка електронної пошти)".
Якщо цей параметр увімкнено, AutoArchive видалить або перемістить (залежно від інших налаштувань) будь-які повідомлення електронної пошти, на яких минула дата. Це відмінний спосіб автоматично видаляти електронні листи, що закінчилися, і припинити їх перевантаження поштової скриньки.
Якщо ви не бажаєте видаляти або переміщувати електронні листи, термін дії яких закінчився, але ви не хочете їх бачити в Outlook, тоді ви можете встановити правила синхронізації Outlook, щоб запобігти їх завантаженню з сервера електронної пошти Exchange..
Під час створення фільтра синхронізації натисніть вкладку "Додатково", а потім кнопку "Поле".
Виберіть поля Дата / Час> Вихід із меню. Поле доступне також у параметрах "Усі поштові поля" та "Усі поля".
Встановіть для параметра "Умова" значення "увімкнено або раніше", а "Значення" - "вчора", а потім натисніть "Додати до списку".
Це фільтруватиме всі задачі, термін дії яких закінчився, так що якщо термін їх дії закінчився вчора або раніше, вони не синхронізуються з Outlook і не з'являться у вашій поштовій скриньці. Вони все одно будуть доступні в веб-застосунку Outlook, якщо ви хочете їх бачити там.
Ви не можете встановлювати правила для додавання термінів дії для вхідної електронної пошти автоматично або створити швидкий крок, який застосовує дату закінчення терміну при натисканні кнопки, але ви можете автоматично додати дату закінчення терміну дії для всіх вихідних повідомлень електронної пошти. Натисніть "Файл"> "Параметри"> "Пошта", перейдіть до пункту "Надіслати повідомлення" та увімкніть "Позначити повідомлення електронної пошти, термін дії яких закінчився після багатьох днів".
Введіть кількість днів після закінчення терміну дії повідомлень, а потім натисніть кнопку "OK". Це автоматично додасть дату закінчення дії всіх повідомлень, які ви надсилаєте.
Терміни дії є корисним способом керування своїми пріоритетами та поштовою скринькою за допомогою слабких повідомлень, які більше не актуальні, і дозволяють використовувати інструменти Outlook для видалення або приховування повідомлень, які більше не потрібні. Це ще один інструмент у боротьбі, щоб запобігти виходу з-під контролю поштової скриньки та дуже корисним інструментом.
