Чому потрібні формули та функції?

Цей клас "How-To Geek School" призначений для людей, які використовують Excel, або намагаються використовувати Excel, але залякані концепцією формул і функцій. Його метою є зробити вас Excel Pro або принаймні компетентний аматор в кілька уроків.

ШКОЛА НАВІГАЦІЇ

1. Навіщо потрібні формули і функції?
2. Визначення та створення формули
3. Відносна і абсолютна посилання на клітинку і форматування
4. Корисні функції, які ви повинні знати
5. Пошук, діаграми, статистика та зведені таблиці

Примітка: для непосвячених це перший урок у першій серії для How-To Geek School. Ми будемо вести новий урок кожного буднього дня, з понеділка по п'ятницю, відтепер, поки ми не охопимо кожну тему. Отже, стежте за новинами, і ми зробимо офіційне оголошення про те, як він працює наступного тижня.

Що таке Excel і чому це потрібно?

Якщо ви адміністратор офісу, ви, ймовірно, використовуєте Excel. Те ж саме, якщо ви продавець. Якщо ви фінансовий аналітик, звичайно, ви необхідності Excel. Для цих і багатьох інших професій робота з електронними таблицями є важливим інструментом у повсякденному житті.

Люди, які є математичними майстрами, швидше за все, відразу візьмуть до Excel і використовують його як природне продовження їх обчислювальних процесів. Більшість решти нас… певно потребують деякої допомоги у що департамент.

Якщо ви не звернули уваги у класі середньої школи, не хвилюйтеся! Все, що потрібно зробити, це дізнатися про деякі базові знання формул і функцій з цієї серії How-To Geek School і застосувати їх до своєї роботи.

Якщо ви не знаєте, чи потрібна вам програма Microsoft Excel, то, напевно, вам не було показано, що вона може зробити. Після того, як ви дізнаєтесь, ви зможете знайти способи використовувати його у своїй роботі, щоб полегшити складні та нудні завдання.

Microsoft Excel - це не просто програма для введення імен і номерів. Наприклад, якщо ви просто хочете перерахувати імена студентів у вашому класі, ви можете просто зробити документ Word. Слово прекрасно для написання есе і складання списків, але для виконання розрахунків потрібні формули і функції Excel.

Короткий огляд інтерфейсу Excel

Перш ніж зануритися, давайте коротко переглянемо інтерфейс Excel. Можливо, ви вже знаєте всі ці речі, але ніколи не завадить переглянути.

Коли ви відкриваєте порожню таблицю Excel, вона називається "робочою книгою" або "книгою", а кожна електронна таблиця в книзі називається "робочим листом" або "листом".

У верхній частині програми переважає "стрічка" (сіра), яка підрозділяється на "вкладки" (червоні), які далі підрозділяються на "розділи" (сині).

Під стрічкою розташовано поле "ім'я", яке дозволяє перейменовувати "клітини", а потім праворуч - область, яка дозволяє створювати всі важливі "формули". Якщо наведіть курсор на кожну піктограму, можна побачити призначення кожної кнопки, але ми найбільше турбуємося про широку область, де будуть відображатися наші формули і функції.

Нарешті, робочий лист розміщується в «стовпці» (позначені літерами) і «рядки» (позначені цифрами). Кожне розташування - це "клітинка", а група комірок відома як "діапазон". Якщо у вас є кілька аркушів у книзі, ви можете швидко перегортати їх за допомогою вкладок, які видно нижче аркуша. Нижче, у сірому рядку стану, можна налаштувати перегляд сторінки та рівень масштабування.

Це все, досить просто, і лише короткий огляд деяких термінів, які ви зустрінете в цій серії HTG School.

Що таке функція?

Функція - це обчислення або операція, яка повертає результат. Входи у функції називаються "аргументами".

Всі функції починаються зі знака рівності [=]. Таким чином, Excel знає, що не розглядати аргументи як текст. Наприклад, = AVERAGE (2,4) є функцією, але AVERAGE (2,4) - це рядок тексту. Без знаку рівності, Excel не обчислить результат. Аргументами цієї функції є 2 і 4.

Зверніть увагу, що Excel використовує літери верхнього регістру для переліку функцій, але ви можете використовувати літери нижнього або верхнього регістру під час їх написання.

У програмі Excel "Бібліотека функцій" можна знайти на вкладці "Формули".

Є 13 категорій функцій, деякі з яких:

• Математичний: AVERAGE () - обчислює середнє значення ряду чисел.
• Дата і час: DATEVALUE () - перетворює рядок тексту, подібний до "30 листопада 2013", на номер, щоб ви могли використовувати цей номер в інших функціях дати і часу. Ви не можете робити математику з датами, якщо ви не конвертуєте їх у числа першими. Ми детально пояснюємо це на уроці 4.
• Text: LEN () - повертає довжину рядка. Наприклад = LEN ("Excel") - 5.
• Логічна: IF () - функція IF () написана як = IF (, потім A, ще B). Отже, якщо “test” є істинним, то результат A; якщо "тест" не відповідає дійсності, тоді B.
• Пошук і довідка: вони потрібні для пошуку значень в іншому місці таблиці. Наприклад, VLOOKUP виглядає в таблиці значень, щоб знайти одну клітинку.

Як ви могли використовувати цей останній? Ну, щоб отримати день тижня в тексті з функції дати. Ви можете використовувати VLOOKUP для сканування таблиці, щоб перетворити це число на щось легше для розуміння, наприклад, "середа".

Існують також спеціальні функції для фінансової, інженерної та статистичної інформації, які перелічені окремо в меню «Додаткові функції».

Що таке Формула?

Формула - це комбінація "операторів", "операндів" і "функцій".

Наприклад, функція = SUM додає список чисел (вона так часто використовується, що вказана в першому меню в Excel, скорочено грецькою літерою Sigma (Σ), що є позначенням, яке математики використовують для підсумовування серії ).

Ви використовуєте формулу, як робити розрахунок вручну. Наприклад, ви можете помістити свій сімейний бюджет у формулу:

Залишається готівкою = (4 * тижнева зарплата) - іпотека - продовольча - комунальні послуги

Оператори множать [*] і віднімають [-]. Операнди - це цінності "щотижнева зарплата", "іпотека", "їжа" і "комунальні послуги".

Імена та адреси

Значення "їжа" та інші операнди - це імена, які ви визначаєте в Excel. Без "імені" вам доведеться використовувати "адресу".

Адреса комірки записана за допомогою позначення рядка-стовпця. Рядки задаються цифрами і стовпцями, літерами. Перша комірка в таблиці - A1. Коли ви досягли кінця алфавіту, рядки пронумеровані AA, AB, BA, BB і так далі.

Формули можуть бути складнішими, ніж сімейно-бюджетний приклад. У середній школі ви дізналися, що область кола - радіус раз pi в квадраті або πr².

У Excel ви можете написати це за допомогою формули = PI () * радіус ^ 2.

Тут PI () є функції що повертає число 3.14, а “радіус” - це “ім'я”, яке ми надали клітці, яка містить радіус; "оператори" є експонентом (^) і множником (*).

Порядок і порядок

Дужки використовуються для позначення порядку та пріоритету у розрахунках.

Площу кола можна також записати πrr, але не (πr)², так що вам потрібно зрозуміти порядок і пріоритет, щоб отримати правильну відповідь. Експоненти оцінюються до множення, тому в цьому випадку дужки не потрібні. Функція квадратикує радіус спочатку, потім помножує її на Pi.

Якщо ви хочете усунути будь-які сумніви, ви можете бути явними і писати = Pi * (радіус ^ 2).

Ми вивчимо порядок і пріоритет далі в Уроці 2. \ t.

Далі йде далі…

Для решти цієї серії ми зосередимося на чотирьох ключових областях:

Урок 2: Визначення та створення формул

Щоб розпочати роботу, першим елементом, який слід вивчити, є створення формул і розуміння основних правил:

• Як створити формулу
• Оператори розрахунку
• Порядок і пріоритет
• Продемонструйте, як функція використовується у формулі

Урок 3: Довідка та форматування осередків

У цьому уроці ми обговорюємо три типи посилання на клітинку (відносний, абсолютний та змішаний), форматування, спосіб переміщення або копіювання та формулювання, а також циркулярні посилання.

Припустимо, у вас є формула в комірці B1, яка говорить = A1 * 2. Якщо ви скопіюєте цю формулу в комірку B2 (одна клітинка праворуч), то посилання на клітинку теж змінюється.

Нова формула говорить B1 * 2. Ви можете використовувати знак долара ($), щоб закріпити посилання на комірку, щоб копіювання не змінилося там, де він вказує (не хвилюйтеся, ми розглядаємо це трохи).

Урок 4: Корисні функції, які ви повинні знати

Цей урок пояснює деякі з найбільш часто використовуваних функцій і як ми можемо застосувати їх у корисних розрахунках і як «вкласти» функції.

Щоб вкласти функцію, слід помістити одну функцію в іншу. Наприклад, якщо ви хочете дізнатися, який день сьогодні є, напишіть = WEEKDAY (NOW ()).

NOW () дає сьогоднішню дату, а WEEKDAY () перетворює його на число від 1 до 7. NOW () є "вкладеним" всередині WEEKDAY ().

Урок 5: Розширені функції: Якщо, Вкладені-Якщо і Пошук

Якщо ви хочете створити складні моделі або алгоритми, вам потрібно знати, як поєднувати функції логіки і пошуку, включаючи IF і вкладені IF заяви і пошуки, включаючи VLOOKUP і HLOOKUP.

Прикладом функції пошуку є = COLUMN (). Це дає номер стовпця посилання на клітинку, наприклад, A = COLUMN (A1).

Ми також коротко розглянемо зведені таблиці. Зведена таблиця використовується для вилучення значення з даних. Наприклад, ви можете взяти список продажів і згрупувати їх по регіонах або продавців, щоб дати вам підсумки для кожного.