Версії, порівняння та об'єднання документів

Для останнього уроку в цій серії Geek School ми поговоримо про відстеження версій у Word та порівняння та об'єднання документів.

ШКОЛА НАВІГАЦІЇ

1. Використання шаблонів для забезпечення спільного макета та форматування
2. Відстеження змін, внесених до документа
3. Використання коментарів для вказівки змін у документі
4. Обмеження та захист документів і шаблонів
5. Версії, порівняння та об'єднання документів

Функція версій у Word була видалена в останніх версіях Word. У Word 2013 єдиний спосіб отримати доступ до попередніх версій документа в Word - це відкриття попередніх автоматично збережених (автоматично збережених) версій документа. Можна також відкривати нещодавно збережені документи. Однак у Word не існує жодної формальної версії. Ми покажемо вам альтернативу, яку можна легко додати до Word безкоштовно, що забезпечить цю можливість.

Якщо декілька людей працювали над різними копіями одного файлу, замість використання функції Track Changes на одній копії файлу можна порівняти дві версії файлу, щоб побачити відмінності. Word містить інструмент порівняння, який дозволяє порівнювати два файли, якщо вони мають різні назви файлів. Ми покажемо, як використовувати цю функцію і як читати результати порівняння.

Крім порівняння документів, можна поєднати документи після їх порівняння. Ми покажемо вам, як об'єднати дві версії одного документа, а також як легко об'єднати два різних документа, якщо кілька авторів працювали над окремими частинами документа.

Після внесення всіх змін, необхідних порівнянь та об'єднання документів можна легко обмінюватися документом за допомогою Microsoft OneDrive. Ви також можете використовувати OneDrive у будь-якому місці процесу співпраці, щоб надати доступ до документа іншим рецензентам.

Слідкуйте за версіями документа

Word використовував функцію формалізації версій, яка дозволила зберігати різні версії документа в самому документі. Ця функція відпала, і єдиний спосіб отримати попередні версії документа - це функція автоматичного збереження або доступ до незбережених документів, якщо вони доступні.

За промовчанням Word автоматично зберігає ваш документ через певні проміжки часу. Це функція автоматичного збереження. Щоб повернутися до попередньо автоматично збереженої копії документа, перейдіть на вкладку "Файл" і виберіть пункт "(автозбереження)" зі списку в розділі "Версії".

Ви також можете збільшити або зменшити інтервал для функції автоматичного збереження в Word.

Якщо ви закрили документ випадково без збереження, або ви втратили живлення, а комп'ютер несподівано вимкнуто, ви можете відновити незаписані документи. Для цього натисніть вкладку «Файл» і натисніть кнопку «Керування версіями» на екрані «Інформація». Виберіть "Відновити незбережені документи" у спадному меню.

Якщо доступні незбережені файли, вони будуть вказані в діалоговому вікні «Відкрити», що відображається.

Альтернативи для збереження версій документа Word

Існують альтернативи для додавання системи версій до Word. Одним з них є надбудова для Word, яка називається "Зберегти версії", а інша - плагін, який працює з зовнішньою програмою керування версіями під назвою Perforce.

Надбудова Зберегти версії дозволяє легко зберігати пронумеровані версії документа Word з файлу.

Perforce - це програма контролю версій, яка доступна безкоштовно для до 20 користувачів. Вони надають плагін для Microsoft Office, який дозволяє файли Microsoft Word, Excel, PowerPoint і Project легко зберігати та керувати в програмі Perforce з програм.

Порівняйте дві версії одного й того ж документа

Якщо рецензент забув скористатися функцією "Відстеження змін", і ви не заблокували його в документі, ви можете порівняти дві версії документа і прийняти та відхилити зміни на основі порівняння. Все, що вам потрібно, це ваш оригінальний документ і переглянутий документ. Кожен файл повинен мати іншу назву.

Функції «Порівняти» та «Об'єднати» подібні, але кожен має свою мету. Якщо у вас є лише два документи, які ви хочете порівняти, і жоден з них не містить відстежуваних змін, скористайтеся функцією "Порівняти". Якщо у вас є два або більше документів, які містять відстежені зміни, і вам потрібно відстежувати, хто змінив, що і коли, скористайтеся функцією "Об'єднати", описану нижче в цьому уроці.

Щоб порівняти оригінальні та переглянуті версії документа, натисніть "Порівняти" у розділі "Порівняти" на вкладці "Огляд" і виберіть "Порівняти" у спадному меню.

ПРИМІТКА. Не можна порівнювати два документи, якщо будь-яка з них захищена для відстежуваних змін або застосовується будь-який захист документів. Видаліть захист документів, щоб продовжити порівняння документів. Щоб дізнатися, як розблокувати функцію відстеження змін та урок 4, див. Урок 2. Для отримання відомостей про видалення обмежень форматування та редагування з документа та пароля, призначеного для документа, щоб відкрити його.

У діалоговому вікні «Порівняти документи» виберіть «Вихідний документ» з розкривного списку.

Виберіть "Виправлений документ" з розкривного списку. У розділі "Пересмовлений документ" вкажіть мітку, яка буде застосована до змін, щоб ви знали, хто їх вніс у вікні редагування "Зміни мітки з". Це може бути ім'я користувача або що завгодно.

Натисніть "Додатково", щоб отримати доступ до додаткових параметрів.

У розділі "Параметри порівняння" виберіть елементи, які потрібно порівняти в двох документах. За замовчуванням вибрано всі елементи.

ПРИМІТКА: елемент "Вставки і видалення" завжди сірий і завжди перевіряється. Коли ви використовуєте "Порівняти" або "Об'єднати", вставки та видалення завжди порівнюються.

У розділі "Показати зміни в" виберіть порівняти символ за символом ("Рівень символів") або слово за словом ("рівень Word"). "Рівень символів" дозволяє побачити точні зміни, які були зроблені. Наприклад, якщо оригінальний документ містить слово "до", а в переглянутому документі є слово "теж", до якого було додано "o", налаштування "рівень слова" покаже вам, що "до" було замінено на " Однак, параметр "Рівень символів" покаже, що додано "o".

За замовчуванням функція "Порівняти" вносить зміни до нового документа, як показано у розділі "Показати зміни в". Проте ви можете вносити зміни до "Оригінального документа" або "Переглянутого документа".

Натисніть "ОК", коли ви зробите свій вибір.

Здійснюється порівняння між двома документами, і зміни відображаються у вказаному документі. У нашому прикладі ми вирішили прийняти стандартне відображення змін у новому документі. "Оригінальний документ" і "Переглянуті документи" обидва відображаються в панелі праворуч від "Порівняльного документа", який буде використовуватися для посилання. Їх не можна редагувати.

Якщо ви не бачите панель, що містить оригінальні та переглянуті документи, натисніть "Порівняти" у розділі "Порівняти" на вкладці "Огляд". Потім виберіть "Показати вихідний документ", а потім "Показати обидві". Ви також можете вибрати "Показувати оригінал" або "Показувати повторно", якщо ви не хочете переглядати.

Панель «Огляд», що коротко обговорюється в Уроці 2 і більш детально на Уроці 3, також відображається ліворуч від «Порівняльного документа».

У документі "Порівняння" можна пройти через відстежені зміни, як обговорюється в Уроці 2, приймати або відхиляти кожну зміну.

Потім збережіть документ, що порівнюється, з іншою назвою, і у вас буде документ, що містить зміни як з оригінальних, так і з перероблених документів.