Обмеження та захист документів і шаблонів

Обмеження та захист документу гарантує, що ви є кінцевою владою над його прогресом.

ШКОЛА НАВІГАЦІЇ

1. Використання шаблонів для забезпечення спільного макета та форматування
2. Відстеження змін, внесених до документа
3. Використання коментарів для вказівки змін у документі
4. Обмеження та захист документів і шаблонів
5. Версії, порівняння та об'єднання документів

Незважаючи на те, що іншим рецензентам можна запропонувати зміни та внести коментарі до документа, можуть виникнути випадки, коли ви хочете обмежити їх редагуванням та зміною форматування..

Крім того, ви можете змусити всіх відстеження змін або обмеження рецензентів лише коментувати. Вся справа в цьому полягає в тому, щоб переконатися, що ваш документ не може бути змінений таким чином, що не відповідає вашому баченню або стилю.

У цьому уроці ми покажемо, як обмежити форматування та типи редагування, які можуть виконувати інші рецензенти у вашому документі. Після того, як документ близький до кінцевого стану, можна позначити його як остаточний, щоб уникнути випадкових змін.

Крім того, ви можете обмежити доступ до свого документа, щоб включити лише свою команду рецензентів. Ми покажемо, як захистити паролем ваш документ. Потім ви можете повідомити лише своїй команді пароль, і ніхто не зможе відкрити документ.

Ми розпочнемо роботу, ввівши обмеження форматування в документі.

Обмежити форматування в документі

Коли ви розповсюджуєте документ, щоб інші могли переглянути його, ви можете не бажати, щоб вони змінювали форматування документа. Word дозволяє обмежити всі або деякі теми та стилі, а також дозволити рецензентам змінювати деякі теми та стилі. Для цього натисніть кнопку "Обмежити редагування" в розділі "Захистити" вкладки "Огляд".

Праворуч від основного тексту відображається панель «Обмежити редагування». У розділі "Обмеження форматування" виберіть "Обмежити форматування до вибору стилів" і натисніть посилання "Налаштування ...".

У діалоговому вікні «Обмеження форматування» всі стилі у вікні «Перевірені стилі в даний час дозволені» вибрані за замовчуванням. Щоб вибрати лише певні стилі, які будуть використовуватися в документі, ви можете скористатися кнопкою «Ні», щоб вилучити всі стилі, а потім вибрати ті, які ви хочете дозволити. Можна також використовувати рекомендовані мінімальними стилями Word, натиснувши "Рекомендований мінімум". Якщо потрібно, виберіть додаткові обмеження в розділі "Форматування" внизу діалогового вікна і натисніть "ОК", коли буде зроблено.

Наступне діалогове вікно відображає запит, чи потрібно видалити стилі, які не допускаються. Ми не рекомендуємо. Це може виявитися, що ви хочете використовувати ці стилі в документі в майбутньому. Інші рецензенти не зможуть їх змінити або застосувати.

Натисніть "Ні", щоб зберегти стилі, які не дозволені у вашому документі.

Перш ніж застосувати ці обмеження, ви повинні розпочати забезпечення захисту. Ми обговоримо це після показу, як обмежити редагування.

Обмежити редагування в документі

На додаток до обмеження форматування для рецензентів документа, ви також можете обмежити тип редагування рецензентів може виконувати на документі. На панелі "Обмежити редагування" встановіть прапорець "Дозволити лише цей тип редагування в документі" і виберіть опцію зі спадного списку, щоб вказати тип редагування, який ви бажаєте дозволити у вашому документі. Можна дозволити іншим рецензентам лише відстежувати зміни, вводити коментарі або заповнювати форми. Ви можете навіть обмежити документ таким чином, щоб інші люди могли його читати і не вносити ніяких змін.

Ви можете запитати, яка різниця між обмеженням редагування лише відстежуваними змінами і утриманням “Track Changes” заблокованими, як обговорюється в Уроці 2. Насправді немає різниці; функціональність однакова. Ви можете скористатися будь-яким методом, який вам буде легше.

Ви можете вказати винятки для обмеженого форматування та редагування або людей, яким дозволено вільно редагувати документ. Натисніть посилання "Інші користувачі ..." у розділі "Винятки (необов'язково)" на панелі "Обмежити редагування".

У діалоговому вікні "Додати користувачів" можна додати користувачів з поточного комп'ютера, з домену якого входить поточний комп'ютер, або ввести адресу електронної пошти. Розділіть всіх користувачів і адреси електронної пошти крапкою з комою і натисніть кнопку "ОК" після завершення.

Люди, яких ви додали на діалоговому вікні "Додати користувачів", відображаються в полі "Індивідууми" в розділі "Винятки (необов'язково)" на панелі "Обмежити редагування". Виберіть документ або частину документа, який потрібно змінити, а потім встановіть прапорець для цієї особи в полі "Особи".

Тепер, коли ви обмежили форматування та редагування документа за бажанням, ви повинні сказати Word, щоб він почав застосовувати захист, щоб він набув чинності. У розділі "Почати правозастосування" на панелі "Обмежити редагування" натисніть кнопку "Так, щоб почати захист".

У діалоговому вікні «Почати забезпечення захисту» переконайтеся, що вибрано параметр «Пароль», двічі введіть пароль і натисніть кнопку «OK».

Зверніть увагу, що пароль не є необхідним і не захищає документ повністю (документ не зашифрований). Це просто допомагає запобігти виключенню обмежень форматування та редагування.

Якщо ви вибрали "Аутентифікація користувача", ви, ймовірно, побачите таку помилку:

"Ваш пристрій не налаштовано для керування правами на інформацію (IRM). Щоб налаштувати IRM, увійдіть до Office, відкрийте існуюче повідомлення або документ, захищений IRM, або зверніться до служби підтримки. ”

Рекомендується використовувати пароль. Це набагато простіше.

Після того, як обмеження були введені в дію, на панелі "Обмежити редагування" відображається відповідний текст, який дозволяє рецензенту виконувати лише дозволені завдання редагування та форматування..