Керування та мітки вхідних повідомлень

У сьогоднішньому уроці ми допоможемо вам зрозуміти, як краще класифікувати папку "Вхідні" та організувати повідомлення за допомогою міток і деяких попередньо визначених, але налаштованих вкладок.

ШКОЛА НАВІГАЦІЇ

1. Знайомство з Gmail
2. Мобільний додаток, складання пошти та розмови
3. Керування та мітки вхідних повідомлень
4. Фільтри пошти та система зірки
5. Додатки, підписи та безпека
6. Запрошення та відповіді на відпочинок
7. Використовуйте Gmail як список завдань
8. Кілька облікових записів, клавіатурних скорочень та віддаленого виходу
9. Використовуйте свій обліковий запис Gmail для доступу до інших облікових записів
10. Поради щодо потужності та лабораторії Gmail

Після того, як ваш обліковий запис Gmail отримає певну кількість парів і ви почнете отримувати купу повідомлень, ви захочете навчитися приборкати торрент у більш керовані потоки. Фільтри Gmail дозволяють керувати вхідними повідомленнями електронної пошти, допомагаючи зберігати менш важливу електронну пошту та фільтрувати її на мітку. Перш ніж почати вивчення фільтрів у уроці 4, вам потрібно буде дізнатися, як створювати та етикетки, еквівалентні папки Gmail, і про це ми будемо говорити сьогодні.

По-перше, ми поговоримо про автоматизований інтерфейс вкладки Gmail, Пріоритетні папки "Вхідні" та всі налаштування, які вони містять.

Автоматично категоризуйте папку "Вхідні", використовуючи налаштовувані вкладки

Тепер Gmail пропонує автоматичні категорії вкладок для вхідних повідомлень. Ця функція розбиває папку "Вхідні" на "Основні", "Соціальні", "Акції", "Оновлення" та "Форуми"..

В основному, повідомлення, отримані для певних типів сайтів або певного вмісту, можуть бути зібрані в різних частинах папки "Вхідні". Це може призвести до менш заваленого папки "Вхідні".

Виберіть вкладки, які відображаються в папці "Вхідні"

Ці вкладки можна налаштовувати, дозволяючи вибирати, які вкладки ви бажаєте отримати в папці "Вхідні". Щоб змінити видимі вкладки, натисніть піктограму плюс праворуч від вкладок.

Відобразиться діалогове вікно «Вибір вкладок для включення». Установіть прапорці для вкладок, які потрібні для вхідних повідомлень.

ПРИМІТКА. Якщо ви сховали вкладку, повідомлення з цієї категорії відображатимуться на вкладці "Основна". Також текст на вкладках не може бути змінений, і ви не можете додавати власні вкладки. Замість цього використовуйте спеціальні мітки (обговорюються в наступному розділі), щоб додатково класифікувати ваші повідомлення.

Ви також можете вибрати, які вкладки відображатимуться у папці "Вхідні" на вкладці "Вхідні" на екрані "Налаштування", у розділі "Категорії".

Організуйте ваші повідомлення за допомогою стилів та настройок вхідних повідомлень

Стилі папки "Вхідні" дозволяють організувати папку "Вхідні" Gmail таким чином, що найкраще підходить вам. Ви можете організувати свою папку "Вхідні" за допомогою вбудованих вкладок, як згадувалося раніше в цьому уроці, або в розділи, такі як "Непрочитані", "Зірвані" і "Важливі".

Змініть тип вхідних повідомлень

Щоб змінити стиль на іншу папку вхідних повідомлень, відкрийте вікно «Налаштування» та натисніть вкладку «Вхідні».

У розділі "Тип папки" "Вхідні" виберіть зі спадного списку тип папки "Вхідні".

Кожен тип папки "Вхідні" має власні налаштування. Після вибору типу «Вхідні» параметри для цього типу відображаються під вибором типу «Вхідні». Внесіть зміни до налаштувань і натисніть "Зберегти зміни".

Також можна швидко змінити деякі налаштування стилю папки "Вхідні" безпосередньо в папці "Вхідні", натиснувши стрілку вниз, розташовану в крайньому правому куті кожного заголовка розділу.

Довідка Gmail надає опис типів вхідних повідомлень. Не соромтеся експериментувати з різними стилями папки "Вхідні", щоб дізнатися, що найкраще підходить для вас. Якщо ви передумали, ви завжди можете повернутися до стандартного значення.

Також можна швидко змінити стиль папки "Вхідні", перемістивши курсор миші над позначкою "Вхідні" і натиснувши стрілку вниз, яка відображається. Виберіть потрібний стиль папки "Вхідні" у спадному меню "Тип папки" Вхідні ". Зверніть увагу, що переміщення миші над кожним стилем надає короткий опис кожного типу.

Організуйте та класифікуйте повідомлення за допомогою міток

Ми коротко познайомили вас з лейблами в Уроці 1 цієї серії. Мітки дозволяють організовувати повідомлення електронної пошти за категоріями. Вони подібні до папок, однак, на відміну від папок, можна застосувати декілька міток до одного повідомлення.

ПРИМІТКА: Gmail підтримує максимум 5 000 міток, включаючи підтеки. Якщо ви перевищуєте це обмеження, ви можете виявити, що ваш досвід роботи з Gmail є більш повільним, і ви можете відчувати помилки. Видаліть мітки, які ви більше не використовуєте. Видалення міток не видаляє повідомлення.

Створіть нову мітку

Ви можете створювати власні власні ярлики, щоб організувати свою поштову скриньку та навіть переміщувати повідомлення з папки "Вхідні" до міток (у якості папок). Ми покажемо, як створити мітку, вкладену під іншою міткою, наприклад підпапку в папці.

Щоб створити нову спеціальну мітку, яка буде основною папкою, натисніть "Додатково" у списку міток з лівого боку головного екрана Gmail.

Коли список розширюється, натисніть посилання "Створити нову мітку".

Введіть назву мітки в полі "Будь ласка введіть нове ім'я етикетки" у діалоговому вікні "Нова позначка". Натисніть "Створити", щоб завершити створення нової мітки.

ПРИМІТКА. Оскільки це батьківська мітка, яка буде містити суб-мітку, ми не будемо вставляти цю мітку.

Щоб створити під-мітку під батьківським міткою, яку ви щойно створили, знову натисніть "Створити нову мітку".

У діалоговому вікні «Нова етикетка» введіть назву під-етикетки, яку потрібно створити, у вікні редагування «Будь ласка введіть нове ім'я етикетки». Установіть прапорець "Мітка гнізда під", виберіть у спадному списку батьківську позначку, яку ви щойно створили, і натисніть "Створити".

Ви також можете створити вкладену мітку, ввівши батьківську мітку, а потім косу риску (/), а потім ввівши назву вкладеної мітки - все у вікні редагування "… new label name". Наприклад, ми можемо ввести "Особисте / Друзі" у вікні редагування і не встановити прапорець "Мітка гнізда під".

ПРИМІТКА: батьківська мітка повинна вже існувати для створення вкладеної мітки під нею. Не можна одночасно створювати обидві мітки. У нашому прикладі, перш ніж створювати вкладену мітку "Друзі", потрібно створити мітку "Особиста".

Вкладена мітка виглядає наступним чином.

Новий батьківський ярлик, з вкладеним ярликом, також додається до списку міток, доступних на кнопці дій "Ярлики", а також до списку міток, доступних у кнопці дії "Перемістити в".

Застосування міток до повідомлень

Існує два способи застосування міток до повідомлень. Мітки можна застосовувати до повідомлень, залишаючи повідомлення в папці "Вхідні". Ви також можете переміщати повідомлення на мітки, оскільки їх можна перемістити в папки. Ми покажемо вам обидва методи.

Застосовуйте мітки до повідомлень, залишаючи їх у папці "Вхідні".

Цей метод дозволяє легко застосовувати декілька міток до одного повідомлення.

Щоб застосувати позначку до повідомлення, зберігаючи повідомлення в папці "Вхідні", встановіть прапорець ліворуч від повідомлення, щоб вибрати його (або відкрийте повідомлення). Потім натисніть кнопку дії "Ярлики" і виберіть у спадному меню одну або кілька міток.

Пам'ятайте, що до повідомлення можна застосувати декілька міток. Меню "Ярлики" не зникає після вибору міток, тому можна одночасно вибрати декілька міток.

Щоб застосувати вибрані мітки до повідомлень, натисніть кнопку «Застосувати» у нижній частині меню.

Потім етикетки відображаються ліворуч від рядка теми повідомлення.

Якщо у вас довгий список міток, ви можете почати вводити назву мітки після натискання кнопки дії "Мітки", щоб знайти позначку в списку.

Застосуйте мітку до повідомлення та перемістіть його з папки "Вхідні"

Щоб застосувати позначку до повідомлення та одночасно перемістити повідомлення з папки "Вхідні", перетягніть повідомлення до потрібної мітки зі списку ліворуч. Під час переміщення миші над списком вона буде розгорнута, щоб відобразити мітки, які можуть бути приховані в даний час.

Зверніть увагу, що ви можете використовувати цей метод для ідентифікації повідомлення як спаму, крім використання кнопки "Повідомити про спам". Просто перетягніть повідомлення, що порушує, у ярлик "Спам".

Переміщення повідомлення до мітки "Кошик" видаляє повідомлення. Це те ж саме, що і вибір повідомлення, або його відкриття, і натискання кнопки "Видалити".

Відкрийте мітку

Відкриття мітки подібне до відкриття папки. Усі повідомлення, пов’язані з цією міткою, перелічені. Щоб відкрити ярлик, натисніть потрібну мітку у списку міток з лівого боку головного екрана Gmail. Якщо потрібна мітка не відображається, натисніть кнопку "Додатково", щоб отримати доступ до повного списку.

Відображаються всі повідомлення, пов'язані з цією позначкою. Зверніть увагу на пошуковий термін у полі "Пошук". Gmail автоматично заповнює вікно «Пошук» відповідним фільтром для відображення вибраних повідомлень. Далі ми обговоримо фільтри на цьому уроці.

Зауважте, що якщо ви застосуєте позначку до повідомлення, не перемістивши повідомлення на цю позначку (а з папки "Вхідні"), а потім відкрийте ярлик, у повідомленні відображатиметься мітка "Вхідні", що вказує на те, що повідомлення зберігається в папці "Вхідні".

Щоб повернутися до папки "Вхідні", клацніть мітку "Вхідні" у списку ліворуч.

Якщо ви хочете перемістити повідомлення назад до папки "Вхідні", просто відкрийте папку міток, щоб отримати доступ до повідомлення, і перетягніть повідомлення назад до папки "Вхідні". Зауважте, що до цього повідомлення додається позначка.

Видалення мітки з повідомлення

Якщо ви вирішите, що ви не бажаєте використовувати певну позначку, пов'язану з повідомленням, її можна легко видалити.

Для цього виберіть повідомлення, використовуючи прапорець ліворуч від повідомлення, або відкрийте повідомлення. Натисніть кнопку дій "Етикетки", вилучіть позначку у спадному меню, яке потрібно видалити з повідомлення, після чого натисніть "Застосувати".

ПРИМІТКА. Одночасно можна видалити декілька міток з повідомлення. Просто виберіть усі мітки, які потрібно видалити, у спадному меню "Ярлики", перш ніж натиснути "Застосувати".

Зміна кольору мітки

Ви можете призначити кольори для міток, щоб ви могли легко їх помітити в папці "Вхідні". За замовчуванням всі мітки пофарбовані світло-сірим фоном і темно-сірим текстом. Позначка "Особисті / Друзі" на зображенні нижче використовує колір за умовчанням. Інші ярлики, "Школа HTG" та "Адміністратор", мають інші кольори, які застосовуються до них.

Щоб змінити колір на мітці, наведіть курсор миші на потрібну позначку. Натисніть стрілку вниз, розташовану праворуч від мітки, щоб отримати доступ до її спадного меню.

Наведіть курсор миші на опцію "Label color" і виберіть комбінацію тексту і кольору, натиснувши на неї.

Ви також можете скористатися параметром "Видалити колір", щоб видалити колір з мітки і повернутися до стандартного.

Якщо ви не хочете, щоб будь-яка з відображених комбінацій, ви можете вибрати спеціальну комбінацію, натиснувши "Додати власний колір". Виберіть "Фоновий колір" і "Колір тексту" в діалоговому вікні "Додати власний колір", що відображається.

Перегляньте вибрану комбінацію, де написано "Попередній перегляд кольору мітки".

Налаштуйте доступ одним клацанням до стандартних та спеціальних міток Gmail

Ви можете легко створити доступ до міток одним клацанням.

Для цього відкрийте ярлик, як ми обговорювали в цьому уроці, а потім перетягніть позначку сторінки з адресного рядка на панель закладок. Тепер можна натиснути цю закладку, щоб отримати доступ до всіх повідомлень, пов’язаних із цією міткою.

Приховати та показувати мітки в Gmail

Якщо у вас довгий список міток у Gmail, ви можете побачити певні ярлики, які ви використовуєте частіше при приховуванні решти.

Приховати мітку

Щоб приховати мітку в Gmail, натисніть ярлик, який хочете приховати, у списку міток під кнопкою "Створити" і перетягніть його на посилання "Додатково" під списком видимих ​​міток.

ПРИМІТКА: Посилання "Більше" стає посиланням "Менше" під час переміщення ярлика до нього.

Мітка переміщується таким чином, щоб вона відображалася нижче "Категорії", яка відображається після натискання кнопки "Додатково" для розширення списку міток. Якщо посилання "Менше" доступне, а не посилання "Більше", "Категорії" можна переглядати, просто переміщуючи курсор миші на список міток.

Зробити приховану мітку видимою

Щоб показати приховані позначки, натисніть кнопку "Додатково" (якщо необхідно), щоб відобразити розділ "Категорії". Натисніть і перетягніть потрібну мітку з розділу "Категорії" до мітки "Вхідні".

Мітка повертається до основного списку міток, в алфавітному порядку.

Сховати попередньо встановлені ярлики системи Gmail, такі як позначені зірочкою, надіслані повідомлення, чернетки, спам або кошики

Попередньо встановлені мітки Gmail також можуть бути приховані. Щоб приховати будь-яку з цих міток, натисніть "Додатково" у списку міток.

Натисніть "Керування мітками" в розділі "Категорії".

Відобразиться екран «Налаштування».

У розділі "Системні мітки" знайдіть мітку системи, яку хочете приховати, і натисніть посилання "Приховати" в стовпці "Показати в списку міток".

ПРИМІТКА: Мітка не повністю прихована, а переміщується під посиланням «Додатково».

Доступ до налаштувань міток на екрані налаштувань

Доступ до екрана налаштувань «Ярлики» також можна отримати за допомогою кнопки «Налаштування». Протягом цієї серії ми будемо посилатися на різні частини екрана "Налаштування". Процедура доступу до "Налаштування" завжди буде однаковою.

Щоб отримати доступ до інструментів фільтру на екрані "Налаштування", натисніть кнопку "Налаштування" (передача) у верхньому правому куті головного вікна Gmail.

Потім у спадному меню виберіть "Налаштування".

На екрані "Налаштування" можна отримати доступ до налаштувань "Ярлики", "Фільтри", "Вхідні", "Теми" та інші частини та функції Gmail.

Приховати ярлики без непрочитаної пошти автоматично в Gmail

Завдяки можливості приховати мітки та автоматично направляти повідомлення в ці ярлики за допомогою фільтрів (див. Наступний розділ), можливо, цікаво, як швидко дізнатися, чи є у вас непрочитані повідомлення в прихованих мітках. Ви можете легко вибрати, щоб показати приховані мітки, коли в них є непрочитані повідомлення. Таким чином, ви не пропустите жодних важливих повідомлень.

Щоб налаштувати Gmail, щоб він приховував мітки, якщо вони не містять непрочитаних повідомлень, перейдіть на екран налаштувань "Ярлики", використовуючи один із попередньо згаданих методів.

Для кожної системи та користувальницької мітки, яку потрібно приховати, якщо вона не містить непрочитаних повідомлень, натисніть посилання "Показати, якщо не прочитано".

Зверніть увагу, що у списку міток "System" можна приховати лише позначки "Draft" і "Spam", якщо вони не містять непрочитаних повідомлень. Ця функція не поширюється на "Категорії" та "Кола".

Ви можете швидко застосувати це налаштування до всіх власних міток, натиснувши стрілку вниз поруч із пунктом "Показувати в списку міток" у верхній частині розділу "Ярлики" і вибравши "Показати все, якщо не прочитано" у спадному меню.

Далі йде далі…

Це підводить нас до кінця Уроку 3. Ви повинні мати досить чітке розуміння того, як зберегти вашу поштову скриньку організованою, використовуючи різні вкладки, стилі та налаштування. Краще за все, ви на шляху до освоєння електронної пошти за допомогою міток!

У наступному уроці ми розширимо наше обговорення міток, щоб включити фільтри - наприклад, як використовувати фільтри для автоматичного застосування міток, а також про те, як брати існуючі фільтри та експортувати їх до іншого облікового запису Gmail.

Потім, щоб закрити речі, ми вводимо зіркову систему, яка допомагає вам відстежувати важливі листи.