5 ефективних способів збереження ваших файлів під контролем

Ваш комп'ютер - це цифрові джунглі. Це так просто взяти чистий і охайний дизайн робочого місця і перетворити його в величезний безлад. Занадто багато файлів, і вони повсюди. Необхідні файли дизайну стають майже неможливими. Отже, як ви зберігаєте свої файли з-під контролю? Ну, вам пощастило, тому що є 5 ефективних способів зберегти ваші файли під контролем.

Але спочатку: чому наші комп'ютери та файли дизайнів так легко виходять з-під контролю? З тієї ж причини так багато людей мають брудні кімнати і неорганізовані шафи і фізичні робочі місця. За винятком множення на 100, так легко створювати файли комп'ютерного дизайну, які не займають фізичний простір.

На щастя, не так вже й важко тримати комп'ютер під контролем. Додайте щіпку здорового глузду, змішайте з тире самодисципліни, і повторіть, повторіть, повторіть. Не хвилюйтеся - це звучить більше роботи, ніж вона є. Просто прирівняйте його до чищення зубів: як тільки ви звикли робити ці речі, ви навіть не помітите цього. Ви, звичайно, будете керувати комп'ютером і створювати файли.

Добре, без подальших сутичок, ось такі 5 ефективних способів зберегти ваші файли під контролем.

1. Безжально видаляти старі та непотрібні файли

(Зображення: Mixy Lorenzo)

Це може здатися очевидним, але іноді найчастіші кроки сенсу не враховуються. Забудьте про будь-яке програмне забезпечення для продуктивності, робочі процеси для оптимізації файлів, а також будь-яку іншу безглуздість продуктивності: просто видаляти старі та непотрібні файли.

Це те ж саме, що очищення кімнати або організація фізичних файлів. Ви проходите через свої речі, і, дивлячись на предмет, ви вирішуєте: чи це стосується чогось важливого? Якщо ні, то безжально викидайте його. Ось як ви залишаєтеся організованими: мінімізуючи кількість матеріалів, які у вас є. Немає трюків або секретів.

Цей метод не відрізняється, коли мова йде про файли дизайну комп'ютера. Переглядаючи файли, вирішіть, чи кожен з них має відношення до чогось важливого. Якщо це не так, то безжалісно видаліть його - вам знову не знадобиться, і це просто загрожує ваше цифрове робоче місце. Зазвичай ці файли є старими файлами проекту, такими як попередні креслення графіки та конструкцій, а також застарілі файли веб-сайтів.

Це приємно і все, але коли ви повинні безжалісно видаляти старі і непотрібні файли? Адже практично всі ненавидять прибирання своєї кімнати.

Ну, так само, як можна звести до мінімуму необхідність запланувати очищення вашої кімнати, піклуючись про об'єкт, як тільки ви зіткнетеся з нею, так само ви повинні вирішити, чи потрібно видалити файл, коли ви зіткнетеся з ним. Що веде нас до №2 ...

2. Зробіть негайні дії на файли, які ви зустрічаєте

(Зображення від John Britton)

Найкращий спосіб уникнути необхідності впорядкування сортування та очищення файлів дизайну комп'ютера - це не мати необхідності. Кожен раз, коли ви стикаєтеся з файлом, негайно вживайте відповідних дій.

Але ви, без сумніву, зайняті чувак або гал. У вас є речі, місця для роботи. Ви не можете скинути все, що ви робите, і подбайте про кожний з файлів. Отже, як ви вирішуєте, коли потрібно вжити заходів? Використовуйте правило 5 хвилин: якщо негайне втручання у файл буде тривати 5 хвилин або менше, подбайте про нього, як тільки ви зіткнетеся з ним.

Звучить знайомо? Це тому, що це “під впливом” популярною книгою Девіда Аллена GTD: Отримання речей. У ньому він каже, що ви можете уникнути накопичення довгого списку справ, негайно піклуючись про завдання, з яким ви зіткнетеся, якщо це займе не більше хвилини..

Це стосується і файлів дизайну комп'ютера:

• Знайшли напівфабрикат логотипу? Оберніть його і відправте.
• Практично зроблено з фрагментом коду? Завершіть його.
• У вас є група файлів, для яких ви більше не знаєте? Переглядайте їх, вирішуйте і видаляйте при необхідності.

Отже, # 1 і # 2 допомагають контролювати ваші файли. Але є ще один істотний елемент, який є…

3. Майте якомога менше папок

(Зображення Стіва Райана)

Створіть лише декілька папок для вашого виду роботи та будьте загальними з категорією. Замість того, щоб отримувати нішу з незліченними папками (наприклад, "вектори" або "фотошоп" або що завгодно), просто є такі речі, як "логотипи" і "сайти". Або ви можете мати папки для кожного проекту, і будь-який тип файлу, який пов'язаний з ним, заходить там.

Навіщо це робити? Дві причини:

1. Відсутність паралічу: є файл логотипом, веб-сайтом або частиною проекту? Просто викиньте його у відповідну папку і зробіть з нею.
2. Фільтр "Занадто багато файлів": коли ви бачите, що папка заповнюється занадто багато файлів, ви будете більш схильні видаляти старі та непотрібні. Подібно до того, як бачити в кімнаті занадто багато матеріалу, а не ховати його в ящиках та інших кімнатах.

Уникайте надмірного визначення назв і категорій папок. Чим конкретніше ви називаєте папку, тим більше категорій ви матимете. І з більшою кількістю категорій, вам доведеться вирішити, де йде новий файл. Швидше за все, це не буде точно вписатися в один з них, так що ви довільно вибрати один. Потім, коли настав час організувати більше файлів, ви подумаєте, до якої категорії ви вибрали останній раз подібний файл. Не кажучи вже про незрозуміле знання категорії, до якої належить кожний файл.

Чому б просто не використовувати якусь систему тегування? Тоді ви можете позбутися папок взагалі, чи не так? Хоча в теорії це має працювати, насправді це заохочує вас створювати і зберігати занадто багато файлів.

Ось що станеться:

1. Ви позначаєте свої початкові файли, відчуваючи, що ви зможете легко їх знайти пізніше, виконавши пошук за допомогою тегів.
2. Ви стаєте ліберальними з тегами, створюючи занадто багато тегів, які є занадто специфічними - це через параліч нерішучості, оскільки ви не можете вибирати між двома тегами і вирішили створити новий спеціально для цього файла.
3. У результаті ви маєте занадто багато тегів, які перевершують пошук матеріалів.
4. Що ще гірше, тому що ви не відчували необхідності у збереженні низького числа файлів, тепер у вас є більше файлів, ніж якщо б вони постійно були видимі в загальній папці, в якій ви дивилися.

4. Функції автоматичної організації каналу

(Зображення Марка Себастьяна)

Функції автоматичного упорядкування (думаю, функція автоматичного перейменування та сортування iTunes, але застосована до всіх файлів) є немезидом збереження файлів під контролем. Вони заохочують створення і збереження ліберальних файлів. Хоча спочатку здається прекрасним, чим більше файлів у вас є, тим менше ви будете знати, де все знаходиться.

Чому не просто видаляти файли, коли вони старі або непотрібні? Функція автоматичної організації заохочуватиме вас не видаляти. Схоже на функцію Gmail ніколи не видаляти-просто шукати. Але на відміну від електронної пошти, де ви маєте лише один тип контенту (текст) і, таким чином, легко шукати, ваші файли важко шукати таким чином. Немає простого способу пошуку всередині вмісту, особливо для візуальних і аудіофайлів. Таким чином, єдина річ, з якою вам доведеться працювати, - це імена файлів і, можливо, деякі мета-описи, позначені на ньому. Це рецепт перевантаження файлів.

Не використовуючи жодних функцій автоматичної організації, ви будете відповідати за кожен створений вами файл. Ви побачите його і зверніть увагу на це хоча б один раз, так що ви будете більш усвідомлювати кожен файл на вашому комп'ютері. Таким чином, ви отримаєте краще відчуття, коли ваші файли отримують контроль - і коли вам потрібно безжалісно видалити.

5. Консолідація файлів, коли це можливо

(Зображення Альдо Гонсалеса)

Це просто. Якщо ви можете якось консолідувати два або більше файлів в один, то ви, звичайно, матимете менше файлів. І менша кількість файлів - менше перешкод.

Іншою перевагою консолідації файлів стає легше знайти те, що ви шукаєте. Ваші файли стають більш організованими. Як? Ви, звичайно, матимете відповідний вміст всього в одному файлі, тому не потрібно шукати декілька файлів, які належать до одного проекту.

Як ви збираєтеся консолідувати ваші файли?

• Для тексту просто скопіюйте / вставте відповідний вміст з декількох файлів в один основний текстовий файл.
• Для візуального дизайну можна копіювати / вставляти різні елементи та варіації в один основний графічний файл.

Кожна велика і незначна графіка додаток підтримує шари і маркування і групування з них, так що скористайтеся цим. Це можуть бути варіації логотипу або декілька аспектів більшого дизайну - все в одному графічному файлі.

Звичайно, не кожен тип файлу або вміст може бути консолідований. Код, наприклад. Ось чому вищезгадане називається “коли це можливо” - робити все можливе, і будь-яка сума, яка допомагає зменшити кількість файлів, є чистим прибутком.

Ефективно зберігайте свої файли під контролем

Сподіваюся, що ці 5 способів не були лише порно продуктивності: речі, щоб читати, щоб уникнути фактичної роботи, яка отримує бажані результати у вашому житті. Ні, вони були написані з наміром бути дієвими речами, які можна розпочати зараз, щоб зберегти комп'ютер і розробити файли з-під контролю.

Ніхто не хоче активно організовувати та керувати своїми комп'ютерними та дизайнерськими файлами. Таким чином, ці 5 способів допоможуть вам сформувати звички, які уникнуть необхідності зробити це. І, як і з будь-якими звичками, найважливішим є просто розпочати їх.

Нагадуємо 5 ефективних способів керування файлами:

1. Безжально видаляти старі і непотрібні файли
2. Дійте негайно на файли, які ви зустрічаєте
3. Майте якомога менше папок
4. Функції автоматичної організації каналів
5. Коли це можливо, об'єднайте файли

Ваша черга: які інші способи допомогли вам ефективно керувати комп'ютером і створювати файли?

Примітка редактора: Цей пост написано Олег Мохов для Hongkiat.com. Олег Мохов - наймобільніший у світі електронний музикант, ентузіаст веб-дизайну та візуального дизайну, а також співзасновник музичного магазину Soundtrackster, який отримує премію..