6 порад щодо відсутності безглуздих зустрічей
Незалежно від того, чи це було спеціально або заплановано, більшість зборів, схоже, не допомагають взагалі, коли справа доходить до виконання роботи. Ви могли б подумати, що залучення всіх, хто бере участь у проекті, щоб сісти і розмовляти через проблеми, які з'явилися, а потім провести мозковий штурм для шляхів їх вирішення, були б корисними так чи інакше. Ці хлопці в WebEx говорять, що зустрічі безглузді. І я цілком впевнений, що більшість з вас згоден, тому що хтось пішов і зробив це: калькулятор, щоб зрозуміти, скільки грошей було витрачено лише на зустрічі!
Жарти осторонь, погано керованих зустріч буде відбирати співробітників від того, що вони платять робити, залишаючи телефони без нагляду, електронні листи без відповіді. І найгірше, більшість часу люди йдуть від зустрічі з більшою кількістю, ніж виконані - великий, тільки що я потребував, більше речовини зробити. Але це не означає, що зустрічі повинні бути повністю виведені з робочого місця. Ось кілька пропозицій, які допоможуть прискорити справу під час зустрічі.
1. Пройшли через шістдесят хвилин
Це повинно бути злочином, коли засідання триватимуть більше години. Чорт, це повинно бути гріх для заплановано тривають так довго. Логіка проста: Який сенс відводити своїх працівників від своєї роботи, щоб вони могли розмова про те, що вони роблять?
(Джерело зображення: Fotolia)
Якщо це лише звіт, вони завжди можуть надіслати вам пропозицію або зробити це за допомогою вкладення електронною поштою розміром 23 КБ. Якщо все, що ви хочете, тримаєтеся в контурі, очолюйте відділ у вашому офісі або візьміться з ним після роботи, отримайте потрібну інформацію, а потім відпустіть їх назад у дику природу через 15 хвилин.
Щотижневі зустрічі прогресу навряд чи можуть бути корисними, оскільки більшість робіт потребує більше тижня, щоб досягти успіху, і це б нерозумно просто сидіти і дивитися один на одного, якщо нам нічого не повідомляти.
Справа в тому: Зустрічі мають підвищити продуктивність, а не затримувати процеси. Зробіть кожну зустріч важливою, і зробіть їх підрахунком.
2. Кивнув, не вказуйте
Існує багато зустрічей, де в основному розмовляла одна людина, і всі інші погоджувалися з мовиер. Якщо зустрічі були там для того, щоб почути підтримку людей ехо, ви могли б також розмістити запис промовця в кімнаті для зустрічей, щоб кожен кивнув.
(Джерело зображення: Fotolia)
Щоб виправити це, у кімнаті є лише ті, хто приймає рішення. І ти хочеш тих, хто не боїться говорити своїм розумом. Ви хочете, щоб виконавчий директор, який буде боротися за шматок бюджету вашого відділу, там. Ви хочете, щоб менеджер, який може відвернути додаткове та нерелевантне навантаження, виступав від вашого імені. Ви хочете, щоб цей сміливий ваш керівник сказав вашому босу: "Ні, Папа. Ми ні отримуючи вас новий автомобіль. Команда хоче поїхати в Бангкок цього року, і ми збираємося випити шампанське в польоті!
Справа в тому: Якщо ви збираєтеся застрягти у зустрічі, маючи невелику різноманітність прийнятих рішень, це зробить це вашою годиною.
3. Про що ми знову говоримо?
Скільки разів під час зустрічі хтось із ваших однолітків запитав у свого менеджера щось невідповідне до теми, і вони витрачають щонайменше (іншу) годину, намагаючись розібратися, коли ви займаєтеся телефоном, намагаючись не виглядати роздратованим?
Це не рідкість, коли в думках випливає думка про несподіване запитання, але якщо відповісти на це запитання, і всі інші питання, що входять до переліку порядку денного, залишається без відповіді, це вплине на продуктивність роботи інших працівників.
(Джерело зображення: Fotolia)
Зробіть його точкою, щоб мати a обмежені кількість порядку денного для досягнення через кожну зустріч, і переконатися, що той, хто очолює засідання, досягає попередньо встановлених порядків денних; не більше, не менше. Використовуйте шістдесятихвилинну позначку як стимул для того, щоб якнайшвидше звільнити програми. Якщо є інші речі, на які слід звернути увагу, і якщо це тільки між ними кілька людей замість всієї команди, яка сидить у кімнаті для переговорів, попросіть їх взяти її на вулицю, до або після зустрічі.
Справа в тому: Слідкуйте за тим, щоб ваші зустрічі стояли.
4. Ідеї дешеві; приходять з рішеннями
Ніщо не означає поганий кінець зустрічі, ніж мати учасників, які приходять з порожнім розумом. В даний час порожні пропозиції просто не скоротять. Боси хочуть запису доріжок. Менеджери хочуть повернути інвестиції. Керівники хочуть здійснити. І вони не просто хочуть запалити лампочки, вони хочуть довести, що ідея може і волі роботи. Щоб отримати це доказ, ви повинні спочатку зробити ваше дослідження.
(Джерело зображення: Fotolia)
Коли ви цього не зробите, це відбудеться.
Ashkin Fureit: Ви знаєте, що, я думаю, ми повинні спробувати перейти на нового постачальника.Ти: Кого ви маєте на увазі?Ashkin Fureit: О, я не знаю нових постачальників. Я просто думала, що це гарна ідея перейти на нову, оскільки ця завжди запізнюється.
Група починає проходити м'яч, витрачаючи ще 15 хвилин, перш ніж перейти до наступного порядку денного. На наступному засіданні все ще використовується той самий постачальник.
Якщо Ашкин вже мав у своїх руках контакти альтернативних постачальників, їхні котирування та запропоновані терміни поставки, команда могла вирішити там, а потім який новий постачальник взяти. Ця проблема була б вирішена менш ніж за п'ять хвилин.
Справа в тому: Прийміть власність своїх ідей і почніть вперед. Перестаньте пропонувати блискучі ідеї, просто чекаючи, поки хтось інший виконає її.
5. Кришталево чисте просто може вирізати його
Як часто ви виходили з зустрічі, думаючи, що ваш менеджер сказав одне, але це не те, що ви чули? Очистіть все, перш ніж вичищати. Якщо зв'язок є постійною проблемою, хороша ідея, щоб ваш менеджер повторив себе, поки у вас є інші свідки.
(Джерело зображення: Fotolia)
Справа в тому: З'ясуйте цілі вашої команди перед тим, як ви почнете бігати на різних воротах.
Якщо це не спрацює, спробуйте наступну пораду.
6. Дайте мені хвилину
Протоколи зустрічей - це чудові інструменти, які допоможуть вам працювати, якщо ви знаєте, як правильно їх виконувати. По-перше, вона повинна мати ряд речей: що було вирішено; що потрібно зробити і хто відповідає за це; і терміни для цього. Перше, що забезпечить, щоб зустріч була дійсно корисною для чогось, друга гарантувала, що кожному було призначено відповідні ролі, а третій буквально змушує їх потіти..
(Джерело зображення: Fotolia)
Якщо ви виходите, не знаючи, що тільки що відбулося в залі для переговорів, хвилина допоможе вам і всім іншим підняти ваші опори правильно. Інакше, для чого зустрічаються?
Справа в тому: Ніхто не обдурять, коли все підписують.
Висновок
Краще знати, ніж узагальнювати, тому я б хотів знати ваші погляди на зустрічі: чи працюють вони? Чи потрібні вони сьогодні на робочому місці? Ваш офіс відмовився від напруженого щотижневого або щомісячного ритуалу - офісної зустрічі? Поділіться своїми думками в розділі коментарів нижче.
