Використовуйте функції резюме для підсумовування даних в Excel

Для тих, хто регулярно використовує Excel, кількість вбудованих формул і функцій для узагальнення та маніпулювання даними є вражаючою. Excel буквально використовується всіма: від студентів у фінансовому класі до менеджерів хедж-фондів на Уолл-стріт. Це надзвичайно потужний, але в той же час дуже простий.

Для тих, хто тільки починає роботу з Excel, однією з перших груп функцій, які ви повинні дізнатися, є зведені функції. До них відносяться SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL і AGGREGATE. Ці функції найкраще використовуються на числових даних.

У цій статті я покажу вам, як створити формулу і вставити функцію в таблицю Excel. Кожна функція в Excel приймає аргументів, які є значеннями, необхідними для обчислення виходу.

Розуміння формул і функцій

Наприклад, якщо потрібно додати 2 і 2 разом, функція буде SUM і аргументами будуть числа 2 і 2. Зазвичай ми пишемо це як 2 + 2, але в Excel ви пишете це як = SUM (2 + 2). Тут можна побачити результати цього простого додавання двох буквальних чисел.

Хоча з цією формулою немає нічого поганого, це дійсно не потрібно. Можна просто набрати = 2 + 2 в Excel і що б також працювало. У Excel, коли ви використовуєте функцію типу SUM, більш доцільно використовувати аргументи. З SUM Функція Excel очікує принаймні двох аргументів, які будуть посиланнями на клітинки в електронній таблиці.

Як ми посилаємося на комірку у формулі Excel? Ну, це досить просто. Кожен рядок має число, кожен стовпець має букву. A1 - це перша клітинка електронної таблиці у верхньому лівому кутку. B1 буде клітиною праворуч від A1. А2 - клітина безпосередньо нижче А1. Досить легко?

Перш ніж написати нову формулу, давайте додамо деякі дані в стовпці А і В для роботи. Ідіть вперед і введіть випадкові числа від A1 до A10 і B1 до B10 для нашого набору даних. Тепер перейдіть до D1 і введіть = SUM (A1, B1). Ви повинні побачити результат просто значення A1 + B1.

Є кілька речей, які потрібно відзначити під час введення формули в Excel. По-перше, ви помітите, що при введенні першої відкритої дужки ( після назви функції Excel автоматично повідомить вам, які аргументи використовує ця функція. У нашому прикладі це показує номер 1, number2, Ви розділяєте аргументи з комами. Ця особлива функція може приймати нескінченне число значень, тому що так працює функція SUM.

По-друге, ви можете ввести посилання на клітинку вручну (A1), або натиснути на клітинку A1 після введення відкритої дужки. Excel також виділить клітинку того ж кольору, що й посилання на клітинку, щоб ви могли точно побачити відповідні значення. Таким чином, ми підсумували один ряд разом, але як можна підрахувати всі інші рядки без повторного введення формули або копіювання та вставки? На щастя, Excel робить це легко.

Наведіть курсор миші на правий нижній кут комірки D1, і ви помітите, що він змінюється з білого хреста на знак чорний плюс.

Тепер натисніть і утримуйте кнопку миші. Перетягніть курсор вниз до останнього рядка з даними, а потім відпустіть його в кінці.

Excel досить розумний, щоб знати, що формула повинна змінюватися і відображати значення в інших рядках, а не просто показувати вам той самий A1 + B1. Замість цього ви побачите A2 + B2, A3 + B3 і так далі.

Існує й інший спосіб використання SUM це пояснює іншу концепцію аргументів в Excel. Припустимо, ми хотіли підвести підсумки всіх значень від A1 до A12, то як би ми пішли про це? Ми могли б набрати щось подібне = SUM (A1, A2, A3 тощо), але це дуже багато часу. Кращим способом є використання діапазону Excel.

Щоб підсумувати A1 до A12, все, що нам потрібно зробити, це тип = SUM (A1: A12) з двокрапкою, що розділяє дві посилання на клітинки замість коми. Можна навіть набрати щось подібне = SUM (A1: B12) і він буде підсумовувати всі значення в A1 через A12 і B1 через B12.

Це був дуже загальний огляд використання функцій і формул в Excel, але цього достатньо, щоб ви могли почати використовувати всі функції підсумовування даних.

Функції підсумків

Використовуючи той же набір даних, ми будемо використовувати решту функцій зведення, щоб побачити, які номери можна обчислити. Почнемо з РАХУВАТИ і COUNTA функції.

Тут я увійшов РАХУВАТИ функція в D2 і COUNTA функцію в E2, використовуючи А2: А12 діапазон як набір даних для обох функцій. Я також змінив значення в A9 на текстовий рядок Здрастуйте щоб показати різницю. РАХУВАТИ тільки підраховує клітини, які мають числа, в той час як COUNTA підраховує клітини, які містять текст і цифри. Обидві функції не враховують пусті клітинки. Якщо потрібно перерахувати порожні клітинки, скористайтеся пунктом COUNTBLANK функції.

Далі йдуть СЕРЕДНЯ, MEDIAN і РЕЖИМ функції. Середнє є очевидним, медіана середнього числа в наборі чисел, а режим є найпоширенішим числом або числами в наборі чисел. У нових версіях Excel у вас є MODE.SNGL і MODE.MULT тому що може бути більше одного числа, яке є найпоширенішим числом у наборі чисел. Я використовував B2: B12 для діапазону в прикладі нижче.

Рухаючись далі, можна розрахувати MIN, MAX і STDEV для набору чисел B2: B12. Функція STDEV обчислить, наскільки широко розкидані значення від середнього значення. У нових версіях Excel у вас є STDEV.P і STDEV.S, який обчислюється на основі всієї популяції або на основі вибірки, відповідно.

Нарешті, є ще дві корисні функції LARGE і МАЛИЙ. Вони приймають два аргументи: діапазон комірок і k-е найбільше значення, яке потрібно повернути. Отже, якщо ви хочете отримати друге найбільше значення в наборі, ви будете використовувати 2 для другого аргументу, 3 для третього найбільшого числа і т.д.. МАЛИЙ працює так само, але дає вам k-й найменший номер.

Нарешті, викликається функція АГРЕГАТ, яка дозволяє застосовувати будь-яку з інших функцій, згаданих вище, але також дозволяє робити ігнорування прихованих рядків, ігнорувати значення помилок тощо. Можливо, вам не доведеться використовувати його часто, але ви можете дізнатися більше про це тут у разі необхідності.

Отже, це основний огляд деяких з найбільш поширених функцій у Excel. Якщо у Вас виникли питання, не соромтеся розмістити коментар. Насолоджуйтесь!