Пошук електронної пошти Outlook від відправника, дату, ключове слово, розмір і багато іншого

Пошук по електронній пошті Outlook може виявитися важким завданням, якщо ви хтось на зразок мене з декількома файлами PST і десятками тисяч електронних листів, що охоплюють десятиліття. Більшість корпоративних середовищ використовують Outlook для електронної пошти, і багато хто в кінцевому підсумку мають бізнес і особисту електронну пошту, збережені в Outlook.

У старих версіях Outlook потрібні були додаткові компоненти третьої сторони, такі як Xobni, для швидкого пошуку електронної пошти. На щастя, з часів Office 2010 компанія Microsoft створила функцію пошуку, яка фактично працює, і дозволяє швидко знаходити повідомлення електронної пошти за допомогою різноманітних фільтрів. Ви можете шукати текст, адреси, вкладення, відправників тощо, і ви можете фільтрувати за датою, розміром, темою, важливістю та іншим.

У цій статті я покажу вам, як переконатися, що всі ваші електронні листи індексуються системою Windows, а потім, як виконувати різні типи пошуків залежно від того, що ви шукаєте.

Зауважте, що ця стаття припускає, що ви працюєте над Office 2010, 2013 або 2016, оскільки ці версії є найкращими для пошуку.

Увімкнути індексування

Перш ніж виконувати блискавичні пошуки в Outlook, потрібно переконатися, що всі ваші електронні листи проіндексовані. Щоб перевірити це, перейдіть і натисніть у вікні пошуку, яке відображається у верхній частині поштової скриньки електронної пошти.

Натиснувши в полі пошуку, ви побачите Інструменти пошуку на стрічці з'явиться вкладка. Праворуч, натисніть Інструменти пошуку а потім натисніть кнопку Параметри пошуку.

Під Джерела, натисніть на Параметри індексування кнопки.

Це приведе вас до Windows Параметри індексування екран, де можна вибрати та вибрати різні місця, які потрібно індексувати. Якщо ви не бачите Microsoft Outlook у списку потрібно натиснути на Змінити кнопки.

Давайте, перевірте Microsoft Outlook а потім натисніть кнопку ОК.

Windows почне індексувати повідомлення електронної пошти негайно, і ви можете перевірити, коли це буде зроблено, натиснувши Статус індексу у Пошукові засоби, як показано вище.

Ви побачите повідомлення, в якому вказується, скільки елементів буде індексовано та після завершення буде сказано, що Outlook завершив індексацію всіх ваших елементів. Тепер давайте дізнаємося, як шукати в Outlook.

Виконання пошуку в Outlook

Щоб розпочати пошук у Outlook, натисніть Вхідні або натисніть на певну папку. Якщо ви натиснете на папку "Вхідні", ви помітите, що вікно буде Пошук поточної поштової скриньки перераховані. Ви можете натиснути на маленьке випадаюче меню праворуч і вибрати з інших варіантів Поточна папка, Підпапки, і Усі елементи Outlook.

При натисканні на папку "Вхідні", Поточна поштова скринька автоматично вибирається. Це призведе до пошуку поштової скриньки у всій поштовій скриньці, включаючи все, що міститься в папці "Вхідні", "Надіслані", "Видалені елементи", "Вихідні" тощо. Поточна папка, який буде шукати лише електронну пошту в цій папці, не включаючи підтеки.

Якщо у вас є папка з підтеками, переконайтеся, що вибрано Підпапки зі спадного списку, щоб шукати лише вкладені папки.

Тепер, коли ми розуміємо це, давайте дізнаємося, як виконувати різні типи пошуку в Outlook. Існує два способи цього: використання стрічки "Пошук" або використання синтаксису пошукового запиту. Як ви могли б сказати, остання опція є більш технічною, але дозволяє створювати деякі складні пошуки.

Використання інструментів пошуку в Outlook

Давайте почнемо з більш легкого методу, який буде працювати добре для більшості людей. Натисніть у полі пошуку, як тільки ви вибрали папку "Вхідні" або папку, а потім натисніть Інструменти пошуку на стрічці. Давайте подивимося на всі різні варіанти.

На крайньому лівому - це Область застосування, який є таким же, як випадаюче поле, про яке я згадував вище. Далі йде Результати, який не буде активним, доки ви не виконаєте пошук. За промовчанням Outlook покаже лише останні елементи, які відповідають пошуковому запиту, і можуть не показувати всі результати. Ви можете натиснути Включити старі результати щоб показати всі результати, або перейдіть до нижньої частини результатів пошуку та виберіть Показати більше.

Уточнити де ми можемо дійсно розібратися і знайти саме те, що ми шукаємо. По-перше, як шукати точний текст в Outlook? Припустимо, ви хочете знайти всі листи з вашим SSN або з певним словом. У цих випадках ви просто використовуєте подвійні лапки.

Вище я шукав слово Шерлок шляхом розміщення його в подвійних лапках. Якщо слово знаходиться в рядку теми, воно буде виділено жовтим кольором. Коли ви натискаєте будь-яку з електронних листів, ви також побачите виділене вам слово, що зручно.

Це один із найпоширеніших типів пошуків. Інший поширений пошук здійснюється відправником. Це дуже легко зробити в Outlook. Просто натисніть на Від на стрічці і почніть вводити ім'я особи або адресу електронної пошти.

Якщо ви хочете додати більше критеріїв пошуку, як тільки побачити електронні листи від певного відправника, у яких є вкладення, просто натисніть кнопку Має вкладення кнопки.

Ви можете продовжувати додавати більше фільтрів для зменшення набору результатів електронної пошти. Більшість інших варіантів досить зрозумілі, наприклад, як непрочитані, позначені, важливі і т.д. Якщо ви хочете шукати дату, ви можете натиснути на цьому тижні, і ви отримаєте кілька варіантів, таких як "Цей тиждень, цей місяць" Рік і т.д., але це все.

Якщо ви хочете здійснити пошук за датою або зробити щось подібне до пошуку найдавніших повідомлень електронної пошти в Outlook, вам слід скористатися параметром Розширений пошук або синтаксисом запиту. Почнемо з Розширеного пошуку. Щоб потрапити до нього, потрібно знову натиснути на Інструменти пошуку та вибрати Розширений пошук.

Зауважте, що цей пошук шукає лише поточну теку, вибрану за замовчуванням. Якщо ви хочете шукати все, ви повинні натиснути на Огляд у верхньому правому куті.

Якщо ви хочете шукати все, виберіть Вхідні, а потім перевірте Пошук підпапок внизу.

Тепер на головному екрані пошуку ви побачите Час у самому низу, але це дає вам тільки ті ж параметри, що й у випадаючому меню на стрічці. Щоб зробити більш розширений пошук, потрібно натиснути на Додатково на вкладці.

Тут ви повинні створити власні критерії пошуку. Натисніть на Поле,потім перейдіть до Поля дати / часу і виберіть Отримано. Тепер натисніть Стан і прокрутіть донизу, поки не побачите інші параметри на або після, на або раніше, і між ними.

Якщо ви виберете між ними, потім можна ввести дати, наприклад 01/01/2005 та 12/31/2005 а потім натисніть кнопку Додати до списку. Ось як виглядає мій пошук.

Зауважте, що ви можете продовжувати додавати більше критеріїв до списку, щоб звузити результати. У наведеному вище прикладі я збираюся отримати всі електронні листи в цьому діапазоні дат, які, ймовірно, будуть занадто великими.

Якщо ви хочете знайти найстарішу електронну пошту в Outlook, оберіть на або раніше а потім просто введіть будь-яку дату, яку ви вважаєте досить старою.

Налаштуйте дату в залежності від кількості отриманих листів. Слід шукати найстарішу електронну пошту у всьому файлі Outlook, щоб було досить просто.

Іншим популярним пошуком є ​​пошук найбільшої електронної пошти у вашому файлі PST. Для цього натисніть кнопку Більше вибору на вкладці Розширений пошук і ви побачите опцію розміру внизу. Виберіть більш чим а потім введіть значення в кілобайтах. Наприклад, якщо ви бажаєте знайти електронні листи розміром більше 5 МБ, ви повинні ввести 5000.

Це лише деякі з пошуків, які можна виконати за допомогою розширеного пошуку. Крім того, ви можете ввести все це у вікно пошуку, використовуючи синтаксис пошуку та отримати ті ж результати. Наприклад, я можу просто ввести повідомлення:> 5 МБ і отримати ті ж результати.

Я не буду переглядати всі інші параметри пошуку в цій публікації, оскільки у Microsoft є сторінка зі списком різних варіантів синтаксису пошуку. Сподіваємося, за допомогою інструментів, наведених вище, ви зможете знайти потрібний електронний лист. Насолоджуйтесь!