Підручник з основ Microsoft Excel - Навчання використанню Excel

Якщо у вас встановлено Microsoft Office, але ніколи раніше не торкалися Excel, тому що ви або не знали, як його використовувати, або не знали, що він може зробити для вас, то ви повинні прочитати цей пост про навчання як використовувати Excel!

Microsoft Excel - це потужна програма для роботи з електронними таблицями, яка може бути використана для будь-яких речей, від простої бази даних, аж до повноцінної програми Windows, повної з формами, макросами та додатками Windows. Ви можете використовувати Excel для розрахунку оплати автокредиту, графічних даних, керування записами клієнтів, збереження адресної книги тощо.

Excel в даний час використовується більшістю великих фінансових установ для щоденного аналізу фінансових даних. Вона має величезний спектр фінансових функцій, формул і доповнень, що дозволяє використовувати Excel для зберігання та аналізу даних у простий, швидкий спосіб.

У цьому навчальному посібнику ми розглянемо основи програми Excel: створення робочих книг, використання робочих таблиць, введення даних, використання формул тощо, щоб ви могли стати комфортними з програмним забезпеченням і починати навчатися самостійно, граючи з ним.

Перші кроки в Excel

Спочатку давайте відкриємо Excel і подивимося на інтерфейс програми. Відкрийте Excel і буде створено нову книгу. Робоча книга - це об'єкт верхнього рівня в Excel. Він містить робочі листи, які містять всі фактичні дані, з якими ви будете працювати. Робоча книга починається з трьох робочих аркушів, але ви можете додавати або видаляти робочі таблиці в будь-який час до тих пір, поки у цій робочій книзі є принаймні один аркуш..

Тепер, залежно від використовуваної версії Excel, наступний екран може виглядати зовсім іншим. Microsoft змінила інтерфейс від Office 2003 до 2007 і 2010 і, нарешті, в 2013 році. На жаль, я повинен вибрати версію, щоб написати цей підручник, і в даний час я вибираю Excel 2010, тому що це правильно між 2007 і 2013 і всі три Версії використовують новий інтерфейс стрічки. Office 2013 просто робить вигляд більш чистим, але загальне розташування залишається тим самим.

Зверху у вас є стрічка Excel з кількома вкладками, а також велика кількість маленьких піктограм у верхній частині панелі швидкого доступу. Ці маленькі піктограми дозволяють виконувати дуже поширені функції Excel, наприклад, додавання або видалення рядків у робочому аркуші або заморожування панелей тощо..

Якщо ви хочете налаштувати інтерфейс стрічки, тобто додати кнопку або параметр, які ви пропустили зі старішої версії Excel, це можна зробити, натиснувши Файл і натиснувши Опції.

Тепер натисніть Налаштувати стрічку внизу ліворуч і ви зможете додати або видалити будь-який можливий варіант, який ви, можливо, захочете. За замовчуванням вона показує вам популярні команди, але ви можете натиснути на випадаюче меню, щоб побачити всі можливі опції для різних вкладок. Крім того, один варіант, який мені дуже подобається - це вибір Команди Не на стрічці зі спадного списку. Таким чином, ви можете легко побачити, які команди вже не на стрічці, а потім додати будь-які відчуття, що вам знадобляться.

У нижній частині екрана відображатимуться три аркуші, названі Sheet1, Sheet2 і Sheet3. Це номер за замовчуванням, з якого починається кожна книга Excel.

На старих версіях Excel область завдань розташовувалася у правій частині екрану, проте тепер її було видалено, і всі функції були переміщені на вкладку Файл. Тут можна виконувати багато загальних завдань, таких як відкриття робочої книги, створення нового, друк і багато іншого.

Початок роботи з Excel

Найкращий спосіб дізнатися що-небудь - це зробити щось корисне, а Excel - найкращий приклад цього! Скажімо, ви викладач середньої школи або коледжу, і ви хочете стежити за оцінками ваших учнів, обчислювати їх середнє значення і повідомляти найменшу оцінку, яку вони повинні отримати на своєму випускному іспиті для того, щоб пройти клас.

Звучить як проста проблема, і це (як тільки ви отримаєте формулу у вашій голові)! Excel може зробити це для вас дуже швидко, так що давайте подивимося, як.

Перш за все, давайте введемо деякі дані в клітинки в Excel. У Excel стовпці позначені, починаючи з A і продовжуючи до Z і далі. Осередок - це просто конкретний номер рядка і стовпець, тобто A1 є першою коміркою в робочому аркуші Excel.

Напишемо Студенти в колодязь A1 а потім введіть A через E як імена студентів, які продовжують стовпці А, як показано нижче:

Тепер давайте ввійдемо Тест 1, Тест 2, і Випробування 3 у клітини B1, C1 та D1 відповідно. Тепер у нас є сітка 5 × 4, так що давайте заповнимо деякі підроблені тестові оцінки, як показано нижче:

Тепер давайте вивчимо деякі основи форматування комірок в Excel. Зараз наша таблиця не виглядає дуже приємно, оскільки текст і номери порівнюються по-різному, а заголовки не візуально відокремлені від даних. По-перше, давайте центруємо всі дані, щоб речі виглядали краще. Натисніть на клітинку A1 і перетягніть мишу до клітинки D6 щоб виділити весь набір даних:

Потім перейдіть на вкладку Домашня сторінка та натисніть кнопку Вирівнювання центру кнопки. Ця сітка тепер красиво сконцентрована з усіма даними безпосередньо під заголовками.

Тепер давайте подивимося більше, як ми можемо форматувати клітини Excel. Давайте змінимо колір першого рядка на щось інше, щоб ми могли чітко відокремити заголовок від даних. Натисніть на клітинку A1 і перетягніть мишу, утримуючи кнопку до комірки D1. Клацніть правою кнопкою миші та виберіть Формат клітин.

На даний момент у вас є два варіанти. Ви побачите на зображенні вище, нормальне меню правої кнопки миші, яке починається з Cut, Copy, і т.д., але ви також помітите, що плаваюча панель інструментів прямо над меню. Це плаваюче меню є свого роду популярною панеллю інструментів, яка дозволяє швидко змінювати шрифт, змінювати розмір тексту, форматувати клітинку як гроші або відсоток, дозволяє змінювати колір фону або шрифту і додавати межі клітинки. Це зручно, тому що вам не потрібно відкривати діалогове вікно Format Cells окремо і робити це там.

Якщо вам потрібно виконати деякі більш просунуті форматування, не доступні на панелі швидкого налаштування, відкрийте діалогове вікно. У цьому підручнику я покажу вам метод діалогу, щоб його можна було побачити. У діалоговому вікні Формат клітин натисніть кнопку Шаблони і виберіть колір з палітри. Я вибрав жовтий, щоб зробити його чітким.

Натисніть "ОК", і тепер ви побачите, що колір для вибраних комірок змінено.

Давайте також додамо деякі межі між клітинками, так що якщо ми вирішимо роздрукувати лист Excel, між усіма будуть чорні лінії. Якщо не додавати межі, рядки, які ви бачите в Excel за замовчуванням, не друкуються на папері. Виберіть всю сітку і перейдіть до Формат клітин знову. На цей раз перейдіть до Кордон на вкладці. Натисніть на Зовні і Всередині і ви повинні побачити маленьке вікно дисплея безпосередньо під кнопками, відповідно, змінюватиметеся рамки.

Натисніть кнопку ОК, і ви повинні мати чорні лінії між усіма клітинами. Так що тепер ми відформатували нашу сітку, щоб виглядати набагато краще! Ви можете зробити цей тип форматування для своїх даних так само, як ви вважаєте за потрібне.

Використання формул і функцій в Excel

Тепер давайте перейдемо до найцікавішої частини: використання функцій Excel і формул, щоб дійсно щось зробити! Тому ми хочемо спочатку розрахувати середню оцінку для наших 5 студентів після перших трьох іспитів. Excel має середню функцію, яку ми можемо використовувати для автоматичного обчислення цього значення, але ми збираємося зробити це трохи по-іншому, щоб продемонструвати формули та функції.

Додайте заголовок із заголовком Сума у стовпці F і Сер у стовпці G і форматувати їх так само, як ми зробили інші клітинки заголовка.

Тепер спочатку будемо використовувати функцію суми Excel для обчислення суми трьох класів для кожного студента. Натисніть на клітинку F2 і введіть “= сума (Без котирування. Символ = повідомляє Excel, що ми плануємо ввести цю форму у цю клітинку. Коли ви набираєте перші дужки, програма Excel покаже маленьку мітку, яка показує, які типи змінних ця функція приймає.

Слово SUM - це вбудована функція в Excel, яка обчислює суму вказаного діапазону клітин. У цей момент після першої дужки можна вибрати діапазон осередків, які потрібно підсумувати! Не потрібно вводити клітини один за одним! Вибирайте клітинки B2 до D2, і ви побачите, що формула автоматично оновлюється і є синьою.

Після вибору діапазону введіть заключну дужку (Shift + 0) і натисніть Enter. А тепер у вас є сума цифр! Не занадто сильно правильно !? Тим не менш, можна сказати, що це було б королівським болем, щоб зробити це за набір з 100 або 500 студентів! Ну, є простий спосіб автоматично копіювати формулу для інших студентів.

Натисніть на клітинку F2 а потім повільно перемістіть мишу до нижнього правого краю клітини. Ви помітите, що курсор змінюється від білого білого хреста до вузького чорного хреста, а нижній правий край клітини - це невеликий чорний ящик..

Натисніть і утримуйте мишу, коли вона змінюється, а потім перетягніть її до рядка останнього студента. І з цим Excel використовує ту ж формулу, але оновлює поточні комірки рядків так, що сума обчислюється для кожного рядка з використанням даних цього рядка.

Далі натисніть на клітинку G2 і введіть знаки =, щоб позначити, що ми починаємо формулу. Оскільки ми хочемо розділити суму на 3, щоб отримати середнє значення, введіть знак =, а потім оберіть клітинку F2. Продовжуйте формулу, ввівши “/ 3”, що означає “розділити на 3”.

Натисніть клавішу Enter, і тепер ви ввели свій власний середній форум! Ви можете використовувати круглі дужки і виконувати всі математичні функції таким же чином. Тепер зробіть те ж саме, що ми зробили з середнім стовпчиком, і клацніть маленький чорний ящик у нижньому правому куті комірки G2 і перетягніть його донизу. Excel розрахуватиме середнє значення для інших клітин, використовуючи формулу.

І, нарешті, покладемо ще одну формулу для розрахунку того, що кожен студент повинен отримати на фінал, щоб отримати A в класі! Ми повинні знати три частини інформації: їхній поточний клас, прохідний клас для класу і який відсоток кінцевої вартості від загального класу. Ми вже маємо свій поточний клас, який ми розрахували, і ми можемо припустити, що 70 - це пропуск, а фінал - 25% від загальної оцінки. Ось формула, яку я отримав від цього сайту.

Заключний клас = Екзамен варто x Екзамен Оцінка + (1 - екзамен варто) х Поточний клас

Заключний клас буде 70, так як це прохідний бал ми припускаємо, іспит коштує .25, і ми повинні вирішити для оцінки іспиту. Отже, рівняння буде:

Екзамен Оцінка = (Заключний клас - (1 - екзамен варто) х поточний клас) / іспит варто

Отже, давайте створимо новий заголовок у стовпці I і в комірці I2, набравши тип "= (70- (1-.25) *", А потім виберіть клітинку G2, а потім продовжте25”, А потім натисніть клавішу Enter. Тепер ви повинні побачити необхідну оцінку, а також формулу у рядку формули над іменами стовпців. Як ви можете бачити нижче, Студент А повинен отримати принаймні 49, щоб переконатися, що вони отримують 70 прохідних балів за свою остаточну оцінку.

Знову ж таки, захопіть нижній чорний ящик комірки і перетягніть його вниз до нижньої частини набору даних. І альт! Тепер ви використовували функції Excel, створювали свої власні формули в Excel і відформатували клітини, щоб зробити їх візуально привабливими.

Сподіваюся, що це допомогло! Я спробую писати більше, як це для більш розширених можливостей Excel та інших продуктів Office. Будь ласка, залиште свої коментарі на цьому підручнику Excel! Насолоджуйтесь!