Використання функцій автоматичного відновлення Excel та автозавантаження

Це завжди страшна трагедія, коли хтось втрачає щось важливе, над яким вони працювали, тому що вони не зберегли свій документ належним чином. Це відбувається частіше, ніж ви могли б подумати користувачам Excel і Word!

На щастя, Microsoft додала багато функцій в останніх кількох версіях, які допомагають зменшити шанси втратити дані через аварії, відключення електроенергії, випадкові видалення тощо. називається AutoBackup.

У цій статті я розповім про те, як налаштувати обидва варіанти, щоб ваші дані були максимально безпечними. Також хотілося б відзначити, що останні версії Office дозволяють зберігати документи безпосередньо в OneDrive, що є хорошим варіантом для розгляду, оскільки ви все одно зможете отримати доступ до своєї роботи, навіть якщо ваш жорсткий диск не вдається.

Excel AutoRecover

Функція автоматичного відновлення увімкнена за замовчуванням і в основному автоматично зберігає ваш документ у тимчасовому місці після встановленого інтервалу часу. Для перегляду налаштувань автоматичного відновлення натисніть Файл і потім Опції.

Натисніть на Зберегти у меню ліворуч і ви побачите опцію Автовідкриття в розділі Зберегти книги.

За замовчуванням, інформація AutoRecover зберігається кожні 10 хвилин. На додаток до інтервалу, Excel повинен бути неактивний протягом 30 секунд, перш ніж дані будуть збережені. Також автоматично збережена інформація зберігається в Розташування файлу AutoRecover перераховані тут. Отже, як це працює? В основному, припустимо, що у вас є робочий лист, такий як нижче, і ви його зберегли.

Скажімо, я додав наступні дані до електронної таблиці Excel і чекав близько 10 хвилин, не зберігаючи документ. Оскільки інтервал AutoRecover встановлено на 10 хвилин, потрібно зачекати принаймні так довго, щоб зберегти дані.

У моєму випадку я імітував крах Excel, відкривши диспетчер завдань і убивши процес Excel. Після цього я знову відкрив Excel і відразу побачив, що виклик називається Показати відновлені файли.

Якщо натиснути цю кнопку, ви побачите список файлів Excel, які можна відновити. У моєму випадку він мав оригінальний файл, який мав дані тільки в A1 і A2, а також мав файл AutoRecovered, який включав дані, які я не зберігав на диску..

Натискання будь-якого елемента списку відкриє інший екземпляр Excel, який відображатиме дані в цьому конкретному файлі. Загалом, це дійсно корисна функція для тих часів, коли ви не зберегли всю свою роботу, але Excel несподівано закінчується.

Головним недоліком цієї функції є те, що дані AutoRecover зберігаються на тому ж самому жорсткому диску, що і ваш файл, тому, якщо щось трапиться з вашим жорстким диском, все буде зникло. Ви можете змінити розташування в налаштуваннях вище на окремий жорсткий диск або навіть на мережеве розташування, що я рекомендую.

Зверніть увагу, що інформація AutoRecover також автоматично видаляється Excel за таких обставин:

1. Ви зберігаєте файл вручну або за допомогою Файл - Зберегти як.
2. Ви закриваєте файл або виходите з Excel (зберігати файл чи ні)
3. Ви вимикаєте AutoRecover повністю або лише для робочої книги

Тому в основному, коли ви зберігаєте файл, він звільняється від даних AutoRecover. Крім того, якщо ви виходите вручну з Excel і не зберігатимете дані, воно буде видалено. Просто використовуйте цю функцію. Якщо ви важкий користувач Excel, я б запропонував встановити інтервал автовідповідача на щось на зразок 2 або 3 хвилин замість 10.

Автооновлення

Ще одна особливість, про яку багато хто не знає, це AutoBackup. Щоб скористатися нею, потрібно спочатку перейти і зберегти файл, щоб дістатися до Зберегти діалогове вікно. Якщо у вас вже є збережений документ Excel, перейдіть до Файл і потім Зберегти як і виберіть місце. Коли ви зробите це, це викличе Зберегти як діалог.

У діалоговому вікні натисніть кнопку Інструменти зліва від Зберегти кнопки. Ви побачите кілька варіантів, один з яких є Загальні параметри. Коли ви клацаєте по ньому, з'явиться невелике вікно з деякими додатковими параметрами.

Ідіть вперед і перевірте Завжди створюйте резервні копії . Натисніть кнопку Гаразд і тепер, коли ви зберігаєте файл, файл резервної копії Excel також буде створено за допомогою розширення .XLK. Зверніть увагу, що при першому виконанні цього файлу файли будуть точно однаковими. Якщо ви редагуєте оригінальний файл, а потім знову його зберігаєте, файл резервної копії залишиться незмінним (вихідні дані). Проте в третій раз, коли ви його збережете, файл резервної копії буде оновлюватися інформацією аж до другого збереження.

Файл резервної копії завжди є однією версією за поточною версією. Отже, якщо ви зробили купу змін, зберегли файл, а потім захотіли повернутися до версії, в якій не було цих змін, ви можете просто відкрити файл резервної копії..

Файл зберігається в тому самому місці, що й оригінальний файл, і, здається, не існує способу його змінити. Ця функція не додає багато безпеки до вашого документа, але в певних обставинах це добре.

Увімкнення цих функцій резервного копіювання та відновлення в Excel сподівається врятувати вас від втрати важливих даних. Завжди є хорошим варіантом використовувати хмарні сховища (наприклад, OneDrive) як додаткову мережу безпеки, якщо ваш комп'ютер катастрофічно виходить з ладу. Якщо у Вас виникли питання, не соромтеся коментувати. Насолоджуйтесь!