Як відключити повідомлення в Outlook

Вихід з офісу скоро і потрібно налаштувати З офісу, У гостях або Відпустка повідомлення в Outlook? Ви думаєте, це було б дуже просто, але, на жаль, це не так! Існує два способи створення автоматичної відповіді, і це залежить від того, чи Outlook є автономним або використовує Microsoft Exchange.

Якщо ви перебуваєте в корпоративному середовищі, а Outlook підключений до MS Exchange, тоді встановлення відповіді на позаштатне вікно насправді дуже просто. Давайте спочатку перейдемо до цього методу, а потім обговоримо, як це зробити, якщо ви не використовуєте Exchange.

Повідомлення поза офісом w Обмін

У Office 2007 і раніше зверніться до Інструменти і натисніть Помічник поза офісом. Зауважте, що це має бути автоматично в Outlook 2003 і Outlook 2007 під час використання Exchange. Якщо ви не бачите цю опцію, ви не використовуєте Exchange.

У Office 2010 і Office 2013 потрібно натиснути кнопку Файл потім перейдіть на вкладку Інформація і ви побачите кнопку Автоматичні відповіді (поза офісом).

У Office 2007 і раніше натисніть кнопку Зараз я перебуваю поза офісом перемикач і введіть повідомлення в Автовідповідач коробка.

Вкажіть дату, до якої ви вийдете, і вкажіть будь-яку контактну інформацію у випадку виникнення надзвичайної ситуації і т.д. Я зараз перебуваю в офісі.

Також можна додавати правила до вхідних повідомлень під час виходу з офісу, натиснувши Додати правило. Це корисно, якщо потрібно виконати певні дії з електронних листів, які надходять від різних людей. Наприклад, якщо ви отримуєте електронний лист від клієнта, ви можете переслати його на свій телефон або відповісти іншим шаблоном електронної пошти, ніж той, який використовується для внутрішніх співробітників. Якщо ви не знаєте, як використовувати правила, прочитайте мій попередній пост про те, як створювати правила Outlook.

У Outlook 2010 і 2013 це трохи інше. При натисканні Автоматичні відповіді, Ви отримаєте спливаюче діалогове вікно, як показано нижче.

Виберіть Надіслати автоматичні відповіді а потім перевірте Надсилати лише протягом цього діапазону часу вікно, якщо ви знаєте точні дати, які ви перестанете. Якщо ви не залишите його увімкнено, він просто залишить автоматичну відповідь, доки ви не вручну виберете та не виберіть Не надсилати автоматичні відповіді.

Що також прохолодно в цій версії є те, що ви можете мати окрему установку автоматичного відповіді для людей всередині і людей за межами вашої організації. Знову ж таки, як і у попередніх версіях Office, натисніть кнопку Правила якщо ви хочете додати виключення до автоматичного відповіді.

Повідомлення поза офісом без обміну

Так що це чудово, якщо у вас є Outlook з Exchange, але що, якщо у вас немає доступу Помічник поза офісом або Автоматичні відповіді? Існує спосіб, за допомогою якого можна поширювати помічника поза офісом, створюючи автоматичне правило відповіді разом із шаблоном, що виходить за межі офісу. Нижче наведено кроки нижче.

Крок 1: Спочатку створіть нове повідомлення в Outlook, як якщо б ви збиралися написати комусь електронну пошту. Не кладіть нічого в ящики TO або CC. Введіть ваше повідомлення електронної пошти і розмістіть тему.

Натисніть кнопку Microsoft Office або Файл на вкладці Нові версії Office і виберіть Зберегти як. У полі Зберегти як тип виберіть Шаблон Outlook. Введіть ім'я, наприклад Відповідь "поза офісом" в Ім'я файлу і натисніть кнопку Зберегти.

Крок 2: Тепер нам потрібно лише створити правило і сказати Outlook, що використовувати новий шаблон, який ми тільки що створили. Для Office 2007 натисніть кнопку Інструменти і перейдіть до Правила та сповіщення.

У Office 2010 і 2013 натисніть кнопку Головна , а потім натисніть кнопку Правила а потім натисніть кнопку Керувати правилами та сповіщеннями.

Натисніть на Нове правило під Правила електронної пошти створити нове правило Outlook.

Під розділом Почніть з порожнього правила, йдіть далі і натисніть Перевірте повідомлення після їх надходження у старих версіях Office або Застосуйте правило до отриманих повідомленьу нових версіях Office натисніть кнопку Далі.

Далі ви повинні вибрати, які умови, якщо такі є, ви хочете перевірити. Для автовідповідачів поза офісом, я зазвичай не перевіряю нічого, оскільки я хочу, щоб він застосовувався до будь-якої електронної пошти, яку я отримую.

Натисніть Далі, а потім - Дії, встановіть прапорець "Відповісти, використовуючи певний шаблон”, А потім у другому текстовому полі внизу клацніть посилання питома температурапізно.

Тепер виберіть зі списку шаблонів шаблон, який ви створили раніше. Якщо ви не бачите шаблон, натисніть кнопку Заглядати комбіноване поле і виберіть Використовуйте шаблони у файловій системі.

Натисніть відчинено а потім натисніть кнопку Завершити. Тепер, коли ви отримуєте нову електронну пошту, автоматичний відповідь буде надіслано за допомогою шаблону автовідповідача. Outlook також пам'ятає, до кого він надсилає повідомлення, і відправляє його лише один раз на кожну адресу електронної пошти.

Щоб вимкнути його, потрібно повернутися до правил і сповіщень і знімати прапорець поруч із правилом. Крім того, ви повинні переконатися, що Outlook відкритий на вашому комп'ютері, перш ніж залишити для того, щоб відправити автовідповіді! Якщо у Вас виникли питання, не соромтеся залишити коментар. Насолоджуйтесь!