Створити випадаючі списки в Excel за допомогою перевірки даних

Якщо ви великий користувач Excel, то ви, можливо, знайшли себе в ситуації, коли ви хотіли б просто вибрати значення для клітинки з випадаючого списку варіантів замість того, щоб копіювати і вставляти текст між клітинами. Наприклад, скажімо, у вас є аркуш Excel для власного особистого бюджету, і кожен раз, коли ви вводите транзакцію в новому рядку, ви вводите чи його дохід або витрати.

Ну іноді ви можете ввести його неправильно або ви можете мати довгий список різних видів витрат і доходів, так що це може бути біль, щоб підтримувати і пам'ятати. Просте рішення в Excel - створити свій власний випадаючий список варіантів вибору з конкретного стовпця на одному аркуші або іншому аркуші. Це може бути дуже корисним, оскільки тепер ви можете використовувати один аркуш, щоб зберегти всі ваші списки посилань, як базу даних, і використовувати їх на будь-якому іншому аркуші робочої книги.

Отже, як ми це робимо? Це насправді не дуже складно! Ось як:

1. Спочатку створіть нову книгу і далі Sheet1 почати в рядку 1, стовпець 1 (А1) і ввести декілька категорій витрат у стовпці. Наприклад, ось що я придумав:

2. Тепер, коли ви отримали список посилань, вибирайте клітинки з даними в них. У нашому випадку ми виділимо клітини від A1 до A8. Клацніть лівою кнопкою миші на A1 і утримуйте кнопку миші і перетягніть, поки не дістанетесь до A8.

3. Тепер у полі поруч із текстовим полем формули ліворуч (також називається поле Ім'я), введіть ім'я списку і натисніть клавішу Enter. Я набрав Витрати для нашого списку. Це, в основному, дає клітинам від A1 до A8 ім'я, так що на групу комірок тепер може посилатися ім'ям, а не кажучи A1 через A8.

4. Тепер ми можемо використовувати наш список для створення спадного меню з цими значеннями. Спочатку виберіть клітинку, в якій потрібно створити випадаючий список. Це може бути на одному аркуші або на літері differnet. Я пішов вперед і вибрав осередок A1 на Sheet2 для прикладу.

Далі перейдіть до верхнього меню і виберіть Дані і потім Перевірка. Якщо ви використовуєте версію Excel з інтерфейсом стрічки, вам доведеться натиснути на Дані на вкладці.

На Налаштування виберіть вкладку Список під Дозволити заголовок. Переконайтеся Випадаюче меню вибрано, а потім введіть назву, яку ми щойно створили (Витрати у цьому випадку) з = знак в передній частині. Так і повинно бути “= Витрати“.

Натисніть в порядку і тепер ви побачите, що поточна вибрана клітина має маленьку стрілку, спрямовану вниз. Натисніть на стрілку, і ви побачите список елементів, які ми ввели в Sheet1.

Тепер, що, якщо вам потрібен цей список у 1000 рядках? Ну, це також легко. Просто перемістіть курсор до нижнього правого кута комірки A1, а потім перетягніть його вниз, наскільки вам подобається. Тепер всі осередки мають доступний список.

Це воно! Пам'ятайте, що це можна використовувати на будь-якому аркуші Excel, де у вас є якийсь список пошуку, який потрібно вводити знову і знову. Використовуючи перевірку даних, ви можете уникнути людських помилок і підвищити ефективність.Якщо у вас виникли питання щодо використання списків, що випадають, в Excel, напишіть коментар, і я спробую допомогти. Насолоджуйтесь!