Використання засобу очищення розмови в Outlook

Деякі люди люблять зберігати свої папки Outlook відмінно керованими, а електронні листи акуратно класифікуються і зберігаються в логічній, мінімальній структурі папок. Більшість з нас не так, тому Microsoft надала інструменти для допомоги. Одним з таких інструментів є мало відомий засіб очищення розмов, який видаляє або переміщує зайві листи з розмови. Ось як це працює.

Ви можете запустити засіб очищення розмови від однієї розмови, папки або папки та всіх її підпапок. Він шукає зайві електронні листи, які означають ті, які повністю включені в інше повідомлення в розмові. Потім вона видаляє (за замовчуванням) або переміщує ці повідомлення в іншу папку, залежно від того, як ви налаштували її. Це допомагає заповнити вашу поштову скриньку кількома копіями одного й того ж повідомлення.

По-перше, потрібно встановити параметри очищення розмови. Перейдіть у меню Файл> Параметри> Пошта і перейдіть до розділу "Очищення розмови".

За промовчанням очищення розмови видаляє елементи, але якщо ви хочете перемістити надлишкові елементи до папки, ви можете натиснути "Огляд" і вибрати папку, в яку ви хочете перемістити їх. Це зручно, якщо ви хочете двічі перевірити для себе, що повідомлення знаходить насправді зайвими. Інструмент очищення розмови є надійним з нашого досвіду, але іноді не можна замінити себе.

Можливо, ви можете залишити інші параметри за замовчуванням, оскільки вони мають багато сенсу, але якщо ваші ситуації або налаштування різні, йдіть далі і вмикайте або вимикайте параметри, як вважаєте за потрібне. Після того, як ви отримали потрібні налаштування, натисніть кнопку "OK", щоб повернутися до Outlook.

Тепер потрібно відкрити інструмент. На вкладці «Домашня сторінка» натисніть кнопку «Очистити». У спадному меню ви зможете очистити бесіду, вибрану в папці, всю папку або всю папку і всі підтеки..

Ви також можете отримати доступ до цього меню, натиснувши Папка> Очистити папку, якщо вам не потрібна опція "Очистити розмову".

Наразі ми підемо з "Clean Up Folder", але процес є тим самим, чи очищати розмову, папку або папку та її підпапки. А для одного клацання миші можна завжди клацнути правою кнопкою миші папку на панелі навігації та вибрати "Очистити папку".

Під час першого запуску цього інструменту з'являється попередження, яке дає вам можливість змінити налаштування, запустити інструмент або скасувати операцію.

Якщо ви хочете, щоб інструмент працював, не бачачи цього спливаючого вікна, увімкніть опцію "Не показувати це повідомлення знову".

Натисніть кнопку "Очистити папку", щоб запустити інструмент (якщо ви увімкнули опцію "Не показувати це повідомлення знову", то з цього часу інструмент запускатиметься відразу після його вибору). Коли інструмент запущений, що може зайняти деякий час, якщо ви вперше запускаєте його в папці з великою кількістю повідомлень, у рядку внизу програми Outlook з'являється повідомлення про статус.

Можна продовжувати використовувати Outlook під час його запуску. Після того, як повідомлення про статус зникне, інструмент закінчиться. Він не скаже, що він закінчений - інструмент призначений для роботи у фоновому режимі, щоб допомогти вам, не бомбардувати вас повідомленнями, але він повідомить вам, якщо він не може знайти жодних повідомлень для очищення.

Це все, що потрібно. Коли ми запустили цей інструмент у теці з прикладом, що містить 2487 повідомлень, він знайшов 502 листи, які можна було видалити. Більше п'ятої частини повідомлень електронної пошти в папці було надлишковим, отже, це відкриваючий засіб і інструмент, який варто використовувати, якщо вам не вистачає місця чи втомився від пробігу через розмови.