Як припинити передачу запиту на нараду в Outlook

Якщо ви коли-небудь мали проблеми з потенційними учасниками зборів, які пересилали запити іншим, у нас є гарні новини. Якщо у вас найсвіжіша версія Outlook (2016 або 365), або ви абонент Office 365, використовуючи веб-додаток Outlook, ви можете заборонити користувачам пересилати запити на нараду.

Отримання зустрічі з правильними учасниками може викликати розчарування. Ви повинні знайти час для всіх. Тоді вам доведеться знайти вільний номер. Тоді сподіваюся, що учасники не направлятимуть запит на зустріч кому-небудь, хто не повинен бути присутнім, або, що ще гірше, направляє зустріч до підлеглого, щоб він був присутній. Ми не можемо змушувати людей бути вільними, і ми не можемо зачарувати вас в кімнаті для нарад, але якщо ви використовуєте Outlook, ми можемо показати вам, як запобігти переадресації запиту на зустріч. Давайте подивимося.

Оновлення: Один з наших читачів звернув увагу на те, що ця методика доступна лише для Windows і Outlook ні версії macOS. Дякуємо за це, Флоріс!

Зупинити пересилання запиту в Outlook або Outlook Web App

Припинення перенаправлення запиту на нараду є таким же простим, як перегортання однієї налаштування, перш ніж надсилати запит.

У повному клієнті Outlook з відкритим запитом на зустріч перейдіть на вкладку "Зустріч". Натисніть кнопку "Опція відповіді", а потім натисніть кнопку "Дозволити переадресацію" у спадному меню, щоб вимкнути його (вона за умовчанням увімкнена).

У веб-застосунку Outlook Web App переконайтеся, що відкрито запит на нараду і щонайменше один учасник додано. Натисніть кнопку "Учасники", а потім натисніть "Дозволити переадресацію", щоб вимкнути його для цієї зустрічі..

На жаль, неможливо вимкнути параметр "Дозволити переадресацію" за замовчуванням. Ви повинні вимикати його кожного разу, коли створюєте новий запит.

Так що трапиться, якщо хтось намагається переслати мою заявку на зустріч?

Три моменти можуть статися, коли хтось намагається переслати повідомлення, на якому ви вимкнули параметр "Дозволити переадресацію":

• Якщо ваш учасник використовує ту ж саму версію Outlook, що й ви (і якщо вони працюють для однієї компанії, то дуже ймовірно, що вони є), то їм не буде надано можливість переслати запит на нараду.
• Якщо вони знаходяться на старій версії Outlook, вони зможуть переадресувати запит на нараду, але Microsoft Exchange блокує доставку та надішле вашому учаснику повідомлення "не доставлене".
• Якщо вони використовують систему електронної пошти, яка не є Microsoft, наприклад Gmail, то вони зможуть пересилати запит на нараду без будь-яких обмежень. Це пояснюється тим, що сторонні системи не зобов'язані поважати прапорець Microsoft "not forward". У майбутньому можливо, що вони почнуть поважати це (часто це "ви дряпаєте спину, і я подряпаю вашу" ситуацію, де хтось, як Google, хоче, щоб Outlook поважав прапор, специфічний для Gmail, тому угода зроблена ), але також цілком можливо, що жодна система, окрім Outlook, ніколи не поважатиме прапор.

Тим не менш, поки ви створюєте зустрічі з людьми у вашій організації, це має спрацювати.