Спільний доступ до календаря Outlook
Спільний доступ до вашого календаря Outlook легко, але як ви це робите, це важливо, якщо ви не хочете, щоб люди, яким ви поділяєте, намагалися отримати доступ до нього. Давайте подивимося, як поділитися календарем Outlook, незалежно від того, чи одержувач перебуває в тій самій організації, як ви, чи ні.
Незалежно від того, чи поділитеся календарем Outlook з кимось у вашій організації (тобто з тими, хто має той самий домен електронної пошти, як і ви), процес обміну подібний. Однак спосіб отримання одержувачем доступу до вашого спільного календаря трохи відрізняється, особливо якщо особа поза вашою організацією не використовує Outlook. Проте це все ще досить просто, і ми розглянемо, як він працює, щоб ви могли вказати людей, якщо вони намагаються отримати доступ до вашого загального календаря.
Спільний доступ до вашого календаря з колегою
Якщо ви хочете поділитися календарем з людиною, яка працює в одній організації, процес досить простий. Відкрийте календар у програмі Outlook і натисніть кнопку Домашня сторінка> Спільний доступ до календаря> Календар.
Якщо ви використовуєте Outlook для кількох облікових записів, переконайтеся, що ви вибрали календар для облікового запису, який потрібно надати спільному доступу.
Відкриється вікно "Властивості календаря" на вкладці "Дозволи", які показують, хто має доступ до вашого календаря. За замовчуванням Outlook налаштовується так, що будь-хто у вашій організації зможе бачити, коли ви зайняті, але нічого більше. Можливо, ваші ІТ-користувачі змінили це кількома різними способами, тому ми зосередимося на тому, щоб поділитися календарем з людиною у вашій організації.
Щоб поділитися своїм календарем з кимось, натисніть кнопку "Додати".
Це відкриє вашу адресну книгу та за умовчанням покаже людей у вашій організації. Додайте користувача, якому потрібно надати спільний доступ до свого календаря, і натисніть кнопку "OK".
Вибрана особа відображається у вікні дозволів. За замовчуванням вони матимуть рівень дозволу "Можна переглядати всі деталі", які ви можете змінити, якщо хочете.
Коли ви закінчите, натисніть "OK", щоб поділитися календарем.
Щоб переглянути календар, який хтось поділився з вами, натисніть Домашня сторінка> Додати календар> Відкрити спільний календар.
У вікні, що відкриється, введіть ім'я особи, яка поділилася календарем, і натисніть кнопку OK.
Тепер календар відображатиметься для перегляду у списку "Спільні календарі" ліворуч.
Спільний доступ до вашого календаря з зовнішніми користувачами
Якщо ви хочете поділитися календарем з людиною, яка працює за межами вашої організації, процес дуже схожий. Відкрийте календар у програмі Outlook і натисніть кнопку Домашня сторінка> Спільний доступ до календаря> Календар.
Якщо ви використовуєте Outlook для кількох облікових записів, переконайтеся, що ви вибрали календар для облікового запису, який потрібно надати спільному доступу.
Відкриється вікно "Властивості календаря" на вкладці "Дозволи", які показують, хто має доступ до вашого календаря.
Щоб поділитися своїм календарем з кимось, натисніть кнопку "Додати".
Це відкриє вашу адресну книгу. У спадному меню "Адресна книга" натисніть "Контакти".
Тут відображатимуться всі зовнішні контакти у вашій адресній книзі. Якщо ви хочете поділитися своїм календарем із зовнішніми особами, і вони не відображаються тут, вам потрібно спочатку додати їх як контакт.
Додайте користувача, якому потрібно надати спільний доступ до свого календаря, і натисніть кнопку "OK".
Вибрану вами особу буде додано до вікна дозволів. За замовчуванням вони матимуть рівень дозволу "Можна переглядати всі деталі", які ви можете змінити, якщо хочете. На відміну від обміну інформацією з людьми у вашій організації, ви не можете надати зовнішнім користувачам права «Редагувати» або «Делегувати».
Коли ви закінчите, натисніть "OK", щоб поділитися календарем.
Як отримувач приймає ваше запрошення на перегляд календаря, цей процес відрізняється від спільного використання з кимось у вашій організації.
Користувачеві, якому ви поділилися з календарем, надіслано електронний лист.
Якщо натиснути кнопку "Прийняти та переглянути календар", вони перейдуть до Outlook.com, щоб увійти до облікового запису Microsoft, де загальний календар буде доступним.
Цей процес досить простий, але не дуже допомагає, якщо ваш одержувач використовує продукт, що не є Microsoft. Ми покажемо вам, як додати загальний календар до календаря Google, оскільки це найпопулярніша програма для календарів, але ви можете додати загальний календар до будь-якого гідного календаря..
У нижній частині листа знаходиться посилання "Ця URL-адреса".
Клацніть правою кнопкою миші цю URL-адресу та натисніть "Копіювати розташування посилання" (або еквівалентну команду залежно від програми, яку ви використовуєте для перегляду пошти).
Відкрийте свій Календар Google, натисніть три точки, розташовані поруч із пунктом "Додати календар", а потім виберіть "Від URL-адреси".
Вставте скопійований URL-адресу з адреси електронної пошти та натисніть "Додати календар".
Календар з’явиться у списку "Інші календарі" з лівого боку.
Хоча це не дуже дружній формат, особливо, якщо для показу більше одного спільного календаря. Ви можете перейменувати його, наведіть курсор на ім'я, клацнувши три крапки, які з'являться в кінці, а потім натисніть "Налаштування".
Змініть поле "Ім'я" на будь-яке інше, а потім клацніть стрілку "Назад" поруч із пунктом "Налаштування".
Тепер у вас є набагато дружнє ім'я календаря.
URL-адреса, яку ви скопіювали з електронного листа, - це URL-адреса до загального календаря у форматі iCalendar (.ics), який, незважаючи на назву подібності, не має ніякого відношення до Apple. Натомість, це відкритий формат для інформації календаря, яка існує вже більше 20 років. Кожне додаток календаря, який ви, швидше за все, використовуватимете, прийме календар формату .ics, тому, поки ми пройшли процес додавання цього календаря до календаря Google, посилання має працювати в календарі Apple, Yahoo! Календар, блискавка для Thunderbird або будь-яке інше додаток для календаря, яке ви використовуєте.
