Налаштування відповіді Out Of Office у Outlook для Windows
Коли ви знаєте, що вийдете з офісу протягом декількох днів, ви можете налаштувати помічника Out of Office, щоб відповісти автоматично, даючи змогу людям дізнатися, що ви насолоджуєтесь відпусткою, поки вони застрягли на роботі.
Щоб створити відповідь без вісті в Outlook, ми створимо шаблон електронної пошти з повідомленням, яке ми хочемо використати, а потім створимо правило, яке надсилатиме відповідь на це повідомлення на всі електронні листи, які ми отримаємо протягом певного діапазону дат.
ПРИМІТКА. Outlook повинен бути відкритим для запуску правила, а також для відправлення відповіді без роботи. Отже, переконайтеся, що комп'ютер залишається в робочому стані, а Outlook працює під час перебування поза офісом.
Перший крок: Створіть шаблон повідомлення
Щоб створити шаблон повідомлення в Outlook, переконайтеся, що вкладка "Домашня сторінка" активна і натисніть кнопку "Нова електронна пошта" у розділі Новий.
Введіть повідомлення, яке потрібно надіслати як автоматичну відповідь, у вікні повідомлення. Не вводити адресу електронної пошти або тему. Потім натисніть вкладку "Файл".
Натисніть "Зберегти як" у списку опцій з лівого боку екрана за лаштунками.
У діалоговому вікні "Зберегти як" виберіть "Шаблон Outlook (* .oft)" зі спадного списку "Зберегти як тип".
Ви перейдете до папки шаблонів користувачів. Введіть назву шаблону в полі "Ім'я файлу", зберігаючи розширення ".oft", і натисніть "Зберегти".
Якщо ви бажаєте скопіювати шаблон електронної пошти, що не відповідає офісу, на інший комп'ютер або створити резервну копію, повний шлях до папки шаблонів користувачів: C: Користувачі AppData Роумінг Шаблони Microsoft . Замінити з іменем користувача Windows.
Закрийте вікно повідомлення, натиснувши кнопку "X" у верхньому правому куті.
Відобразиться діалогове вікно з проханням зберегти проект повідомлення. Ви не повинні, тому що ви зберегли його як шаблон, але ви можете, якщо хочете. Натисніть "Так", якщо ви хочете зберегти чернетку, або "Ні", якщо ви цього не зробите.
Крок другий: Створіть правило для автоматичного відповіді на нові повідомлення електронної пошти
Тепер, коли у нас є шаблон електронної пошти для відсутності офісу, ми створимо правило для використання цього шаблону для відповіді на всі повідомлення, які надходять у певний діапазон дат. Переконайтеся, що вкладка «Домашня» активна.
У розділі Перемістити, натисніть кнопку "Правила" і виберіть "Керувати правилами та сповіщеннями" зі спадного списку.
Ви також можете натиснути вкладку «Файл», щоб отримати доступ до екрану за лаштунками. Переконайтеся, що екран "Інформація" активований (натисніть "Інфо" ліворуч, якщо необхідно), а потім натисніть кнопку "Керувати правилами та сповіщеннями".
У діалоговому вікні Правила та сповіщення переконайтеся, що адресу електронної пошти, до якої потрібно застосувати це правило, вибрано у спадному меню "Застосувати зміни до цієї папки". Якщо ви хочете, щоб це правило застосовувалося до всіх ваших облікових записів у Outlook, ми покажемо вам, як це зробити пізніше в цій статті. Натисніть вкладку "Правила електронної пошти", якщо вона ще не активна, а потім натисніть кнопку "Нове правило".
На першому екрані діалогового вікна Майстра правил натисніть кнопку "Застосувати правило на повідомлення, які я отримую" у розділі "Почати з порожнього правила". Параметр додано до кроку 2: Редагування опису правила (клацніть підкреслене значення). Для цієї частини правила не потрібно редагувати, тому натисніть кнопку "Далі", щоб продовжити.
Другий екран діалогового вікна майстра правил дозволяє вибрати умови для перевірки, коли ви отримуєте повідомлення електронної пошти. Для того, щоб відповідь, що вийшла з офісу, була розіслана протягом певного діапазону дат, позначте поле "отримано в певний період" у полі "Крок 1: вибір умов". Умова додається до кроку 2: редагуйте опис правила (клацніть підкреслене значення), як і раніше, але цього разу є частина опису для редагування. Щоб додати діапазон дат, натисніть посилання "в певному діапазоні дат" у вікні кроку 2..
У діалоговому вікні Дата отримання, позначте пункт «Після», натисніть спадне меню і клацніть на дату, після якої потрібно надіслати відповідь на автоматичний вихід. Наприклад, якщо ви хочете, щоб відповідь, що вийшла з офісу, почала надсилатися 8 лютого, виберіть 7 лютого для дати після.
Потім встановіть прапорець "До", виберіть дату з випадаючого меню праворуч від прапорця "До". Вибрана дата повинна бути на наступний день після того, як ви хочете, щоб відповідь на неприйняття не припинялася. Наприклад, якщо ви хочете, щоб 15 лютого був останнім днем відправлення вашої відповіді на позаштатну посаду, оберіть 16 лютого як дату "До".
Вибрані дати додаються до умови у вікні кроку 2. \ t Натисніть кнопку "Далі" в діалоговому вікні Майстра правил, щоб продовжити.
На третьому екрані діалогового вікна майстра правил ви можете вибрати те, що потрібно робити з вхідними повідомленнями протягом діапазону дат. Ми хочемо відповісти на всі листи, використовуючи шаблон, який ми створили в першому розділі, тому перевіряємо вікно «відповідь за допомогою конкретного шаблону» у вікні «Крок 1: вибір дій (ів)». Щоб вибрати створений шаблон, натисніть посилання "конкретний шаблон" у розділі "Крок 2: редагуйте опис правила (натисніть підкреслене значення)".
У діалоговому вікні Вибрати шаблон відповіді виберіть "Шаблони користувачів у файловій системі" зі спадного списку "Look in".
Виберіть створений шаблон (у нашому випадку шаблон «Відповідь поза офісом») і натисніть кнопку «Відкрити».
До вибраної дії додається повний шлях до вибраного шаблону. Натисніть кнопку "Далі", щоб продовжити.
На четвертому екрані майстра правил можна вибрати будь-які винятки, які ви хочете застосувати до правила, наприклад, якщо ви хочете виключити певних людей або групи («крім випадків від людей або публічних груп»). Ми не збираємося додавати жодних виключень до нашого правила, тому натисніть кнопку "Далі", щоб продовжити.
Введіть назву правила в полі "Крок 1: Вкажіть назву для цього правила". Поле «Увімкнути це правило» позначено за замовчуванням, тому правило буде автоматично ввімкнено. Не хвилюйтеся. Він не працюватиме, доки не буде вказано дату "Після".
Ми не хочемо запускати правило на повідомлення, які вже є в нашому поштовому ящику, тому залишіть позначку "Запустити це правило зараз на повідомлення вже в папці". Якщо ви хочете запустити це правило на всіх облікових записах електронної пошти в Outlook, встановіть прапорець "Створити це правило на всіх облікових записах". Натисніть кнопку "Готово".
Правило додано до списку. Натисніть "OK", щоб закрити діалогове вікно "Правила та сповіщення".
Тепер, коли хтось надішле вам повідомлення електронної пошти протягом вказаної дати, вони автоматично отримають повідомлення в створеному вами шаблоні електронної пошти.
Навіть незважаючи на те, що відправник отримує автоматичну відповідь про те, що ви не працювали в офісі, ви все одно отримуєте свою електронну пошту з піктограмою, яка вказує, що була надіслана автоматична відповідь. Тим не менш, ви можете відчувати себе виправданим, ігноруючи його, поки не повернетеся.
Після того, як діапазон дат у правилі минув, правило не застосовується до вхідних листів. Тим не менш, ви все ще можете вимкнути правило. Для цього знову відкрийте діалогове вікно Правила та сповіщення, як описано раніше, і зніміть прапорець ліворуч від правила у списку. Натисніть "OK", щоб закрити діалогове вікно.
Коли ви використовуєте це правило для відправлення автоматизованої відповіді поза офісом, відповідь відправляється один раз кожному відправнику під час однієї сесії Outlook. Сеанс - це коли ви відкриваєте Outlook, поки ви не вийдете з програми. Це запобігає надсилання дубльованих відповідей тому ж відправнику, який надсилає вам кілька повідомлень. Outlook відстежує, хто отримав автоматичний відповідь під час кожного сеансу, але цей список скидається під час виходу з Outlook. Отже, залиште Outlook відкритим (не вийдіть і не відкривайте його знову), щоб це правило було запущено, а автоматична відповідь відправляється всім, хто надсилає вам електронні листи, і тому відправники не отримують багаторазові відповіді.
