Як встановити дату закінчення показу файлів на Google Drive

Спільний доступ до файлу з Диска Google - це чудовий спосіб дозволити клієнтам і підрядникам отримати доступ до документів, не маючи їх завантажувати. Якщо ви бажаєте, щоб люди мали лише тимчасовий доступ до файлів, ви можете встановити автоматичну дату закінчення, коли ви надаєте їх спільний доступ. Ось як.

Примітка: Щоб скористатися цією функцією, як власник документа, потрібно мати платний обліковий запис G Suite. Люди, з якими ви поділяєте документ, роблять це ні для перегляду документів потрібен платний обліковий запис.

Як встановити дату закінчення на файлах диска Google

Запустіть Диск Google, пов'язаний з вашим обліковим записом G Suite, клацніть правою кнопкою миші файл, який потрібно надати спільному доступу, а потім натисніть "Спільний доступ" у контекстному меню.

Додайте адреси електронної пошти всіх людей, з якими ви хочете поділитися файлом, а потім натисніть кнопку "Надіслати". Якщо ви надсилаєте запрошення до облікового запису Gmail, ці користувачі автоматично додаються до списку користувачів, які можуть отримати доступ до файлу. Якщо ви надсилаєте інший тип адреси, кожна людина отримає електронний лист із посиланням, яке спрямовує до файлу.

Тепер клацніть файл правою кнопкою миші і знову натисніть команду "Share".

На цей раз відкрийте опції спільного доступу, натисніть посилання "Додатково".

Крім контактної інформації кожної людини, ви побачите значок таймера. Натисніть її, щоб встановити дату закінчення.

Відтепер натисніть спадне меню "Завершується доступ", щоб вибрати 7 днів, 30 днів або встановити дату закінчення користування.

При виборі опції "Custom Date" відкривається календар для вибору більш точної дати.

Якщо ви хочете встановити дату закінчення терміну дії для будь-кого іншого, натисніть таймер поруч з їхнім ім'ям. Необхідно встановити дату закінчення терміну дії для кожної особи.

Нарешті, натисніть кнопку "Зберегти зміни", щоб завершити редагування, яке ви зробили для всіх користувачів.

Є одне застереження, про яке ви повинні знати. За умовчанням користувачі, з якими ви поділяєтесь, можуть завантажувати, друкувати або копіювати файл, і якщо вони це роблять, вони матимуть доступ до цих копій після будь-якої встановленої дати закінчення терміну дії. Ви можете встановити їх дозвіл лише для перегляду, а потім увімкніть "Вимкнути параметри для завантаження, друку та копіювання для коментаторів і глядачів", щоб запобігти цьому, але ці люди не зможуть редагувати документ.

Тим не менш, якщо у вас є люди, які просто потребують тимчасового доступу для перегляду або коментарів до документа, ця функція відмінно працює.