Як обмежити введення даних в Excel за допомогою перевірки даних

Якщо ви використовуєте електронні таблиці Excel для збору даних від інших людей, але вважаєте, що вони часто заповнюють ваші ретельно сплановані клітини неправильною інформацією, перевірка даних може допомогти.

За допомогою цього інструменту ви можете обмежити конкретні клітинки, щоб дозволити лише правильно відформатовані дані. Якщо хтось вводить що-небудь, що не повинен бути там, як-от "обід в аеропорту", а не "$ 15.68" на звіт про витрати-Excel відкидає вхід, поки вони не отримають це право. Подумайте про це як про пасивно-агресивний спосіб переконатися, що люди не витрачають часу.

Наприклад, ось основний аркуш витрат для How-To Geek. Припустимо, ми хочемо переконатися, що люди вводять лише числові значення, відформатовані як валюта (тобто деякі цифри, за якими йде десяткова крапка, за якою слідують ще дві цифри), у певні комірки.

Спочатку виділіть усі клітини, які потрібно обмежити.

Перейдіть на вкладку "Дані" на стрічці, а потім натисніть кнопку "Перевірка даних". Якщо ваше вікно не є повнорозмірним, і ви не можете бачити мітки, це значок з двома горизонтальними полями, зеленою галочкою і червоним круглим колом.

У вікні Перевірка даних на вкладці "Налаштування" натисніть спадне меню "Дозволити". Тут ви можете встановити певний тип вхідних даних, щоб дозволити вибрані клітинки. Для нашого звіту про витрати ми будемо наполягати на тому, щоб користувачі ввели число з двома десятковими значеннями, тому ми вибрали б опцію “Decimal”. Можна також вибрати інші критерії, наприклад переконатися, що клітина містить текст, час або дату, текст певної довжини або навіть власну спеціальну перевірку.

Незалежно від типу даних, які ви вибрали, у спадному меню "Дозволити" змінюються доступні вам параметри на вкладці "Налаштування". Оскільки ми хочемо мати числове значення, що відповідає валюті, ми встановлюємо випадаюче меню "Дані" на значення "між". Потім ми налаштовуємо мінімальне значення 0,00 і максимальне значення 10000,00, що є достатнім, щоб покрити наші потреби.

Щоб перевірити його, натисніть кнопку "OK", щоб застосувати параметри перевірки, а потім спробуйте ввести неправильне значення. Наприклад, якщо замість вартості їжі ввести "млинці" для вартості сніданку, ми отримаємо повідомлення про помилку.

Хоча це обмежує людей введенням лише правильного типу даних, воно не дає їм жодного відгуку про те, який тип даних потрібно. Отже, давайте теж налаштуємо.

Поверніться до вікна Перевірка даних (Дані> Перевірка даних на стрічці). Ви маєте два варіанти тут (і ви можете використовувати обидва з них, якщо хочете). Ви можете скористатися вкладкою "Вхідне повідомлення", щоб мати спливаюче вікно інструменту, щоб показати людям тип даних, які ви хочете, коли вони вибирають клітинку, для якої включена перевірка даних. Ви також можете скористатися вкладкою "Попередження про помилки", щоб налаштувати помилки, які вони бачать, коли вони вводять неправильний тип даних.

Давайте спочатку перейдемо до вкладки "Input Message". Переконайтеся, що ввімкнено параметр "Показати вхідне повідомлення, коли вибрано осередку". Потім надішліть підказку вводу та назву тексту. Як ви можете бачити нижче, просто клацнувши по одній з клітин, з'являється повідомлення, яке дає людям можливість знати, що очікується.

На вкладці "Попередження про помилки" можна налаштувати повідомлення про помилку, яке користувачі бачать, коли вводять неправильний тип даних. Переконайтеся, що опція "Показати попередження про помилку після введення недійсних даних" увімкнена. Виберіть стиль для повідомлення про помилку зі спадного меню "Стиль". Можна перейти з "Стоп" (червоне коло з X), "Попередження (жовтий трикутник із знаком оклику)" або "Інформація" (синій коло з малим “i”), залежно від того, наскільки сильним ви хочете, щоб повідомлення траплялося.

Введіть назву вашого повідомлення, текст самого повідомлення, а потім натисніть кнопку "OK", щоб закінчити.

Тепер, якщо хтось намагається ввести неналежні дані, це повідомлення про помилку буде більш корисним (або саркастичним, якщо хочете).

Це трохи додаткової роботи з налаштуванням даних, але вона може заощадити вам багато часу, якщо ви використовуєте електронні таблиці для збору даних від інших людей. Це навіть корисно для запобігання власних помилок. І це вдвічі вірно, якщо ви налаштували формули або будь-які завдання автоматизації, які покладаються на ці дані.