Як записати макроси і автоматизувати Tiresome завдання в Microsoft Word

Макроси - це основні біти програмування, які дозволяють швидко натиснути кнопку або клавішу, щоб викликати попередньо записану дію. Ось як зробити легкі в Word.

Що таке макрос?

Макрос - це просто запис серії натискань на клавіші, клацання та введення тексту. Коли ви записуєте макрос, ви просто натискаєте запис, виконуєте кроки, які потрібно автоматизувати, зупините запис, нехай Word створить для вас програмування, а потім призначте макрос кнопці або комбінації клавіш. Всякий раз, коли ви хочете виконати ці серії дій в майбутньому, ви просто активуєте макрос.

Можна використовувати макроси для всіх видів речей. Чесно кажучи, можливості досить великі. Наприклад, ви можете налаштувати макрос, який створює нову нижню частину сторінки з інформацією про вашу компанію, форматує текст, як завгодно, і навіть вставляє номери сторінок. Отже, чому б не зробити це за допомогою шаблону з певним шаблоном? Ну, можна. Але що відбувається, коли у вас є існуючий документ, до якого ви хочете додати цей матеріал?

Можна також створювати макроси, щоб вставляти вже відформатовані таблиці певного розміру, шукати певний стиль абзацу або просто вставляти певний текст.

Ми будемо використовувати найпростіший приклад вставлення тексту, щоб пройти через те, як записати макрос. Але використовуйте свою уяву і експеримент. Ви будете здивовані, скільки ви можете зробити з ними.

Як записати макрос

Спочатку створіть новий порожній документ Word для роботи. Ви зможете зберегти ваші макроси в загальносистемній базі даних, тому вам не потрібно створювати нові для кожного документа, над яким ви працюєте. У порожньому документі перейдіть на вкладку "Перегляд" на стрічці, у спадному меню "Макроси" і натисніть команду "Записати макрос".

Далі надайте своєму макросу відповідне ім'я та введіть короткий опис. Це важливий крок, особливо якщо ви плануєте робити багато макросів. Для нашого прикладу, ми збираємося створити своєрідну вставку тексту, що набирає назву: "Lwaxana Troi, Дочка П'ятого Дому, власник Священної Чаші Rixx, спадкоємець Святих Кольців Betazed" не хотів би набирати знову і знову, якщо це була наша повна назва.

Виберіть, чи слід призначити макрос кнопці або клавіатурному скороченню. І, нарешті, виберіть, де зберігати ваш макрос. Типовим є збереження його у головному шаблоні Word (файл з ім'ям Normal.dotm), щоб використовувати його у всіх документах. Але ви також можете зберегти його лише у поточному документі, якщо хочете. Після завершення натисніть кнопку "OK".

Заради цього пояснювача ми покажемо вам процес створення для кнопки і клавіатури. Зауважте, що ви завжди можете натиснути кнопку меню "Макроси" і змінити ці налаштування пізніше, якщо ви захочете їх змінити.

Якщо ви оберете опцію «Кнопка», вам буде запропоновано екран, за допомогою якого ви зможете вибрати, де буде зберігатися нова кнопка. Типовим є розміщення його на панелі швидкого доступу. Натисніть на назву макросу в лівому стовпчику, а потім натисніть кнопку "Додати", щоб додати макрос до списку кнопок панелі інструментів, показаних праворуч. Після завершення натисніть кнопку "OK".

Якщо ви призначаєте макрос клавіатурному скороченню, замість нього з'явиться екран. Переконайтеся, що на панелі "Команди" вибрано ім'я макросу, клацніть у полі "Натисніть нову клавішу швидкого доступу", а потім натисніть комбо клавіатури, яке потрібно використовувати. Ви можете вибрати будь-яку комбінацію Ctrl, Alt, Shift та будь-якого іншого первинного ключа, але майте на увазі, що вам знадобиться той, який ще не призначений для ярлика Word або Windows / macOS.

Для нашого Jokey Star Trek макросу, ми збираємося утримати Ctrl, потім натисніть L, відпустіть L, і потім натисніть T-all, не відпускаючи Ctrl. Отриманий ярлик виражається як "Ctrl + L, T". Це розширення для декількох букв є способом уникнути конфліктів з типовими ярликами за замовчуванням. Після цього натисніть кнопку "Призначити", а потім натисніть кнопку "Закрити".

Тепер ви повертаєтеся до основного інтерфейсу написання Word. Програма знаходиться в режимі запису, тому виконайте будь-які дії, які вам подобаються. Ви можете натискати кнопки, відкривати меню, вставляти об'єкти - ви називаєте його. Слово дивиться і записує все, що ви робите як макрос. І не турбуйтеся про те, що ви берете час. Word дійсно не дублює ці дії зі швидкістю, яку ви виконуєте. Замість цього він приймає фактичні дії, які ви робите, і створює скрипт для їх виконання.

Для нашого прикладу, ми просто повторюємо наше пристойне ім'я та назву:

Під час створення макросу ви можете натиснути кнопку "Призупинити запис", якщо вам потрібно налаштувати щось або зробити деякі швидкі нотатки. Натисніть кнопку «Відновити рекордер», щоб продовжити роботу над своїм макросом.

Після цього знову відкрийте випадаюче меню "Макроси", а потім натисніть команду "Зупинити запис".

Це воно. Word створює макрос із запису і зберігає його як кнопку або клавіатурне скорочення (що б ви не вирішили).

Щоб запустити макрос, натисніть кнопку, яку ви призначили, або натисніть клавішу, яку ви визначили. Якщо ви вибрали опцію кнопки, ви побачите кнопку макросу на панелі швидкого доступу у верхній частині вікна.

Очевидно, що це дуже простий приклад, який ми вам дали. Word можна використовувати для створення деяких досить складних макросів. Просунуті користувачі можуть навіть вручну програмувати свої власні (або вручну налаштувати їх записані макроси). Але цей посібник повинен принаймні допомогти вам розпочати створення деяких базових макросів.

Зображення: Mopic / Shutterstock