Як швидко вставити блоки тексту в Microsoft Word з автотекстом

У всіх нас є кілька великих фрагментів тексту, які ми повинні регулярно вводити, наприклад, вашу адресу, довгі імена або фрази, або навіть таблиці та зображення, які часто використовуються. Функція автотекста в Word дозволяє зберігати ці фрагменти тексту і швидко вставляти їх за допомогою декількох натискань на клавіші, так що ви можете витрачати менше часу на введення тексту.

Функція AutoText була частиною Office протягом тривалого часу, але тепер є частиною Quick Parts, яка була додана до Office 2007. На додаток до записів AutoText, функція швидких деталей дозволяє вставляти властивості документа (наприклад, назву та автора ) та поля (такі як дати та номери сторінок). Записи "Швидкі деталі" та "Автотекст" також відомі як "Будівельні блоки", а Word поставляється з багатьма попередньо визначеними будівельними блоками. Ви також можете додати стільки власних будівельних блоків, скільки захочете.

ПРИМІТКА. Ми раніше писали про те, як посилатися на текст з інших документів у Word, щоб можна було вставляти вміст, який можна повторно використовувати, в інші документи, які автоматично оновлюватимуться. Трюк, описаний у цій статті, подібний до використання запису автотекста. Проте, коли вміст буде вставлено за допомогою елемента автотекста, цей вміст НЕ буде автоматично оновлюватися під час зміни запису автотекста.

Існує й інше програмне забезпечення, як, наприклад, безкоштовна програма PhraseExpress для Windows, яка виконує подібне завдання в системі. Це чудово, тому що він працює в кожному додатку, а не тільки в Word, але AutoText має декілька власних переваг, а саме: він має більше параметрів форматування (особливо специфічних для Word), ніж PhraseExpress, і доступний там, де є Word. Отже, якщо ви не можете встановлювати програми сторонніх виробників на робочий комп'ютер, наприклад, ви все ще можете використовувати автотекст.

Записи автотекста можна зберігати тільки в шаблонах, а не в самих документах. За замовчуванням нові записи автотекста зберігаються в шаблоні Normal.dotm. Це обмежує доступність записів автотекста тільки до вашого комп'ютера, якщо ви не надаєте шаблон Normal.dotm іншим машинам. Ви можете додати записи автотекста до власних шаблонів, але з цим існують обмеження, які ми обговоримо пізніше в цій статті.

Як створити новий запис автотекста

Для початку створіть новий документ Word і введіть вміст (текст, зображення, таблиці тощо), який потрібно додати як запис автотекста. Потім виділіть вміст і натисніть вкладку "Вставити".

Якщо ви хочете, щоб текст тексту для введення текстового тексту зберігався з форматуванням абзаців для всіх абзаців запису, включаючи останній абзац, переконайтеся, що позначка абзацу в кінці останнього абзацу включена у ваш вибір. Знак абзацу зберігає форматування для абзацу. Якщо в кінці абзацу не буде позначено пункт абзацу, цей абзац прийме стиль абзацу навколишнього тексту, коли ви його вставите. Якщо в кінці кожного абзацу не відображається позначка абзацу, ви можете відобразити їх у параметрах. Будь-яке форматування символів, яке ви застосували до вмісту автотекста, автоматично зберігається в записі автотекста.

У розділі "Текст" натисніть кнопку "Досліджувати швидкі деталі" і наведіть курсор миші на "Автотекст" у спадному меню. Потім у підменю виберіть «Зберегти вибір до галереї автотекста».

ПРИМІТКА. Ви можете помітити опцію «Зберегти вибір до галереї частин», доступну безпосередньо в меню «Швидкі деталі». Ця опція додає вибраний текст до запису "Швидкі деталі", а не до запису "Автотекст". Записи "Швидкі запчастини" та "Автотекст" - це обидва блоки. Ви могли б додати запис таким чином, але ми збираємося обговорити додавання його як запису автотекста.

З'явиться діалогове вікно «Створити новий будівельний блок». Введіть ім'я для запису автотекста у вікні редагування "Ім'я".

Ми рекомендуємо, щоб імена ваших записів автотекста були достатньо різними, тому потрібно ввести лише кілька символів імені, щоб вставити кожен запис у документ. Якщо кілька записів автотекста мають імена, які дуже схожі, потрібно ввести достатню кількість імені, щоб Word знав, який запис потрібно вставити.

Ви також можете змінити категорію для цього запису. У спадному списку «Категорія» передбачено параметр «Створити нову категорію», за допомогою якого ви можете додати цей запис автотекста до спеціальної категорії. Також можна змінити «Галерея», в якій створено запис.

У розкривному списку «Параметри» можна вказати, як вставляти запис у документ. Якщо ви вставляєте невеликий біт тексту, наприклад, назву компанії, виберіть "Вставити лише вміст", який вставляє вміст вхідного тексту під курсором. Ви також можете вставити вміст як власний абзац або на свою власну сторінку (ідеально підходить для створення стандартних титульних сторінок).

Прийміть налаштування за замовчуванням у спадному списку "Зберегти в". Це збереже запис автотекста у вашому звичайному шаблоні.

Після налаштування нового запису автотекста натисніть кнопку "OK".

Після закриття останнього відкритого документа Word можна відкрити діалогове вікно з проханням зберегти зміни, внесені до шаблону Normal.dotm, якщо ви ввімкнули опцію, що буде запропоновано зберегти шаблон Normal. Щоб зберегти запис автотекста в шаблоні "Normal.dotm", натисніть "Зберегти".

Як вставити запис тексту в документ

Тепер, коли ми створили новий запис автотекста, додамо його до документа. Створіть новий документ Word або відкрийте існуючий. Знову натисніть вкладку "Вставити" і наведіть курсор миші на "Автотекст" у спадному меню. Ви помітите, що доданий автотекст, який ви додали, доступний безпосередньо в підменю “Автотекст”. Виберіть його, щоб вставити вміст у цей запис.

Ви також можете вставити запис автотекста, просто починаючи вводити ім'я запису автотекста. Невелике спливаюче вікно відображає назву відповідного запису автотекста та інструкції, які повідомляють вам, щоб натиснути клавішу "Enter" для вставки. Натисніть "Enter", щоб вставити весь запис автотекста у документ. Ви також можете натиснути "F3".

Вставлено вміст запису автотекста з повним вихідним рядком і форматуванням.

Щоб швидше і простіше вставляти записи автотекста, можна додати кнопку "Автотекст" на панелі швидкого доступу.

Як увімкнути "Показувати пропозиції автозаповнення"

Якщо ви не бачите пропозицію автозаповнення, коли ви вводите назву вводу автотекста, можливо, доведеться ввімкнути параметр "Показувати пропозиції автозаповнення".

Щоб увімкнути "Показувати пропозиції автозаповнення", відкрийте існуючий документ Word або створіть новий і натисніть вкладку "Файл".

На екрані за лаштунками натисніть "Параметри" у списку параметрів ліворуч.

Натисніть "Додатково" у списку елементів з лівого боку діалогового вікна "Параметри слова".

У розділі "Параметри редагування" встановіть прапорець поруч із пунктом "Показувати пропозиції автозаповнення", щоб у вікні з'явився прапорець.

Тепер ви зможете натиснути клавішу "Enter" після введення частини імені елемента автотекста, щоб вставити його.

Як редагувати вміст існуючого запису автотекста

Скажімо, ви переїхали до нового будинку, і вам потрібно змінити адресу в записі автотекста. Це легко зробити. Просто введіть запис у потрібному вам вигляді в новому документі Word, виберіть його, а потім відкрийте підменю "Автотекст", як ми обговорювали раніше. Виберіть пункт "Зберегти вибір до галереї автотекста" у підменю нижче будь-яких існуючих записів автотекста.

Введіть те ж ім'я, що й існуючий запис автотекста, у вікні редагування "Ім'я" та натисніть "OK".

З'явиться діалогове вікно підтвердження. Натисніть "Так", щоб замінити попередній запис автотекста на новий.

Тепер ви можете вставити оновлений запис автотекста в будь-який новий або існуючий документ Word, як це було раніше.

ПРИМІТКА. Пам'ятайте, що зміна запису автотекста НЕ змінює вміст цього запису в будь-яких існуючих документах, де ви його вже вставили. Переглянуте вміст запису автотекста використовується тільки при вставці запису в будь-який час після його зміни.

Як змінити властивості існуючого запису автотекста

Окрім редагування вмісту запису автотекста, можна також змінити властивості запису, наприклад шаблон, в якому він зберігається, категорію тощо.

Для цього створіть новий документ Word або відкрийте існуючий документ. Натисніть вкладку "Вставити", а потім натисніть кнопку "Дослідити швидкі деталі" в розділі "Текст". Виберіть "Організатор будівельних блоків" у спадному меню.

Відобразиться діалогове вікно «Організатор будівельних блоків». Відображається список всіх "Будівельних блоків", які показують "Ім'я" кожного з них, а також "Галерея", "Категорія" та "Шаблон". Вони відображаються в алфавітному порядку відповідно до "Галерея". Наш новий запис «Адреса» вказаний у верхній частині, оскільки він знаходиться в галереї «Автотекст». Натисніть на запис, щоб вибрати її. З правого боку діалогового вікна відображається попередній перегляд запису.

Після вибору запису "Адреса" натисніть "Редагувати властивості" нижче списку "Будівельні блоки".

Таке ж діалогове вікно відображається, як і при створенні запису автотекста; однак, зараз вона називається "Змінити будівельний блок". Ми збираємося змінити "Варіант" на "Вставити вміст у власний абзац, так що адреса завжди вставляється починаючи з окремого рядка, навіть якщо курсор знаходиться в кінці іншого рядка. Натисніть "ОК" після того, як ви внесли зміни.

Знову з'явиться діалогове вікно підтвердження, яке підтверджує, що ви бажаєте замінити запис автотекста на переглянуту. Натисніть "Так".

Як видалити запис автотекста

Якщо ви виявите, що вам більше не потрібен запис автотекста, ви можете видалити його з колекції будівельних блоків. Щоб видалити запис автотекста, відкрийте діалогове вікно «Організатор будівельних блоків», як описано в останньому розділі. Виберіть запис автотекста, який потрібно видалити, і натисніть "Видалити" нижче списку "Будівельні блоки".

З'явиться діалогове вікно підтвердження, що запитує, чи ви хочете видалити вибраний будівельний блок, у цьому випадку запис автотекста. Натисніть "Так", щоб видалити запис. Ви повернетеся до діалогового вікна «Організатор будівельних блоків». Натисніть "Закрити", щоб закрити його і повернутися до документа.

У тексті автотекста є одна примха, коли використовується спеціальний шаблон. Ми протестували додавання записів AutoText до власного шаблону, але коли ми створили новий документ на основі цього шаблону, запис автотекста не було доступним. Однак, коли ми створили новий документ на основі шаблону "Нормальний", а потім прикріпили власний шаблон до цього документа, був доступний запис автотекста. Отже, якщо ви хочете зберегти записи автотекста у вашому власному шаблоні, обов'язково додайте шаблон до ваших документів після їх створення, або ж записи автотекста не будуть доступні. Якщо ви виявите інше, будь ласка, повідомте нам про це у коментарях.

Старі версії Word (2003 та попередні) дозволяли копіювати записи автотекста з одного шаблону в інший. Однак, як у Word 2007, цю функціональність було видалено.