Як зв'язати або вставити робочий аркуш Excel у документ Word

Іноді потрібно включити дані в таблицю Excel у документі Microsoft Word. Існує кілька способів зробити це, залежно від того, чи хочете ви підтримувати з'єднання з вихідним листом Excel. Давайте подивимося.

У чому різниця між посиланнями та вбудовуваннями?

Насправді є три варіанти включення електронної таблиці в документ Word. По-перше, це просто копіювання даних з електронної таблиці, а потім вставлення її в цільовий документ. Здебільшого, це працює лише з дійсно простими даними, оскільки ці дані просто стають базовою таблицею або набором стовпців у Word (залежно від обраного вами параметра вставки).

Хоча це може бути корисним іноді, ваші інші два варіанти зв'язування і вбудовування - набагато більш потужні, і це те, що ми збираємося показати вам, як це зробити в цій статті. Обидва вони дуже схожі, тому що ви в кінцевому підсумку вставляєте фактичну таблицю Excel у ваш цільовий документ. Він буде виглядати як таблиця Excel, і ви можете використовувати інструменти Excel, щоб маніпулювати ним. Різниця полягає в тому, як ці два варіанти стосуються свого підключення до цієї вихідної електронної таблиці Excel:

• Якщо ви посилання лист Excel у документі, цільовий документ і оригінальний лист Excel підтримують з'єднання. Якщо ви оновите файл Excel, ці оновлення автоматично відображаються в цільовому документі.
• Якщо ви вставляти лист Excel у документі, що розірвано. Оновлення вихідного аркуша Excel не автоматично оновлює дані в цільовому документі.

Звичайно, існують переваги обох методів. Однією з переваг прив'язки документа (крім підтримки з'єднання) є те, що він зберігає розмір файлу вашого документа Word, тому що дані в основному зберігаються в аркуші Excel і відображаються лише у Word. Одним з недоліків є те, що оригінальний файл електронної таблиці повинен залишатися в тому ж місці. Якщо це не так, вам доведеться знову зв'язати його. А оскільки вона посилається на посилання на початкову таблицю, вона не настільки корисна, якщо потрібно поширювати документ людям, які не мають доступу до цього місця.

Впровадження документа, з іншого боку, збільшує розмір вашого документа Word, тому що всі дані Excel дійсно вбудовані у файл Word. Існують певні переваги для вбудовування. Наприклад, якщо ви розповсюджуєте цей документ людям, які не мають доступу до оригінальної таблиці Excel, або якщо документ повинен відображати цей аркуш Excel у певний момент часу (а не оновлюватися), вбудовування (і розрив) з'єднання з вихідним листом) має більше сенсу.

Отже, враховуючи все це, давайте подивимося, як зв'язати та вставити лист Excel у Microsoft Word.

Як зв'язати або вставити робочий аркуш Excel у Microsoft Word

Зв'язування або вбудовування робочого аркуша Excel в Word насправді досить просте, і процес для цього є майже ідентичним. Почніть, відкривши одночасно таблицю Excel і документ Word, який потрібно редагувати.

У Excel виберіть осередки, які потрібно з'єднати або вставити. Якщо ви хочете зв'язати чи вставити весь аркуш, натисніть на поле на стику рядків і стовпців у верхньому лівому кутку, щоб вибрати весь аркуш.

Скопіюйте ці клітинки, натиснувши CTRL + C у Windows або Command + C у macOS. Ви також можете клацнути правою кнопкою миші на будь-якій вибраній комірці, а потім вибрати параметр "Копіювати" у контекстному меню.

Тепер перейдіть до свого документа Word і клацніть, щоб розмістити точку вставки, де ви хочете, щоб пов'язаний або вбудований матеріал пішов. На вкладці Домашня сторінка стрічки натисніть стрілку вниз під кнопкою "Вставити", а потім виберіть команду "Вставити спеціальне" зі спадного меню.

Відкриється вікно Вставити спеціальне. І тут, де ви знайдете єдиний функціонал, який відрізняється в процесах зв'язування або вбудовування файлу.

Якщо ти хочеш вставляти у таблиці, виберіть опцію "Вставити" зліва. Якщо ти хочеш посилання у таблиці, замість цього виберіть параметр "Вставити посилання". Серйозно, це все. Цей процес інакше ідентичний.

Незалежно від обраного вами варіанту, ви оберіть "Microsoft Excel Worksheet Object" у вікні праворуч, а потім натисніть кнопку "OK".

І ви побачите лист Excel (або вибрані вами клітинки) у вашому документі Word.

Якщо ви пов'язані дані Excel, ви не можете редагувати його безпосередньо в Word, але ви можете двічі клацнути в будь-якому місці, щоб відкрити оригінальний файл електронної таблиці. А будь-які оновлення, які ви зробите до цієї початкової електронної таблиці, відображаються у вашому документі Word.

Якщо ви вбудований даних Excel можна редагувати безпосередньо в Word. Двічі клацніть у будь-якому місці таблиці, і ви залишитеся в тому ж вікні Word, але стрічка Word заміняється стрічкою Excel, і ви зможете отримати доступ до всіх функцій Excel. Це трохи здорово.

А коли ви хочете припинити редагування електронної таблиці та повернутися до елементів керування Word, просто натисніть будь-де за межами таблиці.

Примітка. Якщо ви працюєте над документом Word і бажаєте включити електронну таблицю, яку ви ще не створили, можете. Фактично можна вставити таблицю Excel прямо зі спадного меню Таблиця на стрічці.