Як створити власні шаблони в Excel

Шанси досить хороші, що ви створюєте ті ж типи таблиць Excel знову і знову. Створення власного шаблону допоможе зробити цей процес набагато більш плавним.

Зіткнувшись зі створенням подібних електронних таблиць, багато людей відкривають існуючий лист, видаляють дані, які вони не хочуть, а потім зберігають як інший файл. Що ще гірше, деякі просто створюють файл з нуля кожного разу. Спеціальний шаблон може зробити це набагато швидше. Файли шаблонів більш-менш такі ж, як і стандартні файли Excel, але з форматуванням і вмістом шаблону вже встановлено. Ви просто використовуєте шаблон для створення нового файлу Excel і заповнення даних. Можна створити власний шаблон з нуля або зберегти існуючу електронну таблицю як шаблон, а потім трохи очистити її. Єдина відмінність полягає в тому, чи починаєте ви з нового, порожнього аркуша або одного з вже створених.

Створіть шаблон

У нашому прикладі ми збираємося створити шаблон з існуючої електронної таблиці. Ось стандартний аркуш, який ми використовуємо в How-To Geek для звітів про витрати.

Файл - це звичайний файл Excel, який зберігається з розширенням .xlsx. Ми вже добре відформатовані, тому нам просто потрібно видалити будь-які фактичні дані, які нам там не потрібно. Якщо ви адаптуєте існуючий аркуш (або створіть новий), продовжуйте його чистити. Налаштуйте базовий аркуш, додайте заголовки, включіть формули, форматуйте клітини, створюйте межі, будь-які. Коротше кажучи, зробіть це так, щоб при створенні нового файлу на основі шаблону можна було просто почати вводити дані.

Коли ви шукаєте потрібні речі, потрібно зберегти файл як шаблон. Відкрийте меню «Файл» і натисніть кнопку «Зберегти як».

У спадному списку типу файлу (під текстовим полем імені файлу) виберіть опцію "Шаблон Excel (.xltx)".

За замовчуванням Excel любить зберігати шаблони в шаблонах Office Custom Custom Templates, але ви можете зберегти їх там, де це має сенс.

Якщо ви хочете отримати ще більш організований підхід, ви можете змінити розташування за замовчуванням, де Excel зберігає шаблони. У меню «Файл» виберіть команду «Параметри». У вікні «Параметри Excel» клацніть категорію «Зберегти» у лівій колонці.

Праворуч ви побачите вікно "Розташування особистих шаблонів за умовчанням", де ви можете ввести шлях до спеціального розташування для збереження шаблонів. З певних причин є кнопка "Огляд", тому введіть повний шлях до папки, яку потрібно використовувати, або скопіюйте та вставте розташування з адресного рядка "Провідника файлів"..

Використовуйте шаблон для створення нового документа

Тепер, коли ваш шаблон збережено, його можна використовувати для створення нових документів. І ви можете зробити це одним із двох способів.

Якщо ви зберігаєте свої шаблони в офіційній папці шаблонів Office використовує (чи це місце розташування документів за замовчуванням, або налаштували нове місце збереження в меню Параметри), ці шаблони стануть доступними на заставці Office. Цей екран показує типові шаблони за замовчуванням, але ви можете побачити збережені шаблони, натиснувши посилання "Особисте".

Просто натисніть шаблон, який ви хочете використовувати, і Excel створює для вас новий документ на основі цього шаблону.

Ви також можете створити новий файл на основі шаблону, просто двічі клацнувши шаблон у Провіднику файлів. За замовчуванням для файлів шаблонів потрібно створити новий файл, а не відкрити файл шаблону, тому двічі клацнувши шаблон, відразу ж відкриється новий файл Excel.

Якщо потрібно відкрити фактичний файл шаблону, щоб змінити його, можна клацнути файл правою кнопкою миші, а потім вибрати у контекстному меню "Відкрити".

Зрештою, файли шаблонів функціонально подібні до звичайних файлів Excel. Велика різниця полягає в тому, як Excel обробляє ці файли, що полегшує створення нових документів на їх основі.