Створення та надсилання електронної пошти в Outlook 2013

Outlook є досить синонімом електронної пошти. Тому, окрім інших його функцій, потрібно переконатися, що ви знаєте, як використовувати його з електронною поштою якомога ефективніше.

Ми вже давно обговорювали аспекти використання Outlook, і сірі офіційні ветеринари вже знають всі ці речі, але нові користувачі, такі як ті, хто повинен знати, як використовувати Outlook в офісних налаштуваннях, можуть знати, як використовувати Outlook на щоденній основі. Тим не менш, це багатогранна і зріла програма електронної пошти, яку користувачі Windows повинні мати у своєму наборі інструментів.

Оскільки потрібно багато чого дізнатися, ми маємо мало часу для втрати, так що давайте відразу розпочнемо роботу над тим, як створювати та надсилати повідомлення, а також розбивати всі варіанти, які можна налаштувати, щоб зробити Outlook більш корисним та приємним досвідом..

Швидке складання та надсилання повідомлення

Якщо ви хочете або потрібно зрозуміти самі основи Outlook, ми написали зручний посібник для початківців. Ми рекомендуємо вам прочитати його, якщо Outlook повністю новий для вас.

Інакше з папки "Вхідні" Outlook можна натиснути кнопку "Нова електронна пошта" або скористатися пунктом "CTRL + N".

Отримане нове вікно повідомлення має бути досить простим. Якщо ви коли-небудь використовували програму Microsoft Word або подібну програму редагування тексту, функції базового тексту, безсумнівно, будуть вам знайомі.

На цьому етапі потрібно вказати, кому надсилати повідомлення, створювати повідомлення та натискати кнопку "Надіслати". Це все добре і добре, якщо ви просто створюєте одноразове повідомлення, і тоді ви закінчите з ним, але є ще багато чого до цього.

A Оновлення контактів

Коли ви створюєте нову електронну пошту, перше, що ви, можливо, зробите, це ввести одержувача або одержувачів. Ви можете зробити це, просто ввівши їх адресу електронної пошти або клацніть "Кому ..." і виберіть імена з адресної книги.

Пам'ятайте, що якщо ви хочете швидко вибрати дві або більше адрес одночасно, утримуйте клавішу CTRL і клацніть кожне ім'я, яке ви хочете вибрати, а потім виберіть параметри адресації: To і Cc (або Bcc). Після вибору всіх одержувачів натисніть "OK".

Якщо ви вже не маєте адресну книгу, ви охопили її. Можна імпортувати контакти до Outlook з Gmail або подібної служби електронної пошти.

Зміна адреси відповіді

Припустимо, що Outlook має більше одного облікового запису електронної пошти. Як надсилати електронні листи з інших облікових записів?

Ви помітите, що на кнопці «Від» є маленька стрілка. Натисніть цю кнопку, і ви побачите інші облікові записи в розкривному списку, щоб вибрати інший обліковий запис електронної пошти.

Крім того, можна використовувати обліковий запис електронної пошти, який не пов'язаний з Outlook, наприклад, якщо ви користуєтеся чужим комп'ютером або використовуєте комп'ютер на роботі, і хочете відправити відповіді на свій особистий обліковий запис.

Якщо ви зробите це, тримайте на увазі кілька речей. По-перше, будь-яке повідомлення, яке ви надішлете, буде скопійовано до папки "Надіслана пошта", тому не надсилайте нічого особистого, якщо ви не збираєтеся видалити його та очистити смітник. Крім того, якщо ви надсилаєте повідомлення зі своєї роботи, вони, ймовірно, зберігатимуть його на своєму поштовому сервері.

Підписи та стаціонарні

Можливо, ви вже знайомі з концепцією підписів, або можете навіть використовувати їх самостійно. В основному, підписи є спеціальними попередньо складеними бітами тексту, які можна додати до кожного повідомлення. Це можуть бути ваші контактні дані, важлива інформація про продукт або подію, яку ви рекламуєте, або просто глибокі цитати, які вам дійсно подобаються.

У цьому прикладі ми будемо додавати підпис, що описує майбутні плани канікул. Ми додамо цей підпис до всіх листів, що надходять з нашого робочого облікового запису, але не до відповідей і переадресацій.

Відтепер, поки ви не вилучите підпис за допомогою цих налаштувань, попередження про відпочинок відображатиметься кожного разу, коли ви створюєте нове повідомлення електронної пошти.

Стаціонарні?

Підписи досить легкі, щоб зрозуміти, але як щодо стаціонарних? До тих пір, поки він тут же, давайте підемо і обговоримо це. Наприклад, з підписами, ви, напевно, бачили електронну пошту стаціонарною в тій чи іншій формі, але в основному вона працює так: оскільки ви надсилаєте електронну пошту як HTML, стаціонарні просто дозволяють призначати фони, різні стилі шрифтів і колір для вашого повідомлень.

Ви бачите тут, як це працює. Ми вибрали тему «Ведмеді» зі списку, що дає нам фон з плюшевими ведмедиками, що його прикрашають.

Звичайно, якщо ви працюєте, ви можете утриматися від повідомлень з плюшевими ведмедиками і такі, але якщо ви хочете, щоб ваші повідомлення дійсно виділялися, то ви можете використовувати стаціонарну функцію для створення деяких дійсно привабливих результатів..

Відповідь на та пересилання повідомлень

Відповідь на повідомлення та пересилання повідомлень прості, і ви, напевно, вже помітили інструменти відповіді на стрічці.

Ви бачите відповідь, відповідайте всім (використовуйте з обережністю), а також переглядайте опції, які є досить зрозумілими, але які інші варіанти?

Якщо ви натиснете кнопку "Зустріч", тоді ви зможете запросити зустріч, коли ви відповісте; перевірте всі опції, які ви отримуєте, коли ви робите це.

Ми будемо детальніше обговорювати зустрічі в майбутній статті, де ми обговоримо повноваження календаря Outlook.

Налаштування параметрів відповіді та пересилання

Давайте відкриємо відповідь і надішлемо варіанти швидкого погляду. Існує декілька способів змінити, як виглядатимуть оригінальні повідомлення під час відповіді або пересилання, чи включено це як вкладення, або взагалі не.

Ви також можете встановити, як відкривати відповіді та переадресовувати повідомлення, а також чи будуть ваші коментарі відповісти на ваше ім'я.

Інші параметри пошти Outlook

Там багато інших речей, що відбуваються в опціях Mail, тому, перш ніж ми залишимо вас сьогодні, ми хочемо витратити деякий час на розмову про них.

Нижче наведено деякі основні засоби, такі як параметри редактора для зміни способу створення повідомлень, варіантів написання та автовиправлення, а також підпису та стаціонарних опцій, про які ми вже торкалися.

Багато з цих параметрів відкриваються до під-опцій Наприклад, якщо ви натиснете кнопку "Параметри редактора ...", ви виявите цілий ряд додаткових прапорців (розділених на дві категорії, перевірка та розширення), щоб пройти через.

Прокручуючи вниз, є опції прийому повідомлень, щоб вибрати, як Outlook сповіщає вас, коли повідомлення надходять у папку "Вхідні".

Крім того, як Outlook помічає елементи як прочитані під час використання панелі читання.

Ви можете вирішити, як часто повідомлення автоматично зберігаються, де вони зберігаються, тощо.

Коли ви надсилаєте повідомлення, що відбувається? За допомогою опцій "Надіслати повідомлення" виберіть значення за замовчуванням та рівні чутливості, автоматичну перевірку назв і чимало інших дрібних, але чітких налаштувань, які ви можете зробити для вашого користувача.

Якщо ви зацікавлені в відстеженні повідомлень, є способи внесення коригувань. Наприклад, тут ви можете включити читання квитанцій, які надсилають вам сповіщення, коли хтось читає вашу електронну пошту.

Нарешті, ми знаходимо деякі варіанти зміни формату повідомлень, які, напевно, ніколи не використовуються.

Інші параметри містять деякі корисні функції, такі як показ параметрів вставлення (можливо, дратує), а також показу наступних і попередніх посилань у заголовках повідомлень при читанні кількох повідомлень у папці "Вхідні" (можливо, корисно).

Існують також варіанти налаштування, як програма виконує очищення розмов, але ми розглянемо це та інші аспекти управління поштою Outlook у наступній статті.

Електронна пошта є невід'ємною частиною Outlook, не дивно, що є багато способів його налаштування. Зрозуміло, коли ви навчаєтеся використовувати Outlook, ви повертаєтеся до варіантів, щоб іноді змінити певні аспекти форматування електронної пошти та її поведінки..

Нам не вдалося вивчити Outlook, ми ще маємо багато чого показати вам, наприклад, як ви будете обробляти відправлення та отримання вкладень, календарі, завдання та багато іншого. Наразі, однак, ми хотіли б почути більше від вас, тому будь ласка, приділіть нам короткий коментар до нашого дискусійного форуму.