Як вибирати, скільки повідомлень можна завантажувати до комп'ютера

Ви можете подумати, що Outlook буде відображати всю вашу пошту (зрештою, чому цього не станеться), але за замовчуванням клієнт Outlook зберігає лише останній рік електронної пошти на вашому комп'ютері. Вся ваша пошта все ще існує на сервері Microsoft Exchange, але вона не відображається в Outlook. Ось чому корпорація Майкрософт встановлює це значення за замовчуванням і як його змінювати, якщо хочете.

Примітка: Наведена нижче інформація охоплює всі версії Outlook 2013-2019, включаючи Outlook 365. Це також стосується лише підключення до сервера Microsoft Exchange, а також, якщо ви підключаєтеся до Hotmail або Outlook.com. Якщо ви підключаєтеся до іншої служби, наприклад Gmail або особистого поштового сервера, ви можете налаштувати ці параметри, але Outlook їх ігноруватиме.

Чому Outlook не показує всю мою пошту?

Під час інсталяції Microsoft Office він перевіряє розмір диска, щоб переконатися, що у вас достатньо місця для встановлення всіх програм. Він також використовує цю перевірку, щоб встановити параметр в Outlook, який визначає, скільки буде завантажено пошту на ваш локальний комп'ютер, на основі таких розмірів диска:

• Менше або дорівнює 32 ГБ: Outlook зберігає один місяць електронної пошти у вашій системі.
• Між 32 і 64 ГБ (не включено): Outlook зберігає три місяці електронної пошти.
• Дорівнює або перевищує 64 ГБ: Outlook зберігає 12 місяців електронної пошти.

Microsoft робить це тому, що пошта займає місце на жорсткому диску, і якщо у вас є лише невеликий жорсткий диск, ви, ймовірно, не хочете, щоб більша частина цього займала кілька великих файлів, які вам надіслали два роки тому. Outlook все ще завантажує всі призначення календаря, контакти, завдання та все інше. Це обмеження впливає лише на вашу пошту (і канали RSS).

Якщо ваш обліковий запис електронної пошти використовує сервер Microsoft Exchange (наприклад, Hotmail, Microsoft Live, O365 або багато корпоративних поштових систем), цей параметр визначатиме кількість завантажених повідомлень на ваш комп'ютер. Якщо ви використовуєте інший постачальник пошти, наприклад Google або Yahoo, Outlook ігнорує цей параметр і завантажує всю пошту.

Де знаходиться моя пошта і як я можу отримати доступ до неї?

Доброю новиною є те, що ваша пошта нікуди не пішла; він все ще знаходиться на сервері електронної пошти. (Якщо ви не впевнені, що таке сервер електронної пошти, коротка відповідь полягає в тому, що це потужний комп'ютер з великим жорстким диском, на якому постачальник послуг електронної пошти зберігає всю вашу пошту. Ми написали більш довгу відповідь, яку варто прочитати. .) Ви можете отримати доступ до своєї пошти в будь-який час (якщо у вас є доступ до Інтернету) або через Outlook, або, залежно від вашої версії Outlook, через веб-інтерфейс.

Щоб переглянути пошту в Outlook, прокрутіть вниз до нижньої частини папки. Якщо на сервері електронної пошти є більше повідомлень, ви побачите повідомлення про це.

Натисніть "Натисніть тут, щоб переглянути більше на Microsoft Exchange", а Outlook завантажить решту ваших електронних листів на ваш комп'ютер. Переконайтеся, що у вас є достатньо місця на диску, щоб завантажити їх усі!

Якщо у вас є Office 365, ви також можете отримати доступ до електронної пошти через веб-додаток Outlook. Оскільки веб-додаток, по суті, є лише вікном у Exchange Server, він покаже всі ваші електронні листи. Якщо ви використовуєте Outlook на роботі, ваші ІТ-користувачі повинні допомогти вам у доступі до веб-застосунку Outlook. Якщо ви вдома, перейдіть до Office.com і увійдіть туди. Можна отримати доступ до Outlook та будь-яких інших веб-програм, до яких ви маєте доступ, коли ви ввійшли в систему.

Чи можна змінити значення за промовчанням?

Так, ти можеш. У програмі Outlook у меню Файл> Параметри облікового запису виберіть пункт "Параметри облікового запису" у спадному меню.

У вікні "Параметри облікового запису" виберіть обліковий запис, для якого потрібно змінити значення за промовчанням (можливо, ви отримали лише один обліковий запис), а потім натисніть кнопку "Змінити"..

У вікні Змінити обліковий запис, що відкриється, ви побачите, що ввімкнено режим використання кешованого Exchange. ти обов'язково залиште це ввімкнено, інакше пошту не буде завантажено на ваш комп'ютер. Перемістіть повзунок "Пошта для збереження в автономному режимі" до потрібного періоду.

Параметри:

• Три дні
• Один тиждень
• Три тижні
• Один місяць
• Три місяці
• Шість місяців
• Один рік
• Два роки
• П'ять років
• Все

Примітка. У Office 2013 не доступні три дні, один тиждень і два тижні, але вони знаходяться в більш пізніх версіях.

Виберіть "Все", якщо ви хочете, щоб Outlook завантажив всю пошту на ваш комп'ютер або вибрав будь-яке значення для вас. (Якщо ви не можете змінити повзунок, адміністратор може встановити це значення навмисно і зупинити його.)

Після того, як ви зробили свій вибір, натисніть кнопку "Далі", а Outlook попереджає, що потрібно перезавантажити.

Натисніть кнопку "OK", закрийте вікно "Параметри облікового запису", а потім перезапустіть Outlook. Залежно від кількості завантажених повідомлень, Outlook може зайняти деякий час для оновлення кожної папки. Ви побачите повідомлення в нижній частині Outlook, коли він завантажує пошту в кожну папку.

І це все; Ви готові. Outlook тепер завантажуватиме всю вашу пошту (або скільки б ви не вибрали).