Як автоматично форматувати існуючий документ у Word 2013

У Word є зручна функція, яка автоматично форматує те, що ви вводите під час введення. Це включає в себе зміну котирувань до Smart Quotes, автоматичне створення маркірованих і нумерованих списків і створення гіперпосилань з веб-адрес. Однак, якщо у вас є існуючий документ, який потрібно автоматично форматувати?

Функція автоформати в Word не тільки працює з текстом під час введення тексту, але й доступна за запитом для форматування всього існуючого документа. Це корисно, якщо ви отримаєте документ від когось іншого, який потребує малого форматування. Зверніть увагу, що на зображенні вище, що веб-адреси та адреси електронної пошти не відформатовані як гіперпосилання, а список з двох елементів не відформатований як пронумерований список. Ми покажемо, як налаштувати Word, щоб можна було легко змінити форматування всього документа за допомогою декількох кліків.

Інструмент автоформату Word недоступний на будь-яких вкладках стрічки. Тому нам потрібно додати його до панелі швидкого доступу, щоб її використовувати. Натисніть стрілку вниз у правій частині панелі швидкого доступу і виберіть у спадному меню пункт "Інші команди".

Відобразиться екран «Панель швидкого доступу» у діалоговому вікні «Параметри слова». Виберіть "Команди не на стрічці" у випадаючому списку "Виберіть команди з".

Прокрутіть вниз у списку нижче випадаючого списку «Вибрати команди з», поки не знайдете команди автоформату. Виберіть "Автоформат ..." і натисніть "Додати".

ПРИМІТКА: Команда “Автоформат…” - це те, що відкриває діалогове вікно “Автоформат”, щоб змінити параметри перед застосуванням автоматичного форматування до документа. Ви також можете додати команду "Автоформат зараз", якщо ви знаєте, що налаштування так, як вам подобаються, і ви просто хочете негайно застосувати автоматичне форматування. Для цього прикладу ми хочемо отримати доступ до діалогового вікна “Автоформат” з “Панелі швидкого доступу”.

Команда "Автоформат ..." додається до списку з правого боку діалогового вікна. Використовуйте кнопки зі стрілками праворуч від списку, щоб перемістити команду "Автоформат ..." в інше місце на панелі швидкого доступу.

Натисніть "OK" на панелі інструментів "Word Options", щоб закрити його.

Тепер функція автоформати доступна на “Панелі швидкого доступу”. Натисніть кнопку “Формат діалогу” на панелі інструментів..

Відобразиться діалогове вікно “Автоформат”. Ви можете автоматично форматувати все в документі одночасно ("AutoFormat now") або переглядати кожну зміну, коли Word зустрічає їх ("Автоформат і переглядайте кожну зміну").

Ви також можете вказати тип документа ("Загальний документ", "Лист" або "Електронна пошта"), щоб полегшити роботу Word автоматичного процесу форматування.

Є додаткові параметри, які можна встановити, щоб визначити, що змінюється Word, коли він автоматично форматує документ. Натисніть "Параметри ...", щоб отримати доступ до цих налаштувань.

Відобразиться вкладка "Автоформат" у діалоговому вікні "Автовиправлення". Виберіть елементи, які потрібно відформатувати у форматі Word. Натисніть "OK".

Ви повертаєтеся до діалогового вікна "Автоформат". Натисніть "OK", щоб розпочати процес автоматичного форматування.

Зверніть увагу, що в нашому прикладі посилання на веб-адресу та електронну пошту тепер відформатовані, а список став відформатованим нумерованим списком.

Зверніть увагу, що дуже малоймовірно, що функція автоформації зможе виявити всі зміни форматування, необхідні для вашого документа. Кожен документ відрізняється, і ви повинні переглянути документ після застосування автоматичного форматування, щоб побачити, чи є інші зміни форматування, які потрібно застосувати вручну.