Перейти безпаперову припинити друк все і насолоджуватися цифрової життя

«Безпаперовий офіс», якого нам обіцяли, ніколи не приходить для багатьох людей. Реальність, однак, є те, що безпаперовий офіс тут сьогодні, якщо ви хочете скористатися нею.

Якщо ви все ще залишаєтеся тими, хто друкує електронні листи, веб-сторінки та інші документи, ви можете зупинитися зараз. Є кращі способи відстеження вашої інформації та швидшого доступу до неї - ви не можете шукати слова на фізичних паперах.

Справа проти друку

Друк є дорогим і незручним, вимагаючи часто-дорогих картриджів, паперу для принтерів і нових принтерів, коли цей дешевий струменевий принтер неминуче виходить з ладу. Вся ця папір стає безладдям, які повинні бути належним чином організовані, або ви ніколи не зможете знайти те, що ви шукаєте. Ви не можете отримати доступ до неї, коли ви перебуваєте далеко від свого офісу, ви не можете здійснювати пошук у ньому, і у вас є лише одна копія, тому ви маєте проблеми, якщо з ним що-небудь трапиться.

Друк був необхідним, коли комп'ютери були важкими цеглями, які сиділи на столах. Тепер ми ходимо з комп'ютерами в кишені, планшетами, які можуть приблизно дорівнювати розміру аркуша паперу, і хмарними службами, які можуть створювати резервні копії та синхронізувати всі ваші документи на всіх пристроях. Ви можете шукати документи, які ви зберегли словами, які вони містять, так що вам не доведеться налаштовувати і освоювати складну систему реєстрації.

Як не друкувати

Ми, мабуть, давно вже перестали друкувати, але є багато людей, які регулярно друкують електронні листи та веб-сторінки. Ми постараємося запропонувати кілька порад, щоб відвести вас від принтера та створити новий спосіб збереження та організації інформації, що має сенс.

Створіть кабінет цифрових файлів: По-перше, ви хочете вирішити, де ви будете зберігати речі, а не друкувати їх. Це допомагає мати одне ціле розташування, де ви можете зберегти все. Ми рекомендуємо якийсь хмарний сервіс, який синхронізуватиметься на всіх пристроях, щоб отримати доступ до них на смартфонах і планшетах, а також на ПК. Багато людей використовують Evernote як свій архів для всіх своїх нотаток і документів, але ви також можете зберегти їх у службі хмарних сховищ, такі як Dropbox, Google Drive або Microsoft OneDrive. Якщо ви дійсно віддаєте перевагу локальному сховищу, ви можете зберегти ваші файли в одній папці на вашому ПК - але обов'язково створіть резервну копію. Це буде менш зручно, оскільки вам доведеться вручну копіювати файли на інші пристрої, якщо ви хочете переглянути їх у інших місцях.
Друк у PDF: Все, що ви хочете роздрукувати - будь то квитанція, документ, електронна пошта або веб-сторінка - можна надрукувати в PDF-файлі. По-перше, потрібно встановити принтер PDF на комп'ютері Windows. Потім можна пройти процес друку як звичайно, вибравши віртуальний PDF-принтер. Ви отримаєте файл, який можна зберігати в щось на зразок Evernote або Dropbox.

Друк електронних листів: Електронні листи можна друкувати у форматі PDF таким же чином. Ви також можете спробувати відібрати їх у головних ролях (якщо ви використовуєте Gmail) або додати їх до спеціальної папки або мітки, де ви можете звернутися до них пізніше. Ви можете отримати доступ до цих електронних листів пізніше з будь-якого пристрою з клієнтом електронної пошти - не потрібно друкувати.
Друк веб-сторінок: Якщо ви друкуєте веб-сторінки для подальшого посилання, ви можете надрукувати їх у форматі PDF. Можна також закласти їх для перегляду пізніше (ваші закладки можуть синхронізуватися на всіх ваших пристроях). Якщо ви хочете прочитати веб-сторінку пізніше, скористайтеся послугою, наприклад Pocket або Instapaper, щоб створити список матеріалів, які потрібно прочитати. Такі служби займають веб-сторінку, перетворюють її у читабельну статтю, що містить текст, і навіть зберігають її в автономному режимі на мобільних пристроях, щоб ви могли прочитати веб-сторінку пізніше без друку.
Друк карт: Вам не потрібно друкувати карти, якщо у вас смартфон з GPS. Якщо ви використовуєте Карти Google, ви можете увійти до програми Карт Google і переглянути список пошуків, здійснених на веб-сайті Карт Google на своєму ПК. Ви можете також просто надрукувати карту в PDF, звичайно.
Документи надсилання факсів: Деякі кальцифіковані старі підприємства все ще вимагають факсів. Ви можете використовувати службу, наприклад HelloFax, для надсилання факсів через Інтернет. HelloFax пропонує п'ять безкоштовних факсів на місяць - це повинно бути більш ніж достатньо для домашніх користувачів, які лише зрідка потребують факсу.
Коли хтось наполягає на друкованих документах: На жаль, деякі організації досі наполягають на друкованих документах. Там просто не обійти це. Якщо вони не зроблять PDF-повідомлення електронною поштою, можливо, доведеться друкувати.
Що робити зі своїми старими паперовими документами: Легше почати просування в безпаперовий спосіб, замість того, щоб вирішувати методично конвертувати всі ваші старі паперові документи в цифрові версії - це може бути багато роботи. Тим не менш, ви можете сканувати старі документи в PDF-файли за допомогою сканера.

Використання цифрових файлів

Ваш цифровий робочий простір тепер має ряд переваг, яких не має документ:

Резервне копіювання: Резервні копії файлів виконуються, якщо ви зберегли їх у службі, такі як Evernote, Dropbox, Google Drive або SkyDrive. Якщо ваш будинок згорає, ви не втратите важливі документи.
Пошук: Ви можете легко шукати по всіх електронних документах, щоб знайти потрібні документи без просіювання через гори паперу. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, навіть Windows - всі вони мають повнотекстові функції пошуку.
Доступ всюди: Доступ до документів можна отримати в будь-якому місці з ПК, смартфона або планшета. Якщо ви знаходитесь поза і потребуєте щось шукати, ви можете зробити це з вашого смартфона, а не йти додому і копати ваші папери.
Немає безладу: Вам не доведеться турбуватися про зберігання, організацію, створення місця для та видалення документів.
Немає витрат на друк: Якщо вам не потрібно купувати дорогі чорнила, дешеві принтери та купи паперу для друку, ви заощадите гроші.

Звичайно, деякі документи можуть бути занадто чутливими для зберігання в Інтернеті. У таких ситуаціях завжди можна використовувати шифрування - створити зашифрований контейнер і зберегти його в службі, такі як Dropbox, Google Drive або SkyDrive. Людям потрібен пароль, перш ніж вони зможуть отримати доступ до ваших документів.

Зображення кредит: Сара Колб-Вільямс на Flickr, cellanr на Flickr, jeremyfoo на Flickr