Підвищіть вашу електронну пошту

Злиття пошти Microsoft Word є відмінним інструментом продуктивності. Знання, як створювати персоналізовані тематичні рядки та вкладення, які не підтримуються базовою функцією обміну листами Word, може бути заощадженням життя, коли потрібно писати електронні листи масово.

У сьогоднішній статті ви дізнаєтеся, як користуватися майстром злиття повідомлень 2010 року Word, писати персоналізовані теми електронної пошти та встановлювати різні вкладення для кожного отримувача електронної пошти.

Зображення M! R

Створення списку розсилки

Об'єднання листів Word рятує нас від нудного завдання вручну ввести адресу електронної пошти кожного одержувача, дозволяючи імпортувати адреси електронної пошти з контактів Outlook, Excel або джерел даних Access або файлів даних Word.

Контакт Outlook є найкращим варіантом серед трьох, і якщо ви його не використали, тепер буде хороший час для оновлення адресної книги Outlook, і ми покажемо вам, як це зробити. Ви можете пропустити наступний розділ і почати писати злиття, якщо ви вже знаєте, як налаштувати контакт Outlook, інакше наступні два розділи дадуть вам основні відомості про те, як налаштувати контакт Outlook, імпортуючи ваш веб-список контактів.

Налаштуйте свій поштовий профіль

Налаштування контакту Outlook починається зі створення поштового профілю, який зберігає адресу електронної пошти облікового запису, пароль, інформацію про сервер і посилання на інші дані, такі як повідомлення електронної пошти та адреси.

Можна створити кілька профілів, кожен з яких пристосований до певного облікового запису електронної пошти.

Належне ім'я профілю дозволяє ідентифікувати обліковий запис електронної пошти, який ви асоціюєте з вашим профілем пошти.

Ви можете налаштувати свій поштовий профіль, використовуючи адресу електронної пошти, отриману від постачальника послуг Інтернету, або свій власний обліковий запис електронної пошти, вибравши третій варіант.

Виберіть "Електронна пошта Інтернету", щоб використовувати постачальника послуг електронної пошти, який надає послугу POP - наприклад, GMail.

Кожен постачальник послуг електронної пошти в Інтернеті має різну конфігурацію POP, не забудьте прочитати їхню інструкцію користувача, щоб дізнатися про їх налаштування POP.

Вітаємо! Якщо ви побачите цей екран, ви успішно налаштували свій поштовий профіль. Тепер ми готові налаштувати контактну папку нашого Outlook.

Поповнення папки контактів

Ви можете ввести список розсилки вручну в Outlook або імпортувати інші веб-адресні книги - наприклад, адресну книгу GMail, Yahoo або Hotmail. Більшість веб-провайдерів електронної пошти дозволяють нам експортувати свою адресну книгу в сумісний з Outlook джерело даних. Наприклад, Gmail надає нам можливість експортувати наші контакти до файлу CSV, сумісного з Outlook.

Функція імпорту Outlook підтримує різноманітні типи файлів: csv, vcard, RSS, iCalendar та багато іншого, що робить його прекрасним інструментом для створення списку розсилки..

Файл CSV підпадає під категорію "Інші програми або файли" в Outlook.

Файл ACT, файли DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST - це деякі програмні файли, які підтримує Outlook - для нас вибрано тип файлу, розділеного комами (Windows).

Тепер знайдіть файл CSV, який ми просто експортували з адресної книги Gmail.

З усіх цих папок папка контактів є найкращим варіантом для нашої злиття.

Outlook потрібно кілька хвилин, щоб імпортувати контакт, залежно від кількості імпортованих адрес електронної пошти.

Ми повинні мати змогу використовувати цю папку контактів, як тільки Outlook завершить імпортування всіх контактів для злиття.

Майстер злиття листів

Почніть з порожнього документа і відкрийте стрічку "Розсилки", щоб розпочати злиття.

Майстер - це найкращий спосіб для початківців розпочати свою першу операцію злиття.

Вибір одержувачів повідомлень

Майстер попросить нас вибрати тип документу для нашого злиття, повідомлення електронної пошти - це відповідний тип документа для сьогоднішньої вправи.

Ми можемо почати писати повідомлення електронної пошти з порожнього документа, шаблону або існуючого документа.

Виберіть папку контактів Outlook як наш список поширення злиття на кроці 3.

Ми маємо можливість використовувати будь-який поштовий профіль, який налаштовано в нашій системі.

Кількість контактів має перевищувати нуль, якщо Outlook успішно імпортував вашу адресу Gmail.

Виберіть людей, яких ви бажаєте включити до поширення електронної пошти, встановивши відповідні прапорці.

Створення повідомлення електронної пошти

Почніть писати повідомлення електронної пошти та вставляйте поля для об'єднання, де ви хочете розмістити персоналізовані повідомлення - наприклад, назву чи прізвище у відповідному місці вашого документа.

Кожне поле злиття буде укладено в подвійний шеврон; вони будуть замінені інформацією вашої контактної картки під час завершення роботи майстра злиття.

Перегляньте повідомлення електронної пошти, щоб дізнатися, як Word обробляє поля об'єднання, натиснувши посилання "Далі: попередній перегляд повідомлень електронної пошти"..

Якщо ви задоволені попереднім переглядом, натисніть посилання "Далі: завершіть об'єднання", і Word надішле об'єднану електронну пошту всім одержувачам із загальною темою.

Персоналізація рядка теми

Майстер розбиває процес злиття на наступні дії: вибирає правильний тип документа та шаблон, створює список розсилки, оцінює попередній перегляд злиття та надсилає електронні листи всім одержувачам.

На цьому етапі ви можете помітити дві поширені дії, які майстер не підтримує, написання персоналізованих рядків теми та налаштування різних вкладень. Ми повинні використовувати макрос, щоб зробити їх у злитті, бажано, перш ніж ми завершимо роботу майстра.

Відкривши лист, натисніть "Alt + F11" і двічі клацніть "ThisDocument" у робочому вікні Word, щоб відкрити редактор макросів.

Вставте цей макрокод, написаний експертом макрокодера hutchinsfairy, в порожню панель і збережіть його.

Dim WithEvents wdapp As Application
Dim EMAIL_SUBJECT As String
Dim FIRST_RECORD Як логічне

Приватний Sub Document_Open ()

Встановити wdapp = Application
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1

End Sub

Приватний Sub Document_Close ()

Встановити wdapp = Ніщо

End Sub

Приватні підпрограми wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc як документ, скасувати як логічні)
Dim i As Integer

За допомогою ActiveDocument.MailMerge

Якщо FIRST_RECORD = True Тоді
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = False
Ще .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End If

i = .DataSource.DataFields.Count

У той час, коли i> 0
.MailSubject = Замінити (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
Петля

Завершити

End Sub

Приватний суб wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc як документ, ByVal StartRecord як довго, ByVal EndRecord як довго, Скасувати як логічне)

FIRST_RECORD = True

End Sub

Приватні підпрограми wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc як документ, ByVal DocResult як документ)

ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT

End Sub

Поверніться до свого документа та натисніть посилання "Далі: завершіть об'єднання", щоб надіслати свою електронну пошту.

Натисніть посилання "Електронна пошта ...", щоб надіслати своє повідомлення.

Помістіть відповідні поля злиття, оточені шевроном, у рядку теми.

Макрос буде аналізувати поле злиття і замінити його на прізвище одержувача, коли Word надсилає документ.

Прикріплення різних елементів до електронної пошти

До цього моменту ми дізналися, як користуватися майстром злиття і як персоналізувати тематичні поля - і щоб завершити сьогоднішній навчальний посібник, ми покажемо вам додатковий компонент третьої сторони, який дозволить нам додавати різні файли для кожного електронного листа..

Завантажте надбудову, розпакуйте його, і ви побачите, що надбудова надходить у вигляді шаблонів Word Document. Використовуйте "CreateEMailData Word 2007 Ver02", якщо ви використовуєте слово 2007 або 2010, і "CreateEMailData Word 2003 Ver02", якщо ви використовуєте Word 2003.

Скопіюйте відповідний шаблон документа в папку "% appdata% Microsoft STARTUP", де "% appdata%" є вашою папкою запуску Microsoft - у нашому випадку це "C: Користувачі зайнув AppData \ t.

Перезапустіть Word, після копіювання файлу в папку завантаження Microsoft, і ви побачите дві нові надбудови: Створення файлу даних і об'єднання до електронної пошти в меню стрічки "Надіслання".

Підготуйте файл даних з таблицею з двома стовпцями - адресу електронної пошти одержувача в лівій колонці, а повний шлях до файлу вкладених файлів у правій колонці, а потім збережіть її в тій же папці, що й документ злиття, як “MergeAttachmentsData”. Нам потрібно підкреслити, що ви повинні зберегти файл як "MergeAttachmentsData", інакше надбудова не може знайти файл для пошуку вкладень.

Поверніться до документа злиття та розділіть документи на окремі файли.

Необхідно відкрити нове вікно документа Word і натиснути кнопку "Merge to Email". Просто натисніть кнопку "Ok" на жовтому діалоговому вікні, оскільки ми вже підготували файл даних.

Поставте відповідну тему для вашої електронної пошти, натисніть кнопку ОК, і Outlook надішле вам електронний лист із вкладеним файлом, який ви вкажете.

Слово, з його численними корисними функціями, дійсно є великим інструментом продуктивності. Ми з нетерпінням чекаємо, щоб написати більше статей для наших читачів. Тим часом перегляньте інші статті на нашому сайті.

Ми сподіваємося, що ви дізналися, як використовувати злиття Word з сьогоднішньої статті. Не соромтеся обговорювати інші поради злиття з іншими читачами в розділі коментарів.