Новачок Як створювати та керувати завданнями в Outlook 2013

Якщо ви один з тих, у кого є дошка або блокнот із постійно розвиваються списком справ, або ваш стіл і монітори прикрашені Post-it® нагадуючи вам про важливі події, то ця стаття для вас.

Outlook дозволить вам створювати списки завдань, що складаються з завдань, які ви можете виконувати всілякі речі, такі як встановлення дат, нагадувань, категорій тощо. Вся справа в тому, щоб створити більш активний вигляд списку завдань, з яким ви зможете взаємодіяти і бути чесними.

Робота в перегляді завдань

Останнім часом ми обговорювали різні тонкощі Outlook 2013, тому, якщо ви новачок у цьому, рекомендуємо ознайомитися з нашим вступом.

В іншому випадку відкрийте Outlook до перегляду Завдання і огляньте його. На перший погляд, ви помітите, що це досить пусте і безплідне. Це тому, що ми ще не заповнили його безліччю речей, які нам потрібно зробити, і доручаємо їм бігти.

Давайте перейдемо і покажемо вам, як використовувати завдання, як профі, і далі організувати своє життя за допомогою Outlook. Маючи невеликий час і роботу, у вас буде повний набір завдань, які ви можете налаштувати, щоб нагадувати вам, коли вони мають місце, або ви навіть можете призначити їх іншій особі!

Додавання завдань

Щоб почати, ви захочете додати завдання. Ви побачите, що на лівій стороні знаходиться знайома панель. У цей перегляд можна додати нові папки, а потім організувати завдання за категоріями. Ви навіть можете створити нову групу папок, щоб у разі необхідності ви могли знову розділити свої завдання між професійним та особистим життям.

Для початку, ви помітите, що є одна папка завдань групи виклику Мої завдання і дві папки підзадач: список справ і завдання. Якщо клацнути правою кнопкою миші на верхній папці, можна створити групу "Нова папка", яку будемо називати робочими завданнями.

Ви можете додати швидке завдання, натиснувши на "Натисніть тут, щоб додати нову задачу", або ви можете натиснути "Нова задача" на стрічці "Головна". Ознайомтеся з наступним завданням без заголовка, до якого можна застосувати декілька параметрів, показати завдання, його деталі, а також керувати нею.

Давайте трохи заповнимо наше завдання з деякими основними деталями, а потім натисніть кнопку "Зберегти і закрити". Ви можете вибрати дату початку, дату завершення (якщо можливо), статус, пріоритет і відсоток завершення. Ви також можете перевірити вікно «Нагадування», і програма Outlook дасть вам змогу дізнатися, коли ваше завдання настане.

Перегляд, змінення та оновлення завдань

Після створення декількох завдань ми бачимо їх у переліку Завдання. Тут можна виконати деякі базові завдання, наприклад, змінити дату виконання або призначити категорію, але якщо ви дійсно бажаєте переглянути та змінити, потрібно двічі клацнути, щоб відкрити її.

Ось наше завдання ще раз. Ми можемо вносити зміни до нього, наприклад, статус або пріоритет, або натиснути кнопку "Деталі".

Якщо з цим завданням пов'язані інші деталі, ви можете заповнити їх тут. Хоча це може не стосуватися більшості людей, якщо ви маєте справу з незалежними контрагентами або консультантами, то це відмінне місце для відстеження того, наскільки вони приблизно коштують вам.

Є кілька інших речей, які ми можемо згадати, перш ніж переходити до рецидивів. У той час, коли ви стикаєтеся з інтерфейсом завдання, займіть деякий час, щоб відмітити, що ви можете видалити або переслати завдання, якщо ви вирішите, що це не варто переслідувати, або вам потрібні дані від когось іншого на ньому, відповідно.

Ви також можете керувати завданням, таким як заповнення, призначення та надсилання звіту про стан. Про це ми поговоримо найближчим часом. Зараз коротко ознайомтеся з тим, як налаштувати повторювані завдання.

Робота з повторюваними завданнями

Створення повторюваного завдання те ж саме, що і створення повторюваної зустрічі або повторюваної зустрічі. Діалогове вікно, яке ви бачите, коли ви натискаєте кнопку "Повторення", швидше за все, виглядатиме досить звично.

Так ось наша «розмова про роботу речі» завдання, що повторюються щотижня в середу, без кінця в полі зору. Зауважте також, що навіть якщо ви не завершите завдання до моменту повторення завдання, буде створено інший.

Ви можете змінити це, вибравши параметр "regenerate new task", який замість автоматичного повторення на x день, не буде відновлювати завдання, поки поточний не буде позначено як завершене.

Призначення завдання іншому

Ми поставили задачу «говорити про роботу!», Тепер нам просто потрібно закласти його на когось іншого! Натисніть кнопку "Призначити завдання" в розділі "Керування завданнями" на стрічці.

Це відкриє завдання як повідомлення електронної пошти, яке потім можна надіслати іншим особам. У цьому випадку ми просто хочемо призначити завдання говорити про робочі речі комусь іншому, тому ми надішлемо їм повідомлення електронною поштою.

Якщо ви хочете ввести адресу в поле "Кому", ви можете, або ви можете зірвати щасливе ім'я з адресної книги. Не налаштована адресна книга? Читайте про створення та керування контактами, зокрема про те, як імпортувати контакти з Gmail безпосередньо до Outlook.

Цей одержувач отримає електронну пошту з можливістю "Прийняти" або "Відхилити". Ми не хочемо засмучувати боса, тому ми просто підемо і приймемо завдання. Крім того, розмова про роботу не є поганою ідеєю!

Нарешті, якщо повноваження-то-то хочуть знати прогрес (або його відсутність) у вашому поточному завданні. Ви можете надіслати їм звіт про стан.

В цілому, середній користувач домашньої Outlook, швидше за все, використовує завдання як засіб для виконання завдань або відмітки домашніх завдань, але корисно знати весь спектр ваших здібностей, що складають завдання. Давайте перейдемо тепер до решти стрічки Home і поговоримо про те, що ви можете зробити, щоб керувати завданням звідти.

Керування завданнями та сортування за видом

Протягом тижня деякі завдання будуть виконані, а деякі не будуть. Ті, які ви завершуєте, ви можете позначити як повне і забути про. Але ті, на які ви не потрапите, потрібно буде якось керувати, або ви просто будете мати постійно зростаючий список завдань, що підриваються.

Є кілька способів керувати ними. Давайте подивимося на цю область стрічки, а потім покажемо, як максимально використовувати ці інструменти.

Натискання кнопки "Видалити зі списку" позначить його як завершене та вилучить його зі списку. Якщо у програмі Outlook виникла проблема, наприклад, якщо завдання повторюється, або вона неповна, вона запитає вас, що ви хочете зробити.

Ви також можете працювати безпосередньо з завданнями, які ви бачите у списку завдань. Перегляньте наступний знімок екрана, щоб дізнатися більше. Ви бачите, що ви можете просто натиснути на позначку прапорця, щоб позначити його як завершене, або клацнути правою кнопкою миші, щоб побачити ваші додаткові параметри.

Ви бачите тут у наступному скріншоті, що наше завдання "сидіти навколо дивитися футбол нашими ногами вгору" відбувається завтра, але ми також відзначили його для наступного тижня. Створення наступного завдання в основному дублює його на той час, який найкраще підходить вам, можливо, для його завершення. У цьому випадку ми могли б відзначити завдання завтрашнього дня як завершене або вилучити його, але таке дублювання завдання все одно буде винесено на наступному тижні.

Зауважте, що ви можете виконувати завдання з одного з п'яти попередньо встановлених інтервалів, або ви можете створити індивідуальний контроль.

Нарешті, зміна вашого перегляду може допомогти прорізати велику кількість завдань. Якщо вона не відображається на стрічці, ви можете натиснути кнопку «Змінити вигляд», і ви побачите ці параметри.

Ось як може виглядати простий список. Вигляд не розрізняє стани завершення або категорії або що-небудь інше. Вона просто представляє всі ваші минулі, теперішні і майбутні завдання в одному простому вигляді.

З іншого боку, якщо ми розбираємо наші погляди за допомогою активних завдань, ми бачимо, що речі значно звужуються для нас.

Завжди пам'ятайте, що потрібно змінити вигляд завдання, щоб швидко сортувати або приховати їх для максимального потенціалу продуктивності!

Параметри завдань

Нарешті, познайомимось або знову познайомимося з параметрами завдання. Параметри завдань дозволять вам змінювати налаштування та змінювати їх поведінку та зовнішній вигляд. Їх можна отримати з меню Файл, натиснувши "Параметри -> Завдання".

Ви можете встановити опції для нагадувань про завдання з датами, простроченими та завершеними кольорами завдань, годинами роботи та іншими простими налаштуваннями. Так що тепер, якщо ви хочете, щоб прострочені завдання були яскраво-синіми або бажані нагадування за замовчуванням, замість початку, ви можете внести зміни тут.

Як ви можете сказати, Outlook виявляє себе дуже добре округленим додатком, і ми ще не говорили про календарі й нотатки! Ми сподіваємося, що ви зможете використовувати Tasks, щоб підвищити навички своєї організації на кілька пунктів. Їх дуже просто налаштувати і призначити, і приємно мати ці нагадування і повільно перевіряти всі речі з вашого списку.

Тим часом ми зацікавлені почути від вас. У Вас є запитання або коментар, які Ви хотіли б залишити нам? Зайдіть на наш форум і розстріляйте.