10 порад та підказок для Документів Google
У Документах Google немає переповненої стрічки з функціями, які ви знайдете в Microsoft Office, але в її рукаві є чимало корисних трюків. Ви ніколи не знайдете цих функцій, якщо не шукаєте їх.
Веб-офісний пакет Google назрівав протягом багатьох років і тепер пропонує все, від автономного доступу до додаткової підтримки третьої сторони. Це все ще простий у використанні офісний пакет, який працює повсюдно з відмінними функціями співпраці в реальному часі.
Увімкнути автономний доступ
Документи Google можуть працювати в автономному режимі. Це дозволяє створювати нові документи, продовжувати працювати з поточними документами і навіть просто переглядати документи, поки у вас немає підключення до Інтернету. Коли ви знову з'єднаєтеся з Інтернетом, ваші зміни будуть синхронізовані в Інтернеті.
Ця функція потребує Google Chrome, тому вона працює в ОС Windows, Linux, Mac OS X і Chromebook. Щоб налаштувати це, відкрийте веб-сайт Google Диска, натисніть кнопку перемикача у верхньому правому куті сайту та натисніть Налаштування. На панелі "Загальні" увімкніть параметр "Синхронізувати роботу з цим комп'ютером, щоб можна було редагувати офлайн", а потім натисніть "Готово". Щоб використовувати Документи Google у автономному режимі, просто поверніться на веб-сайт Google Диска в Chrome, якщо у вас немає підключення до Інтернету.
Співпрацювати в реальному часі
Документи Google мають кращі можливості для співпраці, ніж робочий стіл Microsoft Office. Ви можете співпрацювати в режимі реального часу, і кожен, хто має доступ до документа, зможе відразу редагувати його. Ви побачите курсори інших людей у документі і зможете переглядати їх у режимі реального часу.
Натисніть Файл> Надати спільний доступ, щоб розпочати спільний доступ до документа. Ви можете запросити окремих осіб за їхніми адресами електронної пошти або дозволити будь-кому зі спеціальним посиланням на документ редагувати його.
Спільний доступ не стосується лише редагування - функція "Спільний доступ" може дозволити спільний доступ до документа з одним або кількома користувачами, щоб вони могли переглядати його. Вони завжди будуть мати найновішу копію, тому це може бути зручніше, ніж надсилання файлу електронною поштою. Ви також можете дати людям можливість залишати коментарі до документа, щоб ви могли отримати їхній вхід, не дозволяючи їм змінювати ваш документ.
Опублікувати документ
Документи Google дозволяють швидко опублікувати документ онлайн. Просто натисніть Файл> Опублікувати в Інтернеті та натисніть кнопку Почати публікацію. Ви отримаєте публічне посилання на документ в опублікованій формі, щоб ви могли поділитися ним з іншими людьми, і вони можуть переглядати його. Не потрібно розміщувати документ на власних серверах.
Ця функція відокремлена від функції спільного доступу. Коли документ опубліковано, кожен, хто має посилання, може переглядати його. Коли вона спільна, її можна розділити лише з невеликою кількістю людей. Коли люди отримують доступ до спільного документа, вони побачать редактор Документів Google. Коли вони отримують доступ до опублікованого документа, вони побачать документ як типову веб-сторінку.
Перейти до наступної опери / попередньої опери
Для швидкого виправлення помилок скористайтеся комбінацією клавіш Ctrl +, щоб перейти до наступної помилки в поточному документі і Ctrl +; , щоб перейти до попередньої помилки. Це дозволяє швидко коригувати друкарські помилки, не прокручуючи поточний документ і шукаючи ті червоні підкреслення.
Документи Google також нещодавно отримали функцію перевірки правопису, яка дозволяє швидко пропускати проблеми в поточному документі, функції, яких не вистачало протягом тривалого часу - просто натисніть "Інструменти"> "Перевірка правопису".
Пошук і вставка посилань
Документи Google використовують можливості пошуку Google, які допоможуть вам легко вставляти посилання до поточного документа. Замість того, щоб відкривати нову вкладку веб-переглядача та шукати сторінку, яку ви хочете зв'язати, можна здійснювати пошук прямо з діалогового вікна посилання. Для цього натисніть кнопку Вставити> Посилання. У діалоговому вікні введіть пошук, і Google відобразить сторінки, які відповідають вашому пошуку - клацніть по одному, щоб створити посилання на вибрану адресу.
Налаштуйте стилі тексту
Замість того, щоб вручну форматувати кожен біт тексту у вашому документі, слід відформатувати текст за допомогою стилів. Це означає, що замість того, щоб встановлювати всі заголовки певним розміром шрифту та напівжирним шрифтом, потрібно просто натиснути на поле стилю та встановити значення "Heading 1".
Також можна легко редагувати параметри шрифту, які використовуються для різних стилів. По-перше, відформатуйте текст, щоб використовувати тип форматування, який потрібно використовувати для стилю. Виберіть цей текст, клацніть поле стилю у верхній частині екрана та клацніть стрілку праворуч від стилю, який потрібно змінити. Натисніть кнопку "Оновити" назву стилю "на відповідність", і цей стиль тепер буде використовувати тип форматування, який ви вибрали.
Щоб зберегти ці налаштовані стилі та використовувати їх у інших документах, натисніть меню "Параметри" внизу списку та виберіть "Зберегти як мої стилі за замовчуванням".
Керуйте своїм особистим словником
Якщо Google Docs вважає, що слово є помилкою, але ви знаєте, що це правильно, натисніть правою кнопкою миші на підкреслене слово та виберіть Додати до особистого словника. Після цього можна натиснути Інструменти> Персональний словник і змінити список слів у вашому особистому словнику. Якщо ви випадково додали до цього списку неправильно написане слово, вам доведеться видалити його звідти, поки Google не попередить вас про це знову.
Цей параметр є досить новою функцією - раніше Документи Google не дозволяли видаляти слова, додані до цього списку. Можливо, ви захочете надати списку вигляд і переконатися, що ви не випадково додали неправильні слова до списку в минулому.
Копіювання та вставлення за допомогою веб-буфера
Документи Google мають функцію веб-буфера обміну даними в Документах Google, Таблицях і слайдах. Цей буфер обміну пов’язаний з вашим обліковим записом Google, тому він переслідуватиме вас усіма використовуваними комп'ютерами. На відміну від стандартного буфера обміну ОС, веб-буфер обміну може містити кілька елементів. Буфер обміну підтримує текст, зображення, малюнки та інші біти даних з документів Google.
Щоб скористатися цією функцією, виберіть текст, натисніть Редагувати, скористайтеся меню Web Clipboard. Це найкращий спосіб копіювати деякі типи даних, наприклад, малюнки, між різними типами документів Google. Елементи, які ви зберігаєте в буфері обміну в Інтернеті, будуть видалені через 30 днів, якщо ви не взаємодієте з ними.
Використовуйте інструмент дослідження
Документи Google містять бічну панель, призначену для дослідження - відкрийте її, натиснувши Інструменти> Дослідження. Ця бічна панель дозволяє здійснювати пошук зображень, цитат і веб-результатів, щоб можна було легко вставляти їх у документ. Це також полегшує пошук академічних досліджень і швидко вставляє відповідні виноски або цитати для форм MLA, APA або Чикаго. Ви також можете швидко вставити посилання на веб-результати - це може бути простий спосіб побудувати бібліографію для шкільного документу.
Встановіть додатки
Додатки є досить новою функцією. Це біти третьої сторони програмного забезпечення, створеного за допомогою сценарію Google Apps. Ви можете встановити їх, натиснувши Інструменти> Керувати надбудовами. Потім вони можуть бути використані в меню Додатків.
Наприклад, можна встановити додатковий компонент тезауруса, який дозволяє вибрати будь-яке слово і натиснути кнопку Додатки> Тезаурус> Знайти синоніми для вибраного слова для перегляду синонімів під час написання документа. Інші додатки включають легкий творець бібліографії, інструмент діаграм та генератор змісту.
Документи Google також мають більше трюків. Меню Файл> Завантажити як особливо корисно, що дозволяє завантажувати документ у різних форматах. Його можна завантажити як PDF-файл або документ Microsoft Office, якщо потрібно надіслати документ електронною поштою у певному форматі.
